Дэвид Аллен - Как поддерживать дела в порядке. Принципы полноценной жизни без стресса

Как правило, при решении различных задач мы, порой даже не отдавая себе отчета в происходящем, работаем со всеми шестью вышеназванными уровнями. Все мы имеем свое предназначение, ценности и видение (положительное или отрицательное). Все мы занимаемся какими-то серьезными делами, которые, завершаясь, становятся видением. Воплощая идею в реальность, мы должны одновременно контролировать несколько ключевых зон нашей работы и жизни, и при этом придерживаться определенных стандартов и принципов. У всех нас есть проекты, завершив которые мы выполним некие обещания самим себе. Мы все совершаем какие-то действия на основе поставленных задач, используя в работе определенное количество горизонтов фокусирования из пяти известных.

При этом выбор предпринимаемых действий напрямую влияет на результативность на самом высоком горизонте фокусирования. В этом и заключается суть расстановки приоритетов: чем больше предпринимаемое действие приближает вас к выполнению своего предназначения, тем выше его ценность для вас.

Горизонты фокусирования – это не единственное, что следует учитывать, решая, чем заняться, скажем, в три часа пятнадцать минут завтра днем. Отвечая на данный вопрос, вы должны принять во внимание такие практические вещи, как время, воодушевление и местонахождение. Предлагаемая шестиуровневая структура дает надежный практический инструмент, с помощью которого мы можем обдумать любую ситуацию всесторонне и системно [4] См. Приложение VII . .

Недавно я понял, что все мои методы касаются нескольких ключевых аспектов контроля развития ситуации и перспективы, независимо от предмета, места и обстоятельств. Я сократил количество методик GTD до двух основных частей, которые, по сути, являются функциональными способами понимания процессов, первоначально названных мной «горизонтальным» и «вертикальным».

Люди не могут так же легко усвоить понятие «потеря горизонтальной ориентации», как понятие «потеря контроля». Понятие «потеря вертикальной ориентации» дается им не столь легко, как «потеря перспективы».

Искусство управления рабочим процессом сбора/выявления, сортировки, упорядочения, обзора состояния и исполнения дел обеспечивает получение контроля над ситуацией. Модель естественного планирования и горизонты фокусирования дают ощущение перспективы.

Вам, возможно, уже известны аналоги двух последних моделей. Горизонты планирования, по сути, представляют собой модель планирования применительно к общим сценариям, таким как ваша жизнь, компания или наука. То есть они являют собой пример иерархического мышления, которое позволяет оценить значимость всей «рутины» и оптимально откорректировать ситуацию. Зачем мы вообще занимаемся чем-то в данную минуту? Какой результат может при этом считаться успешным? Какие из компонентов нам необходимы для благоприятного завершения дел? Каким должен быть план последующих мероприятий?

Как вам уже понятно, система GTD – это прежде всего искусство фокусирования, то есть устранения всего, что отвлекает ваше внимание. Вместе с тем она представляет собой набор инструментов, помогающих сосредоточиться на действительно важных вещах – способе и времени действий, необходимых для достижения цели. Потеряв контроль над ситуацией, вы не сможете сосредоточиться ни на чем, ну разве что на самых простых и неотложных мерах. Именно поэтому ключевой компонент данного метода подразумевает использование всевозможных методик получения такого контроля.

Точно так же, если контроль над ходом выполнения задач на всех горизонтах фокусирования вдруг оказывается потерян, вам становится критически важно вернуть себе ощущение перспективы, чтобы восстановить фокус. Отсюда проистекает вторая главная тонкость искусства управления: разработка правильного алгоритма анализа, который применяется для обзора состояния дел и последующей корректировки всего, что относится к зоне вашего внимания на всех горизонтах фокусирования.

Все вышесказанное находит воплощение в практических мероприятиях, то есть в том, что вы решаете осуществить в каждый данный момент времени. Практические мероприятия обеспечивают конечный результат реализации всех пяти этапов получения полного контроля над ситуацией и заключительное операционное выражение всех уровней вашей жизни и работы. Независимо от того, в какой степени вы осознаете свои действия в рамках концепции «пяти этапов и шести уровней» [5] Об этом подробно рассказывается в первой книге автора «Как привести дела в порядок» . Прим. ред. , вы никогда не должны прекращать работу. Эта концепция должна обеспечить главное: чтобы вы всегда прочно держались в седле, уверенно управляя процессом выявления и селекции вариантов действий.

В последние годы я наблюдаю устойчивый интерес к концепции «эмоционального интеллекта». Здравый смысл трактуется в ней как способность управлять своими чувствами и имеет прямое отношение к личной эффективности и профессиональным результатам. Коммуникации, сотрудничество, командная работа и управляемые отношения становятся все более важными факторами профессиональной жизни, что делает чрезвычайно полезным фокусирование на эмоциональной компоненте.

Тем не менее я утверждаю, что имеется еще одно более чем приемлемое обоснование нашим теориям и лежит оно в области ментального интеллекта! Мы должны досконально владеть и управлять процессом мышления, постоянно оттачивая его уровень. Я никоим образом не отказываю людям в способности думать. Просто мы особо не утруждаем себя этим занятием и не используем свой потенциал с должной эффективностью. Причина тому – банальная лень. У нас нет желания привести в порядок свою электронную почту или записи телефонных звонков. Это сводит к нулю эффективность в целом. Таким же результатом награждается чрезмерно эмоциональное или, наоборот, индифферентное отношение к планируемому или выполняемому делу.

Мой опыт говорит, что нельзя недооценивать роль контроля мышления в таких ситуациях. Понятие «мышление» в его самом широком смысле означает процесс возникновения эмоций под воздействием мыслей, но не наоборот.

Люди в массе своей представляются мне существами более чем разумными. Анализируя мотивы их поступков, я, конечно, делаю различия между мышлением и сознанием, но не хочу забираться в глубины философии или психологии. Исходя из своего опыта, могу утверждать, что мышление – это закономерный результат соединения интеллекта с замыслами. То есть использование сознания и интуиции помогает различать понятия и принимать решения. Если вы когда-либо меняли свои решения, значит, вы можете преодолеть свою ограниченность и способны к творческому фокусированному мышлению.