Ольга Азарова - Искусство презентации за 30 минут

Выбор членов команды, психологическая подготовка команды. Ролевая подготовка

Один в поле не воин, или выбор команды. Участники и роли

Если Вы – глава команды на предстоящих переговорах, Вам предстоит набрать и вышколить Вашу команду так, чтобы каждый ее участник мог в любую минуту сообщить необходимые цифры, привести толковые аргументы и обоснования, подать правильную реплику, встать на место вышедшего из строя коллеги, обеспечить моральную поддержку. Каждый из членов команды может быть звездой, но если эту звезду заботит только представившаяся возможность воссиять в полную силу, избавляйтесь от таких игроков. В переговорах как в командной игре высшего уровня результат определяется командной, а не индивидуальной игрой. Выбор членов Вашей команды должен определяться следующими факторами:

профессионализмом высочайшего уровня и отличными способностями в общении с людьми. Профессионализм обычно лежит на поверхности, его трудно не заметить, а о характере сотрудника, которому Вы прочите участие в переговорах, можно спросить в отделе кадров, у его начальника и сослуживцев. Избегайте приглашать неконтактных, конфликтных, склочных людей, какими бы выдающимися профессиональными качествами они ни обладали! Переговоры – это, прежде всего, искусство общения! Хорошие профессиональные качества встречаются у людей существенно чаще, чем выдающиеся дипломатические способности, уже хотя бы потому, что профессии учат в вузе, а вот умению общаться с людьми не учат, к сожалению, нигде.

Психологическая подготовка команды заключается в доведении сути поставленной ЦЕЛИ до каждого члена команды, в распределении ролей, создании благоприятной рабочей атмосферы в команде переговорщиков.

Золотое правило:

правила игры устанавливаются

до начала игры.

Распределение ролейстроится по иерархической системе. Естественно, что руководитель командыи станет тем человеком, кто возьмет на себя ответственность принятия окончательного решения. Скорее всего, таких людей будет двое-трое – в зависимости от количества участников. Это будет группа принятия решения. Остальные участники переговоров будут отвечать за конкретные области принятия решений. Это будет группа поддержкии информационного обеспечения. Эти специалисты в любой момент времени обязаны обеспечить исчерпывающую информацию по своему вопросу. Поскольку переговоры – это в большой степени торг с элементами театра, полезно будет заранее распределить роли в этом спектакле. Например, один из членов команды, который уже известен своей жесткостью и неуступчивостью, будет озвучивать положения программы-максимум. Если по каким-то причинам от этих положений придется отступить, то это отступление должен провести тот член команды, который сыграет роль более мягкого и гибкого партнера. Однако со стороны это не должно выглядеть как ссора или распря внутри команды. Предложение должно поступить в форме вопроса, например: «Как вы думаете, не поможет ли нам... Может быть, лучше будет, если мы согласимся с приведенными выше аргументами в пользу решения о...». То есть, с одной стороны, выражается готовность Вашей команды к компромиссу, а с другой стороны, этот компромисс – домашняя заготовка.

Система внутренних резервов, или дублеров, помогает в тех случаях, когда по некоторым непредвиденным обстоятельствам совсем незадолго до переговоров (в жизни часто случается именно так!) из команды выбывает один из игроков. При этом заменить его из-за недостатка времени не представляется возможным: нет визы для поездки в другую страну, новый член команды не прошел подготовку и пр. Поэтому каждый член команды наряду с его прямыми обязанностями на переговорах должен иметь дополнительные, которые ему предписано выполнять в случае отсутствия основного игрока, ответственного за этот вопрос. Распределите роли так, чтобы ни один из рассматриваемых вопросов не оставался только на Вашу ответственность. Вам требуется помощник, и этот помощник – Ваша команда! Подготовьте Вашу команду так, чтобы старый мушкетерский девиз «Один за всех – и все за одного!» не остался пустой фразой.

«Серый кардинал». Если у Вас совсем молодая, растущая компания, сотрудники которой еще не притерлись друг к другу, и Вы не можете гарантировать, что они поведут себя адекватно в процессе переговоров, выберите из числа опытных, проверенных людей одного, кто будет независимо следить за ходом переговоров, наблюдать за поведением членов обеих команд и в перерывах на обсуждение давать рекомендации членам Вашей команды. Роль такого участника не сводится к прямому участию в переговорах. Он должен фиксировать и анализировать высказывания противоположной стороны, наблюдать и распознавать язык жестов, понимать невысказанное, а в перерывах сообщать о результатах своих наблюдений и давать рекомендации.

Психологическая подготовка командытребуется всегда, особенно если это новая команда из числа сотрудников Вашей компании, новый партнер, о котором почти ничего не известно, или и то и другое вместе. В этом случае уместно провести психологическую подготовку, в основе которой должны лежать следующие утверждения:

• Переговоры – это процесс плодотворного общения, а не противостояния.

• Ваши партнеры – это действительно партнеры, а не противники.

• Все вопросы можно решить, если к тому есть добрая воля.

• Командная игра решает все.

• В команде нет ненужных игроков, у каждого своя миссия.

• Успех переговоров в значительной степени зависит от добросовестной подготовки.

• Успешное участие в переговорах – способ продвижения по служебной лестнице.

Тест 3. Насколько хорошо я умею общаться с людьми?

«Все тростники в зарослях одинаковы видом, Но из одного тростника получается сахар,

А из другого – только циновка».

Джавахир аль-Асмар

Тест 3 Насколько хорошо я умею общаться с людьми?

Активная позиция.Неважно, в какой роли Вы выступаете на переговорах – как руководитель или рядовой член команды – Ваша позиция всегда должна быть АКТИВНОЙ! Преимущество активной позиции состоит в том, что Вам не придется защищаться, Вы всегда будете разъяснять свою позицию, поскольку взяли на себя роль лидера. Первым дружелюбно приветствуйте своих партнеров: Вам с ними работать. Представьтесь, познакомьтесь, очаруйте, обворожите и уже до начала переговоров оставьте о себе впечатление очень симпатичного человека. Вручите свою визитную карточку, попросите карточку Вашего партнера; задавайте вопросы, которые помогут Вам выяснить цели и возможности партнеров. Если Вам что-то непонятно в стратегии партнеров на переговорах или Вы не смогли найти некоторые данные/цифры, прямо спросите об этом своих партнеров в вежливой форме. Задавайте вопросы, переспрашивайте, не оставляйте ни одной неясности. Как правило, именно они всплывают в обсуждении в самый неподходящий момент. Помните, что если партнеры не предоставили Вам некоторую информацию, они это сделали не по забывчивости, а по каким-то причинам. По каким? Что за этим стоит? Чтобы понять это, надо спросить о причине. Подходите к решению этой проблемы по-деловому: «Как Вы думаете, почему..? А что, если мы поступим по-другому? Мне бы хотелось знать Ваше мнение по такому вопросу... Не могли бы Вы, пожалуйста, объяснить мне следующие положения?». И т. д. Не забудьте похвалить ответ и поблагодарить Вашего партнера за исчерпывающую информацию.