Дэвид Льюис - Управление стрессом [Как найти дополнительные 10 часов в неделю] [litres]

Слово «лицо» означает тот образ, который хозяин хочет представить посетителям. Обычно он предназначен подчеркнуть его или ее статус, умение и компетенцию.

Желание создать и закрепить свою индивидуальность настолько присуще человеческой природе, что некоторые психологи считают его более важным, чем стремление человека к поощрению и безопасности. Поэтому офис и его планировка часто отражают личность его владельца.

Воры Времени в своих, зачастую успешных, попытках украсть ваше время, нередко используют трехступенчатую стратегию:

1. Приходят, имея некий полублаговидный предлогдля неожиданного визита:

• «Я знал, что ты захочешь взглянуть на информационный бюллетень компании за этот месяц…»

• «Ты знаешь, как работать на факсе в общем офисе?»

2. Переходят из общей зоны в личную.Если они вторгаются на вашу частную территорию, избавиться от них намного сложнее. Но чтобы сделать это, вначале они должны получить приглашение в ваши личные владения. Один из распространенных приемов состоит в том, чтобы показать вам что-нибудь:

• «Взгляни на первую страницу информационного бюллетеня…»

• «Эта инструкция к факсу просто сбивает меня с толку. Ты что-нибудь в ней понимаешь?»

Передав через стол документ, посетитель переходит в вашу личную зону под предлогом указать вам на что-то якобы интересное или вызвавшее замешательство.

Или же он или она могут вслед за своей репликой просто вторгнуться в вашу личную зону, чтобы вручить вам документ.

3. Последний маневр состоит в том, чтобы сесть.Ваш посетитель осуществляет его, либо передвинув в вашу зону стул, либо даже усевшись на стол. Когда это происходит – сражение проиграно. Вы больше уже не контролируете события, и если, проявив грубость, вы не велите ему или ей выйти, то вам придется смириться с потерей значительного количества времени, украденного непрошеным визитером.

Вот шесть стратегий обхождения с незапланированными визитерами.

Преградите вход в вашу личную зону каким-нибудь небольшим предметом мебели, вроде низкого столика или даже корзины для ненужных бумаг. Даже полный решимости незваный гость обычно не позволяет себе отодвигать мебель!

Если он или она вторгаются в вашу личную зону, как можно быстрее удалите их оттуда. Один из приемов состоит в том, чтобы встать и подойти к шкафу за каким-нибудь документом. Взяв его, оставайтесь в общей зоне, так чтобы вашему посетителю для продолжения разговора пришлось бы вернуться, а затем постепенно выпроводите его или ее из офиса.

Конкретный способ неважен. Самое главное – выпроводить вашего «гостя» как можно быстрее и решительнее. Пока он или она будут находиться в вашей личной зоне, вы будете оставаться в психологически невыгодном положении.

Расположите свой стол таким образом, чтобы находиться к заглянувшему посетителю спиной или боком. Или же, когда заходит непрошеный посетитель, лишь коротко взгляните на него и объясните, что «заняты важным заданием», а затем снова опустите взгляд. Очень трудно прервать человека, если нет возможности смотреть ему в лицо.

Когда в ваш офис заходит незапланированный посетитель, встаньте для разговора с ним. Такой прием почти наверняка не позволит ему задержаться для долгого разговора.

Проводите непрошеного посетителя из своего офиса, предложив ему что-нибудь показать за его стенами:

«Ты видел новое объявление в общем офисе?»

«Ты видел прекрасную композицию из цветов в приемной?»

Что именно вы покажете – неважно, главное – вывести его из офиса.

Ваш рабочий день включает два различных типа времени:

• Жесткое времяраспределяется и планируется заранее. Оно включает встречи, совещания и т. п.;

• Гибкое время– это любой из нераспланированных, неконкретизированных периодов дня: время, отведенное на неожиданные или незапланированные события или деятельность.

Некоторые менеджеры считают, что только «жесткое время» следует согласовывать с другими. «Гибкое время» они рассматривают как период, когда можно отвлекаться от работы. В результате им часто приходится реагировать на срочные, а не на приоритетные события. Они становятся рабами своего персонала.

Одна из задач эффективной организации времени состоит в том, чтобы, распланировав конкретные виды работ, заранее подготовив письменное расписание и придерживаясь его, отнести все приоритетные задания к «жесткому времени».

Определяя ежедневные или даже ежечасные приоритеты, спросите себя:

• «Как повлияют мои теперешние действия на будущее?»

Важными являются задания, имеющие долговременные положительныеили отрицательныепоследствия.

Знание этого помогает вам отделить высокоприоритетные задания от низкоприоритетных, не дает застрять на незначительных 20 % деятельности, которые легко могут занять 80 % вашего времени, заставив большую часть внимания уделять второстепенному!

Противодействуйте непрошеным посетителям, превратив «гибкое время» в «жесткое». Сделайте так, чтобы люди договаривались о встрече с вами, либо предварительно условившись по телефону, либо записав свое имя напротив времени приема, указанного на вашей двери.

Хотя, к сожалению, такое решение доступно не каждому, если оно возможно, подумайте над тем, чтобы придерживаться такой стратегии по крайней мере один-два дня в неделю. Или же определите конкретное время, например, между полуднем и обедом или между 3 и 4 часами дня, как «жесткое время», когда посетители могут встретиться с вами только по договоренности. Эта стратегия освобождает промежутки времени для наиболее эффективного процесса сосредоточенности на высокоприоритетных заданиях.

Многие менеджеры рассказывали мне, что при написании, к примеру, сложных отчетов, достаточно даже кратковременного вмешательства, чтобы рассеять концентрацию и нарушить ход мыслей. Чтобы вновь вникнуть в работу, им требовалось по меньшей мере пять минут, а иногда даже больше. Таким образом, незапланированный посетитель, даже если он займет только несколько минут вашего времени, может вызвать потери намного большего количества времени.