А. Артемов - Информационная безопасность. Курс лекций

Номенклатура конфиденциальных дел– документ,

предназначенный для систематизации заводимых в фирме конфиденциальных дел. Решает задачи учета формируемых дел (номенклатурного учета дел), обеспечения проверки наличия документов и дел, закрепления схемы разрешительной системы доступа сотрудников фирмы к делам, учета законченных сформированных дел (закрытых дел), учета движения, использования и уничтожения архивных документов и дел до передачи их в ведомственный архив (архив фирмы). В соответствии с этими задачами табличная часть номенклатуры имеет следующие специфические графы: гриф конфиденциальности дела, фамилия сотрудника (исполнителя), которому предоставлено право пользования делом, отметка о движении дела, отметка о проверке наличия дела.

Нормативно-методическое обеспечение системы защиты информации– комплекс документов, регламентирующих процесс функционирования системы защиты информации, сформированной в целях безопасности информации конкретной фирмы, а также регламентирующих функционирование службы безопасности этой фирмы. Включает ряд обязательных организационных, инструктивных и информационных документов, которые закрепляют принципы, требования и способы предотвращения или ограничения сферы реализации пассивных и активных угроз конфиденциальной информации. Важнейшими организационными документами являются: положение о службе безопасности, положение о службе конфиденциальной документации, должностные инструкции работников указанных служб и др. Технологические инструктивные документы представлены: перечнем сведений, составляющих тайну фирмы, инструкцией по обеспечению безопасности конфиденциальной информации, инструкцией по обработке, хранению и движению конфиденциальных документов и др. Информационные (методические, советующие, обучающие) документы – правила, требования, указания, методики, памятки и др., которые детализируют процессы защиты информации в отношении отдельных групп информации и документов, отдельных категорий сотрудников фирмы в конкретных типовых ситуациях.

Носитель конфиденциальной документированной информации (документа) – материальный объект, предназначенный для документирования (фиксирования, закрепления) и хранения на нем конфиденциальной информации в целях передачи ее во времени и пространстве. Носители могут быть традиционными бумажными или картонными: листы бумаги, ватмана, координатной бумаги, книги, тетради, журналы учета, картонные учетные карточки, неперфорированные и перфорированные бумажные ленты. Эти носители используются для нанесения на них информации рукописным, машинописным или автоматическим способами. К традиционным относятся также фотографические носители информации: фото– и кинопленка, фотобумага, слайды, микрофотопленки, фотографические фонограммы. Широкое современное и перспективное значение имеют технические магнитные носители документированной информации: магнитные ленты, диски, дискеты и др. для обеспечения работы ЭВМ, магнитные карты для идентификации личности человека, магнитные носители для видео– и аудиозаписи. В качестве носителей конфиденциальной информации используются также лазерные и иные диски, пластиковые карты и др. Носители могут быть чистыми, могут содержать черновую, первоначальную, неоформленную информацию, рабочие записи, могут иметь информацию в оформленном виде и являться документами. Чистые, оформленные носители конфиденциальной информации подлежат учету (см. Оформление и учет носителей конфиденциальной информации).

Обработка изданных документов– технологическая стадия, в процессе которой выполняются технологические этапы процедуры и операции по отправке документов адресатам или передаче внутренних документов для использования в управлении основной деятельностью фирмы. Осуществляется централизованно службой конфиденциальной документации в рамках традиционной или автоматизированной системы. Стадия обработки изданных документов делится на два этапа: а) этап передачи в службу конфиденциальной документации и обработки документов, предназначенных для отправки, и б) этап передачи в эту службу и обработки внутренних документов. Первый этап включает процедуры: получения от исполнителя всех экземпляров документа и материалов, возникших при его подготовке, а также инициативного документа, послужившего основанием для издания подготовленного документа; уничтожения черновиков, вариантов и других потерявших ценность материалов; получения документа с другого вида учета (инвентарного, архивного и др.); конвертования (пакетирования) документа, оформления реестра или записи в разностной книге; внесения отметки в учетную форму документа; отправления конвертов (пакетов), телексов, факсов и др.; внесения отметки службы доставки в реестр, разносную книгу и другие формы. Второй этап включает те же процедуры, но вместо процедур подготовки к отправке и отправки выполняются процедуры: передачи документа соответствующему руководителю или исполнителю; исполнения и возвращения документа от исполнителя; передачи документа на другие виды учета.

Обработка поступивших документов– технологическая стадия, в процессе которой выполняются процедуры проверки соответствия характеристик конфиденциальных документов записям в журнале учета пакетов, проверки комплектности и целостности документов, учета поступивших документов в соответствующих учетных формах, внесения учетного номера документа в журнал учета пакетов, ежедневного контроля полноты учета всех поступивших документов, распределения конфиденциальных документов по руководителям и исполнителям. Осуществляется централизованно службой конфиденциальной документации. При распределении документы делятся на группы: а) передаваемые на резолюцию конкретным полномочным руководителям с целью принятия решения и определения состава допускаемых к документу исполнителей; б) передаваемые непосредственно руководителям подразделений или исполнителям в соответствии с утвержденной схемой доступа к документам типового содержания без резолюции руководителя (см. также Передача конфиденциальных документов руководителям и исполнителям).

Обязательство о неразглашении конфиденциальных сведений– правовой документ, добровольное письменное согласие претендента на должность, сотрудника фирмы или иного лица на ограничение его права в отношении использования конфиденциальной информации фирмы. Одновременно в обязательстве (подписке) указанные лица предупреждаются об ответственности за разглашение этой информации. Состав конфиденциальных сведений, с которыми они будут работать, сообщается только после подписания обязательства. Целесообразно, чтобы обязательство подписывали все сотрудники фирмы и лица, связанные с фирмой деловым и отношениями, в том числе не имеющие отношения к конфиденциальным сведениям, но располагающие возможностью ознакомиться с ними при исполнении служебных обязанностей. Обязательство подписывается также увольняющимся сотрудником.