Кристина Маслова - Путеводитель по профессии: ДАО ассистента

Если ваш руководитель обнаружит, что вы банально забываете о том, что он вам говорит, то это начнет вызывать раздражение и сомнения в том, что вы можете эффективно работать.

Кроме того, руководители высокого уровня не располагают большим количеством свободного времени. А того, что есть, точно не хватит, чтобы бороться с вашей забывчивостью.

Моя самая первая ошибка, которая осталась в памяти навсегда, это когда я забыла заказать такси своему руководителю. Я тогда только начинала карьеру и надеялась, что в состоянии запомнить всё. Это сейчас мой стол весь обклеен разноцветными стикерами с напоминаниями. Это не значит, что у меня плохая память, просто в работе слишком много мелочей, которыми, во-первых, совсем не стоит засорять память, когда можно записать, а во-вторых, их всё равно будет так много, что вы не запомните. Просто примите тот факт, что в голове у вас мозг, а не суперкомпьютер с терабайтом оперативной памяти.

АККУРАТНОСТЬ

В основном это относится к работе с документами. Письма, протоколы, презентации и прочее.

Нет ничего хуже хаоса в документах, поэтому основной совет – содержать их в порядке, как в компьютере, так и на рабочем столе.

Это поможет вам оперативно находить нужную информацию, если потребуется что-то быстро напечатать, или если уже существующий в печатном виде документ по каким-то причинам не может быть использован (например, на него пролили кофе). И обязательно делайте запасные копии основных файлов.

Кроме этого, вы будете работать с копиями личных документов вашего руководителя (как минимум, паспорт и страховка). У меня часть документов есть еще и на айфоне, чтобы можно было в любой момент из любого места достать нужную информацию, и всё тоже разложено по папкам. Поверьте, этот порядок не раз спасал ситуацию. Вот, банальный пример. Вы уехали на выходные, на дачу. Wi-Fi там не наблюдается. Или ноутбук вы не потащили с собой. А что? Все мы – люди, и нам надо отдыхать. Но бизнес не дремлет, в субботу в полдесятого вечера прилетает смс: «мне надо вернуться в воскресенье в Москву, придумай срочно как». В общем, всё горит или уже пропало. Можно отправить запрос в агентство – но выходные смены не всегда могут оперативно помочь, да и не всякое агентство в выходные работает. Короче, если вы аккуратненько сохранили основные документы себе так, что всегда можете до них добраться, то еще сработали и на опережение. Об этом поговорим дальше. Ну, и да, начальство прилетело, когда надо. Все довольны.

ПУНКТУАЛЬНОСТЬ

Думаю, что не имеет смысла расписывать, что опаздывать на встречи нельзя. Что в офис вы должны приходить раньше руководителя. Это всё – очевидные вещи. Но. Мы все иногда опаздываем. При нынешней загруженности мегаполисов в пробках стоят все – от секретарей до президентов. Но для ассистента лучше опаздывать, когда шеф в офисе, чем когда он, например, в командировке. То есть, лучше в принципе не опаздывать. Но если руководителя вы можете предупредить, то, когда его нет, ваше опоздание может быть воспринято, как стремление показать, что вы не как все, и можете себе позволить прийти попозже. Ассистент – это как хорошие часы. Поэтому следите за ходом. Разумеется, что бывают жизненные ситуации, и вы предупреждаете, что приедете позже в офис.

Но, если есть нюансы с дорогой или какие-то иные обстоятельства, то проще это обговорить при приеме на работу, чем потом каждое утро лететь сломя голову.

Но опаздывать ассистенту никак нельзя. Да, есть какие-то стандартные отклонения, вроде плюс-минус 10—15 минут в стандартный рабочий день. Но это максимум.

Просто запомните, что прийти вовремя – это банально проявить уважение к коллегам, у которых такой же рабочий день, как и у вас.

КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ

Документы, с которыми работает ассистент, предназначены не для всеобщего просмотра, поэтому в бумажном виде такие документы лучше хранить в ящике стола, который закрывается, а на компьютере установить пароль как на вход в систему, так и в почту. Возможно, кому-то покажется, что я пишу про очевидные вещи. Пусть так, и я рада, что они очевидны для вас, и вы именно так и делаете.

Но если бы все понимали, что такое конфиденциальность, то нам не приходилось бы ставить защитные экраны на мониторы и нажимать Ctrl+Alt+Del, когда мы уходим с рабочего места, например, на обед.

В этом смысле очень показательно отношение японцев к сохранности документации. Когда я работала в японской компании, то заблокировать экран компьютера, когда сотрудник уходит с рабочего места, было правилом. А в конце рабочего дня нужно было все документы убирать в стол. Руководство за этим следило, и вы вполне могли бы получить нагоняй, если не соблюдали эти правила.

ПРОНИЦАТЕЛЬНОСТЬ

Если вы знаете, что у вашего руководителя будет встреча в офисе, проявите смекалку и подумайте, что может понадобиться для этой встречи, будет ли перерыв на обед или надо заказать еду в офис. Продумайте два-три шага вперед. Смоделируйте ситуацию, иначе вам же потом придется срочно заказывать пиццу, печатать десять комплектов документов, еще, как назло, в офисе закончится сахар или чай именно в это самое время, или сломается принтер.

Не пренебрегайте возможностью облегчить себе жизнь. Ваш руководитель в половине случаев гарантированно забудет попросить вас заказать столик в ресторане или настроить заранее проектор в переговорной комнате. А по опыту нет ничего хуже, чем звонить айтишникам с просьбой «срочно прийти и все починить» на глазах клиентов или партнеров. Да и руководитель не должен думать о таких мелочах, это работа ассистента. Иначе, в конечном итоге, ваш руководитель может прийти к выводу, что не может полагаться на вас. Да и вам в какой-то момент надоест бегать «в мыле», просто потому что вы не подумали заранее.

Учитесь сразу делать хорошо и соображать на лету – эта привычка убережет вас от многих проблем.

СТРЕССОУСТОЙЧИВОСТЬ

Не паниковать и не теряться! От всего вы не убережетесь, поэтому стрессовые ситуации в работе будут всегда. Важно правильно на них реагировать. Совет первый: даже если все вокруг в панике и не знают, что делать, ваша голова должна остаться холодной. Если понимаете, что не получается, совет второй: выдохните и дайте себе минуту, чтобы подумать над решением проблемы. Минута ничего не убавит и не прибавит. Но у вас будет возможность подумать над решением проблемы или неожиданно возникшего вопроса.

Кроме того, ассистент – это голос и лицо своего руководителя. И это никак не сочетается с паникой и беготней по офису с криками: «Шеф, все пропало!». Вы просто не можете себе такого позволить. Это все вокруг могут быть на грани самоубийства. Даже на грани провала, умейте сохранять разум. Ведь это не конец света, верно? А если это все-таки он, то вы точно ничего не измените.