Дэвид Льюис - Управление стрессом [Как найти дополнительные 10 часов в неделю] [litres]

Он активно препятствует составлению докладных записок своими служащими, считая, что единственная функция этих записок – оправдание того, что сотрудник только собирается сделать, и объяснение того, что уже произошло. Пол Сакстон предпочитает, чтобы его менеджеры представляли свои идеи, дополненные финансовым обоснованием, на коротких совещаниях, где решение может быть быстро принято.

Если ваши Карточки учета времени показывают, что значительное количество времени ушло на какое-то конкретное рутинное задание, подумайте: нет ли более эффективных путей достижения тех же результатов. Суммируйте затраченное на эти задания время и запишите результат внизу:

Потенциальная экономия времени_________минут.

0 = никогда; I = редко; 2 = довольно часто; 3 = почти постоянно.

Если определенная доля общения необходима для поддержания дружеских отношений с коллегами, клиентами и поставщиками, то излишних трат времени на любые непосредственно не связанные с вашими целями дела следует остерегаться:

• Какую часть ваших деловых телефонных разговоров, например, составляли скорее разговоры ни о чем, а не о делах?

• Сколько времени ушло на пустые разговоры с посетителями?

• Если участие в правлении и членство в торговых ассоциациях могут быть важными для достижения каких-то ваших целей, то работе в комиссиях или личным телефонным звонкам следует отводить время только во второй половине дня. Это позволит вам сохранить сосредоточенность на основной работе и не даст другим вашим обязанностям отвлечь вас.

Просуммируйте затраченное таким образом время и запишите результат внизу.

Потенциальная экономия времени_________минут.

0 = никогда; 1 = редко; 2 = довольно часто; 3 = почти постоянно.

Помните, что на все дела уходит больше времени, чем вы планировали, особенно если работа выполняется впервые.

Чтобы кривая обучения поднялась выше, нужно время, поэтому вы никогда не будете столь же эффективны в решении незнакомых задач, как при выполнении более знакомых работ. То же самое относится и ко всем членам вашей команды.

Один из способов увеличения продуктивности новых видов деятельности заключается в том, чтобы не изобретать колесо заново. По возможности большую часть новой работы закончите, придерживаясь заведенного порядка, оставляя как можно меньше такого, что следует начинать сначала. При составлении писем на компьютере, например, установите стандартный формат и параграфы, которые можно вызывать на экран одним нажатием клавиши, чтобы приходилось вносить лишь минимум нового материала.

При определении сроков всегда оставляйте допуск на ошибку. Закон Мэрфи говорит нам, что если что-то может разладиться, это обязательно случится, и в самый неподходящий момент. А Льюис пришел к заключению, что Мэрфи был просто оптимистом!

Следует ожидать, что что-то пойдет не так, и предпринять шаги, чтобы не допустить этого. Чем раньше вы возьметесь за проблему, тем проще будет ее решить. Как заметил один китайский мудрец: «Даже самые большие проблемы когда-то были очень маленькими».

Используйте ОПМА (см. главу 4) при планировании каждой стадии сложных проектов и удостоверьтесь, что вы полностью осведомлены о сроках и всех возможных причинах задержки.

После кризиса определите, что пошло не так, и предпримите шаги, предотвращающие возникновение аналогичных проблем в будущем.

Просуммируйте время, затраченное на ликвидацию кризисов или авральные работы, которые можно было избежать, и запишите результат внизу:

Потенциальная экономия времени_________минут.

0 = никогда; 1 = редко; 2 = довольно часто; 3 = почти постоянно.

Оценка в 2 или 3 балла показывает, что вы не лучшим образом используете обстоятельства, когда от вас не требуется абсолютного внимания. Однако это, конечно же, не означает, что вы совсем не должны смотреть телевизор, читать бестселлеры или занимать время в полете просмотром демонстрирующегося на борту самолета кинофильма.

Расслабление, передышка, предоставление себе времени для обдумывания – все это важно для достижения успеха. Но сделайте так, чтобы подобное времяпрепровождение не отнимало драгоценные часы, а дополняло их. Будьте целенаправленны во всем, что вы делаете, знайте, зачем вы это делаете и как долго это должно продолжаться.

Подумайте, какое количество «потерянного времени» вы могли бы использовать с большей выгодой и запишите результат внизу:

Потенциальная экономия времени_________минут.

Теперь суммируйте время, полученное при ответах на десять приведенных выше вопросов. Этот результат представляет немалую часть времени, которое вы можете сэкономить за неделю, которую вы можете получить, воспользовавшись Десятиминутной программой организации времени.

Большинство занятых бизнесом людей и служащих, в зависимости от того, насколько эффективно они распоряжались своим временем ранее, находят, что эта цифра достигает примерно двух часов в день, иногда больше, что дает десять дополнительных часов каждую неделю. Но прежде чем эта программа сможет работать на вас, необходимо выполнить два условия:

1. Вы должны иметь четкие цели, определяющие вашу направленность в жизни.Поэтому определите свою жизненную цель. Чего вы хотите достичь и что делаете для этого? Помните, что в отсутствие целей все происходящее с вами – скорее дело случая, чем обдуманных намерений.

2. Вы должны знать, как расходуется ваше время изо дня в день.Продолжайте вести Карточки учета времени, чтобы выявлять отвлечения и задержки, которые можно взять под контроль.

«Вы должны находить промежутки времени, которые можно использовать с полной отдачей. Например, когда мне нужно ехать в Лондон для подготовки телевизионной программы, нередко машина приходит за мной в 6 часов утра. Как только становится достаточно светло, я приступаю к работе и продолжаю работать в автомобиле целых три часа, до тех пор пока меня не подвозят к дверям студии. В течение поездки туда и обратно я могу выполнить объем работ полного рабочего дня, а то и более, потому что, хотя у меня и есть мобильный телефон, обычно он звонит намного реже телефона в офисе.