Кристина Маслова - Путеводитель по профессии: ДАО ассистента

Это правило навсегда засело в моей голове, и где бы я ни работала, я знаю, что джинсы и футболки могу позволить себе только в пятницу. И то, если нет каких-то важных встреч. Но тогда, пятничная метаморфоза касалась всех, от президента до водителей. Особенно весело было наблюдать за департаментом информационных технологий. Всю неделю солидные молодые люди, приходящие в офис в костюмах и галстуках, превращались в мальчишек в разноцветных футболках и джинсах.

Вообще, мне тогда казалось, что люди, которые занимают высокие позиции, могут позволить себе очень много, начиная от одежды, и неважно, какой день недели на календаре. Как же далека я была от истины! Это сейчас я знаю, что меньше, чем когда-либо, могу себе позволить надевать в офис что хочу. И это правило – чем выше ты забираешься по карьерной лестнице, тем менее свободным ты становишься. Не во всем, конечно, но с точки зрения условностей и правил – абсолютно. В этом есть несомненные плюсы, ты учишься хорошо выглядеть всегда и везде. А идя по магазинам за новой одеждой, невольно прикидываешь, сможешь ли надеть «это» в офис, и если нет, то покупка той или иной вещи может и отложиться, потому что большую часть времени мы проводим все-таки в офисе.

Несмотря на всю сложность работы секретаря, эту свою первую работу я всегда вспоминаю с улыбкой. Хотя бы потому, что она дала мне понимание процессов и устройства работы. Хотя нет, есть еще кое-что. Я точно поняла, кто самый важный человек в офисе. Точнее, их трое. Секретарь, водитель и уборщица. И не надо смеяться.

Работа первого человека на самом деле неблагодарная. И прежде чем оспаривать это утверждение, давайте вместе вспомним, с чего начинал каждый из вас. И если вы скажете, что ваш путь наверх всегда был усыпан розами по красной ковровой дорожке, то заранее прошу меня простить, если я вам не поверю.

Однажды нам должны были привезти билеты для одного из вице-президентов. Данный факт контролировался лично административным директором, и мы должны были незамедлительно сообщить об их доставке. В общем, на следующее утро в офисе разразился скандал. Билетов нигде не было! Искали их везде: на ресепшн, внутри офиса, у ассистента президента. Хотя мне на тот момент было очевидно, что искать их бессмысленно, так как всю корреспонденцию мы регистрируем, а если нет отметки в журнале регистрации, то вывод только один – их не привозили. Шанс, что мы приняли конверт у курьера, забыли про регистрацию, да еще забыли, куда положили или кому отдали, был крайне мал. Так как нас все-таки двое. И вероятность того, что мы дружно наплевали на распоряжение начальства, был, мягко говоря, ничтожен.

Как бы то ни было, вердикт «Вы их потеряли!» был вынесен и, хотя нас не уволили, что мне казалось абсолютно неизбежным в такой ситуации, приятного было мало. Наш руководитель сама занялась бронью новых билетов, и всё бы ничего, но у истории было продолжение.

После обеда из курьерской компании приехал посыльный с «потерянными» билетами. Оказалось, что они просто не успели доставить их накануне и не потрудились об этом сообщить. Нетрудно догадаться, что был еще один скандал. Только теперь досталось руководству курьерской службы. Ближе к вечеру, когда я заваривала себе на кухне чай, в помещение вошел водитель президента банка. Разумеется, об эпопее с билетами он знал. Вообще, новости всегда и везде распространяются со скоростью света в любой компании.

Водитель был мужчиной в возрасте, и с его точки зрения, когда сотрудников обвиняют в промахе, а потом выясняют, что сделали это несправедливо, то, как минимум, извиниться должны.

Вся эта история к тому, чтобы задаться вопросом: как часто мы замечаем людей, которые по определению должны быть незаметны? Мы приходим в переговорную после встречи, и там не должно быть грязной посуды и крошек на столе. Мы приезжаем утром в офис, а под столом у нас пустые мусорные корзины с чистым пакетиком внутри.

Однажды, правда, корзины не оказались пустыми, потому что произошел какой-то сбой в графике работы уборщиц. Я на тот момент работала уже ассистентом руководителя департамента, и разбором ситуации занялась сама, так как это произошло в моем департаменте. Я к тому, что когда мусора нет, мы воспринимаем это как должное, но стоит мусору появиться там, где его не должно было оказаться, и мы искренне начинаем недоумевать, а что это такое? Ничего. Это мусор. Вы, видимо, просто забыли, как он выглядит. А это Светлана, уборщица. О ее существовании в вашем офисе вы, видимо, даже и не знали.

Дальше, мы выходим утром из дома, а машина с водителем уже стоит. И нам не надо ждать, звонить ассистенту или звонить водителю. Потому что они уже сами между собой договорились, и вам нужно только сесть в машину. А что такое человек, которого всегда возит личный водитель, и вдруг ему пришлось ехать на метро, я наблюдала лично. Более несчастное существо трудно было себе представить. Хотя, оговорюсь сразу, далеко не все воспринимают это как трагедию глобального масштаба.

Я думаю, что главное, когда вы добрались до той ступени, на которой вам комфортно и хорошо, не забывать, с чего вы начинали.Это мало что поменяет в вашей жизни, это мало что изменит в жизни подчиненных, так как их ошибки всё равно будут заметнее. Но это поможет сохранить человеческое лицо и не превратит вас в бездушную бизнес-машину.

На одном из интервью, когда я спросила про личность генерального директора, в контексте прочего, директор департамента по управлению персоналом сказал мне, что ассистент старается предупреждать коллег, когда руководитель должен приехать в офис. Напоминает очень известный фильм «Дьявол носит „Прада“».

Уважение не имеет ничего общего с раболепством. И стиль управления, при котором дверь руководителя всегда открыта для всех, намного эффективнее, чем тот, при котором, несмотря на открытую дверь, в нее никто не заходит.

ВНИМАНИЕ

Внимание, внимание и еще раз внимание. Особенно к деталям. В работе ассистента важно все. От «какой кофе пьет руководитель» до «на какое время лучше назначать совет директоров». Разумеется, сразу вы все мелочи не узнаете, а главное, не запомните. Поэтому первое время лучше все записывать. Многие полагают, что у них отличная память. Да, наверное, так и есть, но это мало вам поможет. Потому что в какой-то момент количество того, что нужно удержать в голове, превысит все возможные пределы, и вы начнете забывать. Ежедневник должен стать вашим постоянным спутником.

Лучше записать, а потом просто уточнить, если вы что-то не поняли. Потому что есть большая разница между уточнением и повторением.