А. Вышегородская - Как успевать все. Пособие по управлению временем

Как ни странно, но любой новый рабочий день начинается вечером предыдущего дня. Этот постулат напрямую связан с реальной экономией времени. Подумайте, сколько времени вы теряете с утра, пытаясь вспомнить, что и где лежит и что за чем делать? Ведь прошла целая ночь, многие вчерашние дела и планы улетучились из головы, а времени на «вспоминание» требуется немало. Если эта проблема вам не чужда, возьмите на вооружение наши рекомендации, которые помогут вам грамотно закончить рабочий день.

1. Уходя домой, приберитесь на рабочем столе, разложите документы по своим местам. Это поможет вам следующим утром быстро найти любую бумажку на привычном месте. Уже не надо будет тратить драгоценное время на поиски нужных документов под ворохом бумаг, которые давно просятся в архив и уже не нужны для работы.

2. Помойте кружку, из которой вы пьете на работе чай или кофе, наберите воду в чайник, чтобы завтра прямо с утра все было готово к приятному чаепитию, а утро начиналось не с мытья грязной посуды, а с чего-то более приятного и полезного.

3. Ненужные бумаги сразу выбросьте или отложите в шкаф подальше, так как они захламляют стол и усложняют поиски нужных документов. Из-за лишних «отработанных» бумаг на столе вам часто приходится вспоминать, сделали вы то или это, или нет? Это тоже отнимает большое количество времени. Старайтесь жить по принципу: сделал и забыл.

4. Обязательно приучите себя вечером или в течение дня составлять и записывать план дел на завтра. Не стоит уповать на собственную «исключительную» память, скорее всего, погрузившись в текучку, вы забудете сделать что-нибудь на самом деле срочное и важное, и тогда придется брать работу на дом или срочно ее доделывать, оставаясь после работы. А ведь это все те же дополнительные траты времени, которых можно избежать.

5. Составив и записав план дел на следующий день, выберите из списка дела, которые являются самыми важными, то есть расставьте приоритеты. Начинайте день именно с этих дел.

6. Очень полезно после расстановки приоритетов переписать план еще раз, расположив дела в том порядке, в котором вы их собираетесь на следующий день выполнять. В первую половину списка записываются самые важные и срочные дела, во вторую – остальные, напротив каждого пункта отметьте, сколько примерно времени у вас уйдет на выполнение этого дела, а вечером сверьте свои прогнозы с реальным выполнением.

7. Перечитайте план выполненных дел вечером, вычеркните все сделанные дела, оцените результаты своего труда и похвалите себя. Если за прошедший день какие-то дела остались недоделанными или не сделанными вовсе, то их необходимо внести в план на следующий день, а из списка предыдущего дня вычеркнуть.

Для записи плана своего рабочего дня можно использовать не только блокнот, но и органайзер, компьютер, общую тетрадь и т. п. Главное, чтобы у вас был план как таковой, а где – не так уж важно.

Прежде чем перейти к рекомендациям по оптимизации рабочего времени, давайте рассмотрим несколько вариантов нашего отношения к работе, ведь далеко не все люди великие «ленивцы», которые так и норовят «отбрыкнуться» от работы или «перевести стрелки» на более ответственных коллег. Многим не хватает времени из-за огромного объема работы, с которым, как ни старайся, справиться в одиночку никогда не удается. Попробуем разобраться по порядку.

Вариант первый.

Вы вбегаете в офис «на всех парах» за минуту до начала рабочего дня или, если начальник приходит позже, с удовольствием опаздываете, оправдывая свои опоздания так: «Начальнику можно, а мне нельзя?». Безусловно, после марафона под названьем «дорога на работу» вам нужно сделать передышку, а точнее: попить кофе, обсудить мировые, городские и офисные новости, сгонять на перекур, посмотреть на новую машину друга и т. п. При определенных навыках «передышка» может длиться час-полтора. После того, как вы понимаете, что оттянуть начало рабочего дня больше не удастся, вы с самым разнесчастным видом включаете компьютер и начинаете перебирать бумажки на столе, создавая видимость готовности к трудовому подвигу. При удачном стечении обстоятельств «подготовка» может занять полчаса. Только-только вы погрузились в работу, как вас «выбивает из колеи» телефонный звонок. Вам могут звонить только по важным вопросам! Поэтому вы с огромнейшим энтузиазмом минут сорок обсуждаете личные проблемы любимой подруги или футбольный матч, который транслировался накануне. После таких переживаний необходимо выпить чаю (в горле пересохло) или покурить (успокоить нервы). Потом вы все-таки приступаете к работе, ведь вы же – ответственный сотрудник! Но толком ничего сделать не удается, так как наступает долгожданный обеденный перерыв. Сытно отобедав, вы делаете еще одну передышку: минут тридцать «укладываете кусочки» и боретесь с сонливостью, курите и обсуждаете с коллегами начальника. Вторая половина рабочего дня проходит под лозунгом «Когда же закончится эта каторга?!» и непрерывным поглядыванием на часы. Чтобы как-то скоротать остаток дня (я же сегодня столько работал!), можно разложить на компьютере пасьянс «косынка» или «побродить» по виртуальным лабиринтам, уничтожая зловредных монстров. С окончанием рабочего дня вы вздыхаете: «Как же я устал!» и отправляетесь домой, еле волоча ноги от физического и морального истощения.

Конечно, читая сейчас это описание дуракаваляния, доведенное в какой-то степени до абсурда, вы веселитесь от души, однако, если задуматься и приглядеться, окажется, что большинство из нас работает именно подобным образом. Нужно сделать отчет? «Состряпаем» за час. Планировать день? Зачем? Мы и так все прекрасно помним! И после такого отношения к работе мы хотим, чтобы нас считали хорошими работниками, чтобы нас повышали в должности и прибавляли зарплату? Мы искренне убеждены, что трудимся не покладая рук, это просто жизнь сама по себе несправедлива!

Утешать и оправдывать себя можно сколько угодно, только ситуация от этого не меняется и не изменится никогда, если продолжать все так же жить и работать.

Уже давно стало притчей во языцех изречение: «Начальники не опаздывают, они задерживаются!», но, согласитесь, что отношение к рабочему графику начальства – это в большей степени вопрос этики, чем повод для регулярных опозданий. Большинство начальников работают больше подчиненных, а опаздывают из-за ранних встреч вне офиса или из-за затянувшихся накануне заполночь переговоров с партнерами. Сколько раз вы покидали офис раньше начальника? Так почему же мы замечаем только его опоздания? Может, так нам удобнее для самооправдания?