Филипп Семёнычев - Бережливое производство для руководителей

Визуализация, т.е. метод представления информации в виде оптического изображения (рисунков, диаграмм, графиков, структурных схем, карт, таблиц и т. д.), является наиболее простым и эффективным способом передачи информации. При помощи визуализации можно не только быстро и доходчиво доводить любую информацию до персонала, но и осуществлять контроль, а также поддерживать уровень информированности на достаточно высоком уровне.

Визуализация помогает работнику не забыть доведённую до него и разъяснённую информацию, а также вспомнить её детали. В случае если информация не востребована или не интересна, она забывается быстрее, чем если информация используется, например, в повседневной деятельности, в таком случае она может оставаться в памяти достаточно продолжительное время.

По графику (см. рисунок) можно сравнить, как уровень доведённой до работника информации меняется со временем. При простой беседе, инструктаже или собрании без использования визуализации, информация усваивается человеком, но с течением времени без присутствия какого-либо подкрепления (напоминания, использования, повторения), она забывается, что демонстрирует первая кривая.

Вторая кривая графика показывает динамику уровня усвоенной работником информации при наличии визуального подкрепления, т.е. когда работник периодически возвращается к нужной информации, либо её основной части и вспоминает её. Вместо визуального подкрепления, таким же образом может срабатывать и постоянно востребованная в работе информация.

Ещё одно преимущество визуального представления – снижение вероятности неоднозначной интерпретации одной и той же информации. Сейчас объясню, что это значит. Доказанный факт, что передающаяся информация воспринимается другим человеком с большой степенью искажения и интерпретируется сугубо индивидуально. Визуализация помогает сгладить проблемы неоднозначного понимания и проблем, связанных с этим.

Попросите свой коллектив представить стол. После нескольких секунд раздумий попросите команду поделиться своими описаниями с окружающими. Теперь задумаемся о том, что если даже такое простой предмет как стол каждый представляет и описывает по-разному, то что говорить о другой, более сложной информации?

Что касается осуществления контроля, существует даже отдельное понятие визуального контроля,т.е. контроля с применением средств визуализации, помогающих мгновенно определить состояние контролируемого процесса. Визуальный контроль позволяет ответственному работнику, пройдясь по рабочим местам, посмотреть и оценить, что происходит в процессе.

С другой стороны, средства визуального контроля являются эффективным и саморегулирующим фактором для персонала, повышающим уровень ответственности при выполнении той или иной работы. К тому же, применение простых визуальных средств помогает не только руководителям, но и работникам быстро определить соблюдение стандарта или отклонение от него.

Ещё одно понятие – визуальный менеджмент, предполагает управление процессами путём визуального представления информации, быстрой её оценки и быстрого определения отклонений, а также быстрой ответной реакцией.

В некоторых организациях применяют отдельные интерпретации принципа визуализации, например, «3-х минутный менеджмент», когда для любого за 3 минуты должно сталь понятно, что происходит на участке, как обстоят дела, какие есть проблемы, отклонения и т.д. Это невозможно сделать, не воспользовавшись визуальным представлением информации. Какой бы вариант интерпретации данного принципа вы ни выбрали, необходимо помнить, что визуальное предоставление информации делает представляемую работу (состояние процесса, рабочего места и т.п.) «прозрачным», т.е. понятным всем и исключающим наличие недостоверной информации.

Этот принцип, как вы могли заметить, тесно связан с предыдущим, т.к. наилучший способ принятия решений на основе достоверной информации – это её визуализация в месте создания ценности и осуществление управления с её помощью.

На основе принципа визуального представления информации устроены практически все инструменты и методы lean, поэтому вариантов применения визуализации в настоящее время насчитывается огромное множество.

Применительно к работе руководителя, на начальном этапе можно ограничиться следующими вопросами:

Понимаете ли, вы в течение минуты, что происходит на участке (что производится, кто работает, выполняется план или нет и т.п.)?

Что можно сделать (какую визуализацию применить), чтобы сделать данный участок более «прозрачным»?

Какая информация на данном участке наиболее важная?

Как можно визуализировать эту информацию?

Какую важную информацию из существующего документооборота можно заменить представлением в визуальном виде?

Когда вы слушаете доклады ваших подчинённых, они сопровождаются визуальной информацией (графики, рисунки на флип-чарте и т.п.)?

Какую работу можно контролировать при помощи визуальных ориентиров?

Мы не останавливаемся на всех подробностях визуального представления информации. Основная мысль, которую необходимо запомнить руководителю, внедряющему lean – нельзя недооценивать визуальное представление информации, необходимо пользоваться этой возможностью, предоставленной человеческой природой.

Резюмируя, повторим, что следует запомнить из вышеизложенного:

Наиболее эффективный способ передачи информации – через зрительные образы.

Визуальное представление помогает быстро усвоить определённую информацию, избежать ошибок, связанных с её трактовками, осуществлять контроль и поддерживать обходимый уровень информированности.

Визуальное представление информации позволяет экономить время работы руководителей.

Наличие визуального контроля значительно увеличивает ответственность исполнителя.

О целеполагании в настоящее время написано огромное количество статей и книг, данный принцип уже стал фундаментальным для любого перспективного бизнеса. Несмотря на то, что практически любая компания понимает важность постановки конкретных, достижимых и измеренных целей, мы не могли не упомянуть об этом принципе в настоящей книге.

Не будем рассуждать о том, что любая нормальная организация, планирующая функционировать и процветать продолжительное время, должна иметь видение своего будущего и стратегию развития в ближайшие 3, 5, 10 … лет. В зависимости от организации, видение может содержать направления развития в финансовом плане, развитие определённых сегментов рынка, планируемые показатели прибыли, рентабельности и т.д.