Дэвид Льюис - Управление стрессом [Как найти дополнительные 10 часов в неделю] [litres]

• Предложите ввести в вашем отделе период, «свободный от телефонных звонков», продолжительностью в несколько часов ежедневно. В течение этого периода сообщения принимаются, но абонента с нужным ему человеком не соединяют. Бухгалтерские отделы многих крупных компаний уже внедрили такую стратегию и говорят о значительном увеличении производительности и снижении стресса.

• Если свободный от телефонных звонков период невозможен, подумайте о составлении графика, согласно которому каждый человек в течение какого-то времени отвечал бы на все входящие звонки; это позволяет другим заниматься своей работой, не отвлекаясь постоянно на телефонные звонки.

• Используя методы, описанные в главе 6, избавляйтесь от непрошенных посетителей.

• Группируйте задания таким образом, чтобы воспользоваться преимуществами кривой обучения. Как я объяснял в главе 4, дела, требующие однородных навыков, например, диктовку писем или телефонные звонки, лучше выполнять одно за другим.

Просмотрите свои Карточки учета времени и отметьте галочкой все задачи, где можно было сэкономить время, если бы вас не так часто отрывали от работы. Добавьте к затраченному времени пять минут для учета дополнительной задержки, обусловленной повторным сосредоточением на текущей работе. Суммируйте это время и запишите ниже:

Потенциальная экономия времени_________минут.

0 = никогда; 1 = редко; 2 = довольно часто; 3 = почти постоянно.

Если ваша оценка – 2 или 3 балла, подумайте, не являются ли ответственные за смену приоритетов отвлечения наиболее частыми в определенное время дня или определенные дни недели.

В некоторых офисах, например, с девяти часов утра и до полудня непрерывно звонит телефон, а периоды с 12 до 14 часов и ближе к вечеру более спокойные. Если вы обнаружите подобную закономерность, попробуйте реорганизовать график своей работы таким образом, чтобы на это время приходилось выполнение низкоприоритетных задач.

Отметьте галочкой на своих Карточках учета времени те пункты, где такая реорганизация могла бы сэкономить время, подсчитайте общую сумму потерянного времени и запишите ниже:

Потенциальная экономия времени_________минут.

0 = никогда; 1 – редко; 2 = довольно часто; 3 = почти постоянно.

Если это случается нередко, найдите пути, как не позволить этому ловкому Вору Времени разбить ваш рабочий день. Возьмите на вооружение практические приемы, описанные в этой книге. Суммируйте потерянное в результате отвлечений время и запишите ниже:

Потенциальная экономия времени_________минут.

0 = никогда; 1 = редко; 2 = довольно часто; 3 = почти постоянно.

Если ваша оценка – 2 или 3 балла, подумайте, почему вас прельстило оттягивание.

Не потому ли, что задание вас тревожило или перспектива его выполнения доводила вас до слез? В этом случае вы могли соблазниться какой-нибудь «замещающей» деятельностью, чтобы отсрочить момент, когда необходимо будет браться за неприятную тяжелую задачу.

Замещающие виды деятельности – это приятные, низкоприоритетные дела, используемые, чтобы убедить себя или других в своей занятости и продуктивности. И, принимая во внимание человеческий характер, обычно нам легко удается убедить себя, что подобные дела действительно более важны, чем работа, тревожащая нас.

Не забывайте оценивать каждое задание, прежде чем посвятить ему свое драгоценное время. Спросите себя: «Зачем я это делаю? Какую цель это поможет мне достичь?»

Иногда оттягивание вызывается усталостью. Вам недостает умственной или физической энергии, чтобы сосредоточиться на работе, требующей напряжения, и в результате ваши мысли отвлекаются – не каждый может работать с максимальной эффективностью в традиционное рабочее время между девятью часами утра и пятью часами дня.

Некоторые более производительны, если работают с раннего утра и до середины дня. У других получается лучше, когда они начинают позднее и работают до позднего вечера. Третьи находят, что им нужен перерыв в середине дня, но в другие часы они могут работать одинаково продуктивно.

Научившись сверяться со своими внутренними часами, постарайтесь, насколько возможно, согласовать эти естественные ритмы со своим рабочим окружением. Если вы «жаворонок» и ваша работоспособность максимальна ранним утром, беритесь за самые сложные задачи именно в это время, откладывая менее приоритетные вопросы на более поздние часы.

Если вы «сова» и просыпаетесь к жизни через несколько часов после начала нормального рабочего дня, попытайтесь – там, где возможно, – отвести время для решения своих задач, требующих большего напряжения, во второй половине дня. Если вы точно не знаете, когда у вас наблюдаются такие минимумы и максимумы, заполните форму для определения лучшего времени в Приложении 2.

Несомненно, согласование лучшего личного времени с требованиями работы в значительной мере зависит от вашей степени свободы.

Некоторым людям посчастливилось работать в компаниях, где предоставляется значительная свобода в определении индивидуальных графиков работы. Другие же компании в этом отношении намного более консервативны. Даже в этом случае в реально допустимых пределах полезно согласовать рабочее расписание с биологическими особенностями.

Отметьте галочкой те случаи, когда промедление привело к ненужной отсрочке очень важных задач. Просуммируйте время, которое можно было бы сэкономить, если бы вы были более сосредоточены и самодисциплинированны. Запишите результат внизу:

Потенциальная экономия времени_________минут.

0 = никогда; 1 = редко; 2 = довольно часто; 3 = почти постоянно.

У многих людей и целых отделов выполнение дел неким конкретным образом входит в привычку. И этот заведенный порядок соблюдается изо дня в день, не подвергаясь сомнениям и возражениям. Хороший пример этого – внутренняя докладная записка, без которой некоторые менеджеры считают свой рабочий день неполноценным. Написание, прочтение и систематизация этих документов – даже с использованием описанной в главе 10 техники скорочтения – требуют значительного времени. Некоторые люди задают себе вопрос: стоит ли тратить на это время. Пол Сакстон, президент и главный управляющий корпорации General Housewares, базирующейся в г. Терре-Хот, штат Индиана, – один из руководителей, сэкономивший время и увеличивший производительность в результате отказа от большинства докладных записок.