А. Вышегородская - Как успевать все. Пособие по управлению временем

5. Записную книжку, ежедневник, визитницу лучше всегда держать вместе – это облегчит вам жизнь. Нужные телефоны, адреса лучше сразу записывать в записную книжку или ежедневник, чтобы потом не искать бумажки по всему столу.

6. Не ленитесь регулярно вытирать пыль с компьютера и со стола, а также выбрасывать окурки из пепельницы, мыть свою кружку, иначе ваш стол очень быстро превратится в самую настоящую помойку.

7. Если работа очень динамичная, и требуется постоянно что-то помечать или записывать, то удобнее использовать бумажки с липкой полоской (стикеры). Их можно наклеивать на компьютер, чтобы информация была перед глазами, а «отработанные» бумажки сразу же выбрасывать.

8. Не устраивайте в ящиках своего рабочего стола филиал продуктового склада. Продукты имеют свойство портиться, и вам придется долго заниматься уборкой, чтобы от стола не воняло, как на том же продуктовом складе.

9. Не ставьте на рабочий компьютер программы с играми. Очень мало людей умеют относиться равнодушно к виртуальным «стрелялкам» и «бродилкам». Если нет программы, нет и соблазна поиграть, а значит, потратить время.

10. Не нужно приносить из дома все, что жалко выкинуть и расставлять это на рабочем столе (всякие игрушки, статуэточки, горшочки с цветами и т. п.) Обилие не относящихся к работе предметов отвлекает и занимает слишком много места.

Идея организации рабочего места очень проста: как минимум – ничего не должно мешать вам работать, а максимум – должно помогать экономить время.

Легенда о том, что начальники живут в свое удовольствие, а о работе знают только понаслышке – это всего лишь легенда. Хороший начальник работает больше своих подчиненных, и забот у него очень много. Естественно, что проблема нехватки времени является для начальников одной из основных. В первую очередь многим начальникам не хватает времени из-за того, что они не умеют делегировать свои полномочия, думая, что никто не сможет выполнить какое-либо дело лучше, чем они сами. Вместо того, чтобы найти толковых работников и распределить обязанности между ними, начальник сам хватается за все сразу и, естественно, ничего не успевает. Встает вопрос: что для вас более важно – считать всех подчиненных уродами, делать все самому и жить на работе или грамотно построить производственный процесс и освободить время для более приятных моментов? Если вы остановили выбор на втором варианте, прислушайтесь к нашим рекомендациям и не тратьте драгоценное время, пытаясь разорваться на части.

Соотношение толковых и не очень толковых сотрудников во всех фирмах разное. Почему это происходит? Потому, что в одной фирме начальник по-умному избавляется от нерадивых работников, а в другой таких работников жалеют и идут у них на поводу, чем люди непременно пользуются, а начальника искренне и в общем-то справедливо считают дураком. Угадайте, в какой фирме начальник больше работает?

Некоторые начальники умеют добиваться от подчиненных высоких результатов, четкого выполнения собственных приказов и распоряжений, а некоторые никак не могут справиться даже с такой мелочью, как регулярные опоздания сотрудников. Угадайте, в какой фирме начальник больше работает?

В некоторых фирмах начальник может со спокойной душой уехать в отпуск и знать, что за время его отсутствия фирма будет работать как отлаженный механизм, а в другой – начальник давным-давно позабыл, что такое отпуск или выходной, его телефон разрывается от звонков днем и ночью, его постоянно дергают недовольные сотрудники, которые никогда ничего не могут сделать самостоятельно и вовремя. Угадайте, в какой фирме начальник больше работает?

Перед вами несколько рекомендаций, они помогут вам ответить на эти вопросы и стать начальником, который служит себе, фирме, идее, но не нерадивым подчиненным, работая за них.

1. Все, что можно поручить другим, обязательно нужно поручать!

Речь идет о делегировании своих полномочий. Задача начальника (или, по-другому, руководителя) – руководить коллективом. Многие начальники неправильно понимают термин «руководить», они начинают взваливать на собственные плечи работу, которую вполне могут выполнить их подчиненные. Времени на то, чтобы руководить, не остается совершенно. Итог печален: работа стоит на месте, подчиненные не подчиняются и фирма разваливается на глазах. Чтобы ситуация не складывалась подобным образом, нужно внимательно и без раздражения присмотреться к своим сотрудникам, оценить их возможности, творческий и профессиональный потенциал. Абсолютных идиотов мало, каждый человек на что-то, да годен. В соответствии со своей оценкой поручите своим подчиненным различные дела, то есть начните делегировать полномочия. Посмотрите, с чем они справились лучше всего, поручите новую порцию дел. Постепенно вам уже не будет казаться, что вас окружает стадо баранов, у вас появится время на то, чтобы разработать систему контроля выполнения ваших распоряжений, то есть заняться работой руководителя.

2. Чтобы разработать систему контроля работы подчиненных, необходимо решить, каким образом вы будете этот контроль осуществлять. Существует несколько вариантов.

– Разработать четкие должностные инструкции для каждого отдела или для каждого подчиненного (если вы начальник отдела). В инструкции должен быть четко прописан круг обязанностей каждого отдела или сотрудника. Остается только довести инструкцию до сведения подчиненных и после этого требовать своевременного выполнения всех работ, указанных в инструкции.

– Провести общее совещание начальников отделов или сотрудников (если вы начальник отдела). На совещании следует распределить обязанности между отделами или сотрудниками, установить сроки и назначить ответственных. Такой ход очень выгоден, так как все слышали ваши указания, поэтому по ходу работы не возникнет разногласий по поводу того, кто что должен делать, а вы потратите меньше времени, чем если будете растолковывать задание отдельно каждому сотруднику.

Руководить таким образом сначала сложно, но потом оказывается гораздо проще, так как вы знаете, что поручили своим сотрудникам, а сотрудники знают, что конкретно от них требуется. Вывод: вам больше не придется все делать самостоятельно, а это экономит драгоценное начальственное время.

3. Оградите себя от ненужных посетителей. Многие директора преуспевающих фирм страдают от непрекращающегося паломничества разных совершенно не нужных посетителей, начиная от рекламных агентов и заканчивая представителями религиозных сект, которые жаждут заполучить выгодного спонсора. Если вовремя не оградить себя от таких визитеров, то вся работа может остановиться, потому что у вас совсем не останется времени на важные дела, так как вы будете с утра до вечера беседовать с посетителями. В этом случае стоит дать задание секретарю составить «черный список» нежелательных посетителей и навсегда избавить себя от этой проблемы. Что будет говорить секретарь таким посетителям – не ваша забота.