Коллектив авторов - Бухгалтерский учет: Шпаргалка

Для учета специфических операций организация может по согласованию с Министерством финансов Российской Федерации вводить в План счетов бухгалтерского учета дополнительные синтетические счета, используя свободные номера счетов.

Все записи в бухгалтерском учете производятся только на основании соответствующих оправдательных документов.

Документ (документированная информация)представляет собой зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В качестве материального носителя допускается использование любого материального объекта, пригодного для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Однако для целей оформления документов в бухгалтерском учете применимы только бумажные или машинные носители информации.

Документы бухгалтерского учета преимущественно составляются по унифицированным формам,что обусловлено необходимостью упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве, обеспечения сравнимости учетных и отчетных данных различных организаций (или одной организации за различные периоды), их полноты и достоверности, исключения дублирования информации.

Бухгалтерская документацияявляется частью системы управленческой документации организации в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД), утвержденным постановлением Госстандарта России в 1993 г.

В целом документы бухгалтерского учета можно разделить на три уровня:первичная учетная документация, регистры бухгалтерского учета и отчетная бухгалтерская документация.

Первичными учетными документами,на основании которых ведется бухгалтерский учет, служат документы, фиксирующие факты совершения хозяйственной операции.

Регистры бухгалтерского учетапредназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Бухгалтерская отчетностьпредставляет собой единую систему данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемую на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам (согласно ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации»).

В рамках каждого уровня документы неоднородны. Масштабы учетных работ в организации на всех стадиях обработки документов зависят от объема документооборота: количества документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Так, по составупринято разделять документына входящие (поступившие в организацию), исходящие (официальные документы, предоставляемые организацией внешним респондентам) и внутренние (группа официальных документов, не выходящих за пределы подготовившей их организации).

Документ получает статус официального,если он создан юридическим или физическим лицом, оформлен и удостоверен в установленном порядке.

1.Позволяет достоверно описать единичный факт хозяйственной жизни организации.

2.Структура документа остается постоянной в течение длительного времени, если условия деятельности организации относительно стабильны.

3.Исключается двусмысленность в толковании содержащейся в документе информации.

4.Сообщение закодировано для удобства обработки и обеспечения безопасности информации.

5.Измерители информации, содержащейся в документе (денежные и/или натуральные), обеспечивают необходимую достоверность, точность и понятность сведений. Излишней детализации или уточнения данных следует избегать, так же как и недостаточной.

6.Документ дополняет другие документы, а не дублирует их.

7.Документ содержит как можно меньше избыточной, обычно не используемой информации, которая включается в исходную форму «на всякий случай».

8.Форма документа удобна для обработки его в среде применяемой формы бухгалтерского учета.

9.Форма документа удобна для представления и обработки в электронной среде (на ЭВМ).

10.Форма едина для всех однородных фактов хозяйственной деятельности в различных подразделениях организации (включая обособленные).

11.Составляется своевременно.

Согласно ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а)наименование документа;

б)дата составления документа (недатированный документ не имеет юридической силы, кроме того, в этом случае затруднено отнесение факта хозяйственной деятельности к конкретному отчетному периоду для целей финансового и налогового учета);

в)наименование организации, от имени которой составлен документ;

г)содержание хозяйственной операции (неточное описание факта хозяйственной деятельности влечет возникновение хозяйственных и налоговых споров);

д)измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е)наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж)личные подписи указанных лиц (возможна также расшифровка подписей).

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Причем документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документдолжен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания.

Состав и анализ структуры документов по этому признаку позволяют оценить соотношение объемов внутреннего и внешнего документооборота в организации, проанализировать степень автономности деятельности предприятия (рассчитав соотношение единиц входящей информации и внутренней), оценить активность обращения организации во внешней среде (по удельному весу исходящих документов).