Джон Каунт - Организуй себя

Такие инструменты, как персональная информационная система и система электронной регистрации и хранения, содействующие достижению большего уровня организованности, мы уже рассмотрели. В нижеследующем разделе я вкратце расскажу о других прикладных программах, которые могут вам пригодиться для организации вашей профессиональной деятельности. Здесь мы ограничимся теми программами, которые имеют широкое применение в настоящее время. О вопросах, связанных с использованием Интернета и голосовой почты, мы поговорим в главе 9.

Текстовый редактор — это основная прикладная программа компьютера. Она проста для усвоения и не создает трудностей при использовании. Если вы знакомы с клавиатурой и можете использовать кнопки «удалить» и «возврат каретки», а также освоили функции «сохранить» и «печать», значит, на базовом уровне вы можете пользоваться текстовым редактором для создания, хранения и внесения изменений в документы. Для создания прилично выглядящего документа вам нужно научиться пользоваться некоторыми функциями верстки, однако для вашей повседневной деятельности будет достаточно и стандартных шаблонов, входящих в состав любого текстового редактора. В последнее время текстовые редакторы получили дальнейшее развитие, как с точки зрения изощренности, так и с точки зрения простоты использования. Они оснащены многочисленными инструментами, большинство из которых средний пользователь не применяет. Например, возможностью вставлять картинки, графики и таблицы в документы, осуществлять различные подсчеты и демонстрировать модернизации.

Ответ на этот вопрос зависит от того, какой метод вы используете при работе. Многие считают, что привычные документы им легче надиктовывать секретарю, а некоторые более сложные материалы они предпочитают наблюдать в печатном виде в процессе работы над ними. Если вы относитесь к такой категории, возможно, для вас наиболее предпочтительным вариантом будет работа по структурному оформлению ваших задумок в текстовом редакторе. Большинство процессоров оснащено средством подчеркивания, что позволит вам создать основную структуру документа, включая заголовки и подзаголовки. Затем, если вы захотите, вы можете до конца отработать черновик документа, а остальное, включая структуру документа и его графическое представление, возложить на секретаря. В качестве альтернативы вы можете отпечатать самые сложные места сами, а остальное надиктуете секретарю.

Электронные таблицы могут хранить и обрабатывать любую числовую информацию. Если вам предстоит заниматься отслеживанием и контролем финансовых и статистических баз данных, тогда некоторое время, потраченное на освоение методов работы с электронными таблицами, не будет потрачено зря. В последние годы электронные таблицы получили дальнейшее развитие, благодаря чему работа над довольно сложными расчетами для среднего пользователя значительно упростилась. Теперь с помощью данных, содержащихся в электронных таблицах, вы можете создавать сложные схемы и графики, буквально, двумя кликами мыши. Однако большинству неопытных пользователей покажется, что освоить этот инструмент несколько сложнее, чем текстовый процессор.

Ориентированное на специалистов программное обеспечение для управления проектами под названием «Microsoft Project» представляет собой мощную программу, способную одновременно размещать и отслеживать задачи, а также распределять ресурсы сразу по нескольким комплексным проектам. Если вы собираетесь использовать такие средства в полном объеме, вам следует овладеть знаниями по соглашениям, принятым в управлении проектами, а кроме того, потратить значительное время на изучение самого продукта. По этой тематике существует целый ряд гораздо более простых программ, включая очень качественные пакеты, которые вы можете загрузить из Интернета. Если вашей задачей является отслеживание выполнения персональных проектов и заданий небольшого числа людей, то, возможно, что средств планировки персональной информационной системы для этих целей вам будет вполне достаточно.

С помощью программного пакета распознавания речи вы можете надиктовывать материал в микрофон, а компьютер будет преобразовывать вашу речь в текст. В настоящее время в программном обеспечении такого рода недостатка не ощущается. Ранние программные пакеты распознавания речи страдали тем, что каждое слово требовалось произносить отдельно, что совершенно не характерно для нормальной речи. Однако с развитием технологий в данной области этот недостаток был устранен, и сейчас, по заявлениям производителей, современное программное обеспечение позволяет достичь точности распознавания в пределах 98 % при скорости 160 слов в минуту. Некоторые пакеты распознавания речи выпускаются совместно с цифровыми диктофонными средствами, которые позволяют передавать записанный материал непосредственно на компьютер для его последующей конвертации в текст. Для того чтобы эффективно пользоваться программными пакетами распознавания речи, ваш компьютер должен быть оснащен достаточно мощным процессором и обладать большим количеством памяти. Перед тем как приобретать такого рода программный пакет, проверьте минимальные требования для его успешной инсталляции и работы и удостоверьтесь, что он совместим с вашей программой текстовой обработки или другими программами, совместно с которыми вы хотите его использовать.

Прежде чем добиться эффективной работы от такого пакета, вам придется потратить некоторое время, чтобы настроить его на образцы вашего голоса, при этом вам придется исправлять ошибки распознавания до тех пор, пока программа распознавания не «привыкнет» к вашему голосу.

Если вам часто приходится создавать презентации, то такие программные продукты, как «Microsoft Power Point» или «Corel Presentations» не только сэкономят вам время, но и значительно усилят производимый презентацией эффект. Освоение этих прикладных программ не требует приложения значительных усилий и больших затрат времени. Эти программы обладают такой функцией, как контурное визуальное представление, что позволит вам избавиться от большого объема рутинной работы, кроме того, они позволяют без всякого труда импортировать таблицы из вашего текстового редактора, схемы из электронных таблиц и графики из других программ. Редактирование презентаций и составление сопутствующих замечаний также не составляет большого труда. Эти программные пакеты также позволяют вам без труда копировать материалы из одной презентации в другую. Кроме того, они предоставляют в ваше распоряжение возможность дополнять презентации звуковыми и анимационными эффектами или создавать скрытые слайды, которые легко открываются в случае необходимости, например при ответах на вопросы.