Дэвид Льюис - Управление стрессом [Как найти дополнительные 10 часов в неделю] [litres]

• В связи с тем, что разговор начинаете вы, у вас больше шансов направить его в ключе, наиболее выгодном для вас, что может сэкономить время, предотвратив ненужные отступления и отвлечения. В этом состоит разница между водителем и пассажиром.

• И наконец, звонящий находится в более выгодном положении для окончания разговора, не нанося обиды и при этом дополнительно экономя драгоценное время.

10. Прежде чем набрать номер, всегда четко представьте, что вы надеетесь добиться этим звонком.Спросите себя: «С какой целью я звоню этому человеку?» Если вы пытаетесь договориться о встрече, а ситуация не исключает отказа – держите в запасе несколько возможных дат и мест свидания.

Как я объяснял выше, вопрос: «В пятницу 23-го в десять часов утра будет удобно для вас?» – фокусирует внимание другого человека на том, сможет он или она встретиться с вами, а не на том, действительно ли ему или ей хочется увидеться с вами.

11. Всегда начинайте разговор с фраз «Доброе утро…» или «Добрый день…»Это дает другому человеку время настроиться на ваш голос и переключить внимание с предшествующего задания на разговор с вами.

При этом увеличивается вероятность, что ваше собственное имя, его следует называть полностью, и имя человека, которому вы звоните – если вы говорите с помощником или секретарем, – будут услышаны правильно. Это предотвращает необходимость повторять информацию.

12. Звонок в неподходящий момент отнимает много времени.Нужный вам человек может отсутствовать в офисе, оказаться занятым на совещании или с клиентами, или не в состоянии ответить на звонок по какой-либо иной причине. Наихудшее время для звонков – раннее утро, когда другой человек разбирает почту, диктует письма, планирует утренние телефонные звонки и вообще начинает день. Поздний вечер также неприемлем, так как люди не любят, если их задерживают на пути домой, что не удивительно. Всегда спрашивайте: «У вас есть сейчас время для короткого разговора, или мне перезвонить?»

13. Ведение телефонного разговора стоя (в буквальном смысле слова) увеличивает чувство уверенности в себе и обостряет умственные способности.Когда мы стоим, наша бдительность повышается, внимание обостряется, что с первого же захода облегчает понимание сложных идей и усвоение запутанных фактов и тем самым экономит время, необходимое для их повторения.

14. Умение слушать – это искусство, требующее знаний, практики и совершенствования, прежде чем им можно будет с успехом пользоваться. Один из источников неприятностей заключается в том, что наш мозг понимает речь быстрее, чем большинство людей говорит. Во время обычного разговора люди произносят примерно 120 слов в минуту, а мозг способен уловить смысл речи, произносимой со скоростью примерно 500 слов в минуту.

Кроме риска уйти в сторону, обычный разговор полон повторений – одна и та же мысль может быть высказана несколько раз или сформулирована несколькими, слегка отличающимися фразами. Кроме того, в разговоре часто присутствуют такие звуки, как «ммм… эээ… ммм…» и фразы «вы понимаете…», «я имею в виду…», «вы знаете…»

Медленная речь, повторения, многословие и бессмысленные звуки могут быстро рассеять внимание любого, даже самого искусного пользователя телефона. Кроме того, если вы не можете сосредоточиться, много времени будет потрачено из-за ошибок и недоразумений. Ключевая информация будет неправильно понята или забыта, что обязательно потребует времени для дополнительного звонка. Избегайте этой ловушки, оценивая важность телефонных звонков. Если разговор по телефону с этим человеком более неотложен и важен, чем что-либо иное, требующее вашего времени, уделите звонку все свое внимание.

Если же телефонный звонок не так важен, как задание, выполняемое вами в данное время, попросите собеседника отложить разговор на удобное для вас обоих время. И затем не забудьте позвонить.

15. Разговаривая по телефону, всегда внимательно слушайте.Это значит не только слушать, что говорится, но и обращать внимание на слова, оставшиеся невысказанными. Существует три типа внимательного слушания:

• диагностическое.Вы слушаете так, как выслушивает своих пациентов хороший врач, прежде чем поставить диагноз. Воздерживайтесь от оценок, потому что любые комментарии, особенно критические, вполне могут помешать ходу мыслей собеседника и увеличить его или ее нежелание затрагивать более глубокие вопросы, затрудняя тем самым переход к сути дела;

• отражающее.Включает перефразирование и повторение сказанного другим человеком. При этом экономится время, ибо ваше подтверждение сказанного исключает возможность действий, основанных на ошибочном предположении.

Повторение комментариев также помогает запечатлеть их в вашей памяти, во многом уменьшая вероятность того, что вы забудете важные моменты, идеи, факты или цифры;

• эмпатическое.Означает поставить себя на место другого человека. Взгляд на вещи с его или ее точки зрения помогает вам оценить, в условиях какого дефицита времени, денег или других ресурсов работает ваш собеседник.

Эмпатическое выслушивание также позволяет вам, основываясь на одном из представленных ниже профилей личности, определить предпочитаемый этим человеком стиль общения.

16. Бенджамин Дизраэли однажды заметил, что «нет более надежного показателя характера, чем голос».Постигнув образ мышления другого человека, вы с большей легкостью сможете подогнать свой разговорный стиль к его запросам и ожиданиям. Это экономит время, сглаживая ход беседы и уменьшая вероятность размолвок. Слушая, оставайтесь расслабленным, позволяйте, чтобы у вас в уме медленно формировалось впечатление о собеседнике. Такие непроизвольные впечатления часто бывают удивительно точными:

• Высокая скорость речи – при условии, что суть хорошо понятна – коррелирует с интеллектом выше среднего уровня. Быстро говорящий человек обычно и думает быстро. Поэтому вы, вероятно, можете увеличить скорость передачи информации без риска путаницы.

• Колебания, запинки и паузы часто выдают беспокойство или неуверенность. В этом случае, сообщая ключевые факты и цифры, замедлите речь. Всегда проверяйте, правильно ли они поняты – помните, что беспокойство значительно ухудшает понимание и концентрацию. Это экономит ваше время, устраняя необходимость отвечать на телефонные звонки с просьбой прояснить ситуацию. Если факты сложны для понимания, то стоит затратить время и сразу же после разговора подтвердить их факсом.

17. Каждый человек предпочитает свою манеру разговора.Если вы согласуете содержание своего разговора с запросами конкретного человека, вы сэкономите время, быстро и четко передав свое сообщение.