Джон Каунт - Организуй себя

Вряд ли вам взбредет в голову копировать все, что находится в вашей системе. Если на компьютере произойдет аварийный отказ, служебные программы можно переустановить. В основном резервное копирование должно осуществляться в интересах сохранения созданных вами файлов, а они, как правило, много места не занимают. Определитесь в отношении размещения ваших ключевых массивов данных — документов Word, файлов электронных таблиц, файлов баз данных, файлов ПИС и т.д. Чтобы успешно осуществить процесс резервного копирования важных для вас файлов и папок в процессе одной простейшей операции, а не выбирать их по одному, следует воспользоваться программой резервного копирования Windows или каким-либо другим программным обеспечением, выполняющим подобные функции.

В настоящее время существует множество носителей, которые с успехом можно использовать для осуществления резервного копирования. Возьмите, например, гибкие дискеты, это, конечно, старая технология, но и они до сих пор применяются, когда дело касается сохранения небольших по объему файлов. Другие устройства, рассчитанные на хранение информации больших объемов, такие как зип-дисководы или дисководы компакт-дисков, в настоящее время недороги, а их использование не может вызвать никаких затруднений даже у начинающих пользователей. Если вы работаете в сети, то вполне возможно, что на вашем сетевом дисковом накопителе имеется средство резервного копирования. Основное условие правильного понимания данного процесса заключается в том, что вы не должны хранить копии своих файлов на одном жестком диске с их оригиналами, а если существует хоть малейшая опасность воровства, вы обязаны хранить резервные копии всей своей информации подальше от своего компьютера. Оптимальное размещение резервных копий в настоящее время предлагают некоторые сайты Интернета. За небольшую плату они снабдят вас удаленным местом для хранения вашей информации, доступ к этому месту осуществляется, естественно, через Интернет при помощи пароля. Теоретически, если вы не забудете пароль, ваша информация будет находиться в полной безопасности. Она будет защищена от всех стихийных бедствий, а также от воровства и аварийных отказов компьютера.

Для эффективного хранения информации требуется следующее:

· ясность в отношении того, что стоит хранить, а что нет;

· простая, логичная структура подлежащего хранению материала, которая должна соблюдаться постоянно;

· выбор функциональных названий для папок и заголовков для подпапок;

· проведение сортировки папок и удаление устаревших материалов;

· частое и надежное резервное копирование электронных видов информации.

Технологические достижения могут служить как фактором достижения большей организованности, так и фактором, ведущим к ее дестабилизации. Применение технологических достижений привело, в конечном счете, к огромному росту объемов ежедневно циркулирующей информации. Однако это не вызвало полного исчезновения бумажных документов, как это предсказывалось в начале 80-х гг. Более того, в настоящее время производится, обрабатывается и хранится еще большее количество документов, выполненных на бумажных носителях. Добавьте к этому все более возрастающие темпы использования электронной почты, а также самого большого хранилища информации — Интернета, и вы поймете настоящую причину перегрузок. Однако те огромные возможности, которые предоставляются нам технологическими достижениями в деле создания, обмена, обработки и хранения информации, несут с собой и потенциальное решение существующей проблемы. Успех ваших действий в этом случае будет зависеть от правильного выбора и эффективного применения находящихся в вашем распоряжении инструментов.

Информационные технологии настолько глубоко пронизали нашу жизнь, что мы постоянно испытываем искушение использовать их при решении любой задачи по обработке информации. Но это, конечно, ошибка. Существуют ситуации, когда усилия, затраченные на использование технологических достижений, перевешивают реальную выгоду, полученную от их применения, или когда технологические достижения используются не по назначению:

· набор служебной записки в текстовом редакторе в ответ на документ, пришедший по внутренним средствам связи, когда было бы достаточно написания небольшой заметки на оригинале самого документа;

· создание компьютерной базы данных контактных телефонов, когда количество таких контактных номеров ограничено и, скорее всего, расти не будет;

· расход времени и энергии на изучение пакета программного обеспечения, с тем чтобы выполнить работу, которую успешно можно осуществить вручную и которая в вашей рабочей нагрузке играет случайную и незначительную роль.

Для того чтобы выбрать нужное вам программное обеспечение, руководствуйтесь своими реальными потребностями. Соблазниться на приобретение того или иного программного пакета, рекламируемого фирмами?производителями довольно легко, но прежде, чем что-либо приобрести, следует подумать, где вы это можете использовать. Эффективным способом изучения работы программного пакета является его использование для удовлетворения своих потребностей, но будьте в этом плане осторожны и не устанавливайте себе нереалистичных сроков достижения ваших целей с помощью использования новой прикладной программы.

Для того чтобы оценить отдачу от использования нового пакета, сравните отношение повышения производительности с затратами времени на изучение новой программы до степени умелого ею пользования. Если даже пакет выглядит довольно простым, на его освоение надо потратить достаточное количество времени. Имейте в виду, что в процессе освоения вы можете столкнуться с непредвиденными трудностями.

Ценность конкретного пакета будет разниться в зависимости от людей, его использующих. Кроме того, она будет зависеть от следующих факторов: сталкивались ли вы в своей работе с подобными продуктами раньше, каковы ваши методы работы с компьютером, каков характер вашей работы. Чтобы подкрепить решение на приобретение того или иного продукта, вы можете на регулярной основе знакомиться с журнальными обзорами, пользоваться рекомендациями коллег. Но имейте в виду, что только вы можете правильно оценить пригодность той или иной прикладной программы для вашей работы.