Лотар Зайверт - Ваше время в ваших руках

Используйте формуляры, приведенные в настоящей книге (например, на этой странице) и разрабатывайте свои собственные! Перепроверяйте применяемые вами формуляры с точки зрения их построения, смысла и завершенности!

- Моя целеустановка.

- Необходимая документация.

- Начало беседы.

- Что может быть «узким» местом у клиента?

- Мой вариант решения.

- Возможные возражения.

- Мои контраргументы, сильные стороны.

- Заметки, анализ, оценка.

- Немедленно поручить.

Успех самоменеджмента зависит не только от применения различных методов организации труда и планирования времени, но и от оборудования рабочего места и правильного применения вспомогательных средств.

Это особенно относится к рациональной канцелярии: системе хранения документов, архивному плану, регистратуре, средствам упорядочения и т.п. Наилучшим вспомогательным средством является хорошо оснащенный (и регулярно ведущийся!) дневник времени (см. 2.5).

— Коммуникацияпредставляет собой обмен информацией. Переработка информации должна быть увязана с личными профессиональными и жизненными целями.

— Рациональное чтениев первую очередь означает определение приоритетности: целенаправленный отбор и принятие решений относительно того, надо ли читать вообще, и если надо, то сколько,

— Путём специальной тренировки представляется возможным усовершенствовать методику чтенияи повысить скорость чтенияза счет: избавления от вредных привычек и отвлекающих факторов; применения лучшей техники чтения,

— Путем выделения в тексте важных мест (маркировки) и подготовки выписок вы обеспечиваете лучшую проработку материала и облегчаете повторное чтение, причем что-либо существенное может быть взято из текста и изложено в кратчайшей форме.

— В качестве универсальной техники чтения используйте метод SQ3R: обзор; постановка вопросов; чтение; обобщение; повторение.

— Нижеследующий листок-памятка охватывает важнейшие указания и правила рационального проведения совещаний.

— По возможности отгородитесьот нежелательных визитеров и покончите с мифом «открытой двери»,

— Предусмотрите для себя «спокойный час», а также часы приема для посетителей (в том числе для ваших сотрудников). По возможности предварительно планируйте и подготавливайте беседы с запланированными посетителями,

— Телефон является одновременно одним из самых эффективных средств экономии времени и одним из наиболее распространенных его «поглотителей» (парадокс телефона). Учитесь искусству владения телефоном, вместо того чтобы допустить его власть над собой.

— Предупреждайте отвлечение от дела путем отгораживания (с помощью секретаря), обрабатывайте «входящие» телефонные разговоры.

- «Исходящие» телефонные разговоры осуществляйте по возможности «телефонными» блоками(до и после обеда); готовьте свои звонки, сообразуясь с интересами дела и содержанием разговора (телефонный листок-памятка),

- Будьте кратки во время телефонного разговора, оформляйте запись всех важных переговоров по телефону (до — во время — после),

- Кончайте с «документоманией», сокращайте или рационализируйте свою корреспонденцию.

1. Не обрабатывать «рутинную почту».

2. Сортировать, раскладывать по папкам.

3. Прикладывать разъяснительные материалы.

4. Несущественное — в корзину.

5. Помечать важные места в тексте.

6. Снабжать указаниями по обработке.

7. Переправлять по назначению.

8. Обрабатывать сразу после получения.

9. Ни одно письмо не оставлять без обработки.

10. Ящик для почты с тремя отделениями.

1. Немедленный ответ.

2. Письма-копии.

3. «Письма-маятники» (блицответ).

4. Облегчение ответа.

5. Краткие письма.

6. Обработка текста.

7. Индивидуальные письма.

8. Профессиональная диктовка.

9. Самоограничение.

10. Целеориентированность в работе.

- Листки-памятки способствуют концентрации на существенном, разгружают память и экономят время.

1. Выбрать вид деятельности.

2. Разложить процесс на рабочие этапы и фазы.

3. Составить логическую схему.

4. Произвести группировку.

5. Переработать предварительный листок-памятку.

- Различные формуляры, подобные листкам-памяткам, также экономят время.

Проработайте материал главы «Информация и коммуникации» применительно к своим нуждам. Что показалось вам особенно важным при проработке этой главы? Что нового вы узнали? Что из вашего опыта нашло подтверждение? Что вы хотите проработать основательнее? Что бы вы хотели применить на практике?