Джон Каунт - Организуй себя

Для того чтобы в полном объеме использовать возможности таких программ, вы должны иметь средства, проецирующие презентацию на экран, достаточно большой, чтобы удовлетворять требованиям присутствующих. Если число присутствующих на презентации не превышает 3-4 человек, стандартного компьютерного экрана для ваших целей будет вполне достаточно. Для количества присутствующих, превышающего вышеуказанное, будет достаточно подключить ваш компьютер к телевизору. В случаях, когда на вашей презентации действительно много народу, ее следует проводить в конференц-зале, оснащенном стационарным экраном, а если таковой отсутствует, вы можете воспользоваться подвесными планшетными или мультимедийными проекторами. До последнего времени такие проекторы были очень большими по размерам и дорогими по цене, но сейчас в этой области положение меняется в лучшую сторону.

В настоящее время некоторые поставщики производят переносные компьютеры с экранами, которые можно преобразовать в подвесной планшетный проектор путем снятия задней панели. Такая тактика способствует удешевлению производства и снижению веса за счет отсутствия необходимости использовать отдельный планшетный проектор, однако для демонстрации вам все равно будет нужен подвесной проектор.

С дальнейшим развитием текстовых редакторов роль НРИС (Настольная редакционно-издательская система — Прим. пер.) значительно снизилась, но они продолжают находить применение там, где требуется представить текст или графику в специальном виде, как-то: в брошюрах, бюллетенях, рекламных буклетах.

Самыми яркими представителями этой категории программного обеспечения являются мощные профессиональные прикладные программы «Quark Express» и «Adobe PageMaker», но стоят они чрезвычайно дорого. Однако на рынке имеется достаточное количество не очень дорогих НРИС, таких как «Microsoft Publisher», «Serif Page Plus» и «GST Power Publisher», сочетающих в себе простоту использования и возможность создания довольно сложных печатных форм.

Многие обычные пользователи, однако, забывают, что навыки и мастерство в работе, по меньшей мере, так же важны, как способность пользоваться программным обеспечением.

Стандартные шаблоны могут помочь вам преодолеть недостатки дизайна, но если вы сами стремитесь использовать программное обеспечение НРИС для создания материалов, способных производить определенный эффект, честно спросите себя, принесет ли создаваемый вами продукт какую-либо пользу для вашей организации и будет ли время, потраченное на его создание, стоить того. Обычно отказ от выполнения таких работ не несет в себе никаких моральных или материальных издержек.

Термин «база данных» охватывает широкий круг прикладных программ, которые предназначены для хранения и обработки информации. Многие из них представляют программы в формате, заранее заданном для выполнения каких-то конкретных операций (например ПИС), или программы, написанные для выполнения каких-то особых требований компании. Наши действия при работе с ними будут заключаться в простом вводе и получении данных. Основные базы данных «чистых бланков», такие как «Microsoft Access» и «Lotus Approach» являются стандартными элементами интегрированного офисного комплекта. Они включены в него именно с этой целью. Эти программы представляют собой чрезвычайно мощные инструменты, способные помочь вам в организации работы в офисе. Однако польза от того, что пользователь среднего уровня освоит программу создания баз данных, сомнительна. Может, ему лучше пользоваться базами данных, уже созданными профессионалами. Действительно, для большинства из нас будет достаточно одной, максимум двух баз данных, поэтому усилия, затраченные на изучение вопроса создания баз данных, не будут вознаграждены должным образом. Обычно вам будет достаточно принять на вооружение заранее заданную в определенном формате базу данных, чтобы справиться со своей работой.

В настоящее время на рынке существует множество компаний, предлагающих готовые продукты такого рода для осуществления стандартных деловых операций, таких как кадры, бухгалтерская отчетность, калькуляция себестоимости работ и т.д. Если же вам потребуется какая-либо специфическая база данных, лучше обратитесь к квалифицированному специалисту.

Если вам приходится выполнять большие объемы работ по набору, а при работе на клавиатуре у вас задействованы только два пальца, вы можете получить значительные выгоды, научившись печатать всеми пальцами. В настоящее время на рынке существует множество недорогих программ обучения работе на клавиатуре, как правило, они продаются на компакт-дисках. Потратив буквально восемь-двенадцать часов, вы сможете в два раза увеличить скорость набора. Если вы печатаете двумя пальцами уже довольно продолжительное время, возможно, на начальном этапе обучения вы столкнетесь с трудностями. Переучиваться всегда труднее, однако как наборщик двумя пальцами с 30-летним стажем, могу вас заверить, что при определенной настойчивости вы своего добьетесь а результат не заставит себя ждать.

В современной офисной технологии вряд ли существуют аспекты более ненавистные, чем голосовая почта. Абоненты, которые после проблем с набором номера наконец-то прорвались на линию, сталкиваются с плохо записанным сообщением, перемежающимся посторонними шумами.

Получателю голосового сообщения приходится отрываться от работы, так как программное обеспечение периодически подает ему сигнал, свидетельствующий о поступлении нового сообщения. Полученное сообщение, каким бы бессвязным и невнятным оно ни было, требует ответа, иначе можно упустить какую-нибудь ключевую информацию.

Несмотря на все эти недостатки, голосовая почта была и остается одним из эффективных инструментов организационной работы при условии, что вы будете пользоваться ею правильно. Основным аспектом голосовой почты должна быть ее независимость от времени, при этом она (голосовая почта) не должна отвлекать вас от другой работы. Если ваша система настроена таким образом, что ваш телефон через заранее установленные интервалы подает сигналы о том, что вам пора получать почту, отключите эту функцию, если это возможно. Вполне возможно, что для этого вам потребуется только ввести стандартный код. Если с этим справиться не удастся, настройте вашу почту на получение сообщений и отключите тональный сигнал вашего телефона или просто вытащите его из розетки. Разбор сообщений голосовой почты следует проводить только в том случае, если готовы им заняться.