Петр Жданчиков - Казначейство. Автоматизированные бизнес-технологии управления финансовыми потоками

Если бюджет выплат превышен менее чем на 10%, заявка передается на согласование в казначейство с указанием причин превышения и пояснительными материалами. Если превышение составляет более 10%, выплата по такой заявке производится после ее утверждения и корректировки бюджета. Подобные заявки принимаются к исполнению только после их визирования финансовым директором или руководителем казначейства.

Утвержденные к оплате заявки передаются в бухгалтерию, которая проверяет прилагаемые к ним первичные документы (счет, счет-фактуру и т.д.) и их реквизиты на соответствие требованиям бухгалтерского учета по оформлению первичных документов. Если документы, прилагаемые к заявке на оплату, удовлетворяют требованиям бухгалтерии, заявки исполняются. В противном случае документы возвращают в финансовый отдел с указанием причин возврата. На основании согласованных заявок на оплату бухгалтерия ежедневно готовит платежные документы и производит расчеты согласно графику оплаты на день.

В условиях кризисного управления платежами компании заявка на оплату проходит пять этапов контроля.

1. Согласование с владельцем бюджета (руководителем ЦФО), в рамках которого проверяется обоснованность расхода.

2. Бюджетный контроль, где проверяется соблюдение лимита по установленной статье.

3. Финансово-бухгалтерская проверка, на основании которой оцениваются юридическая чистота сделки, правильность оформления документов, налоговые последствия. Кроме того, отслеживается исполнение обязательств тем контрагентом, с которым заключен договор, т.е. оценивается вероятность возникновения сомнительной дебиторской задолженности.

4. Казначейский контроль, с целью проверки на соответствие плану движения денежных средств и внесения заявки в реестр платежей на день.

5. Согласование с финансовым директором, который утверждает сформированный казначейством реестр, платежей на день.

При наличии регламента разделения прав и обязанностей ответственность за визирование платежных документов распределяется между казначейством и финансовым директором компании. Если лимит по статье не исчерпан, а платеж не превышает, например, 50 тыс. руб., достаточно визы руководителя казначейства.

Приоритеты исполнения платежей в кризисных условиях определяют следующим образом.

Для большинства компаний характерна ситуация, когда общая сумма поступивших на оплату заявок превышает объем денежных средств, которыми располагает компания на текущий момент. Вопрос, по каким счетам платить сейчас, а какие платежи отложить, должен решаться не при возникновении кризисной ситуации, а заранее, на этапе разработки процедур исполнения бюджета. Для этого все выплаты, запланированные в бюджете, следует поделить на группы по степени их важности. Как правило, выделяют 2 – 3 группы, но в зависимости от специфики компании их может быть и больше.

К платежам первого приоритета, или обязательным платежам, как правило, относят:

• заработную плату персонала;

• налоговые платежи;

• погашение кредитных обязательств перед основными поставщиками (электроэнергия, сырье, материалы);

• погашение кредитов, полученных в банке;

• другие платежи (лизинговые платежи, выплаты по реструктуризированной задолженности, выплаты дивидендов и т.д.).

Обязательные платежи осуществляются полностью в утвержденные для выплаты сроки.

Расстановка приоритетов при определении первостепенности платежей во многом зависит от специфики отрасли. Главное при выделении приоритетов – понимать, каковы будут финансовые последствия несвоевременного исполнения того или иного платежа. С одной стороны, если у компании очень дорогие кредитные ресурсы, то в качестве одного из инструментов кредитования могут быть рассмотрены налоговые выплаты, которыми компания будет пользоваться как своего рода овердрафтом, а следовательно, налоговые платежи не будут иметь первостепенного значения. С другой стороны, для компании очень важно, чтобы налоговые платежи были исполнены точно в срок во избежание блокирования счетов и предъявления штрафных санкций со стороны налоговых органов.

К группе платежей второго приоритета в большинстве случаев относят:

• премии, вознаграждения по итогам года;

• платежи прочим кредиторам;

• закупки по неосновной деятельности и другие платежи.

Выплаты по этим статьям производят после платежей первого приоритета. Можно также руководствоваться следующим принципом: если выручка поступает в полном объеме, то платежи второго приоритета осуществляются полностью, если нет, объем платежей сокращается пропорционально поступлению выручки и часть платежей переносится на следующий период.

Одним из способов согласования платежей в кризисной ситуации является использование матрицы движения денежных средств. Внедрение ежедневной матрицы движения денежных средств, позволяет избежать проведения длительных утренних планерок с целью распределения платежей. Матрица представляет собой электронный файл (в самом упрощенном варианте – таблица в формате Excel), который может заполняться автоматически практически в любой бухгалтерской программе – от 1С до SAP. В матрице ежедневно происходит объединение двух информационных потоков: данных о поступлении денежных средств и заявок на оплату. Предварительный вариант матрицы движения денежных средств направляют уполномоченным лицам (руководителям подразделений), а те, в свою очередь, отправляют замечания координатору, который имеет право вносить изменения в матрицу. После того как изменения внесены и матрица утверждена, на ее основе формируется график платежей.

Кризисное управление ликвидностью в рамках бюджета направлено на предотвращение возникновения дефицита денежных средств (кассовых разрывов). Избежать возникновения кассовых разрывов компания может за счет привлечения финансирования со стороны (кредиты, займы), создания резервов или сокращения выплат. Выбор способа покрытия кассовых разрывов зависит от приоритетности платежей и размера дефицита. Если при возникновении дефицита не хватит денежных средств на осуществление платежей первого приоритета, необходимо привлечь заемные средства или использовать созданный резервный фонд.

Для выплат «второго приоритета» использование того или иного метода управления кассовым разрывом зависит от величины дефицита. Если предполагаемый дефицит незначителен, принимается решение о сокращении объема менее приоритетных платежей, в противном случае используются средства резервного фонда или заемные средства. В большинстве компаний пороговое значение дефицита составляет около 10% величины поступлений.