Татьяна Рогуленко - Совершенствование организации бухгалтерского учета и контроля обязательств непубличных производственных компаний по кредитам и займам

Основные навыки, которые требуются для получения и использования информации, – это поиск, анализ, структурирование, хранение и манипуляция. Предполагается, что набор данных, являющихся побочным результатом деятельности компании, обеспечивает в различных ситуациях принятие решений, основанных на имеющейся информации. Зачастую это приводит к тому, что называется «информационной перегрузкой». С каждым отчетным периодом многократно возрастает сложность сбора и управления информацией. Это требует все больше времени и базовых навыков, необходимых менеджерам для управления информацией, которых часто не хватает. Существенно возрастает значение внутрикорпоративного контроля и управления письменной информацией. Как показывает практика, менеджеры перегружены массой бесполезной информации, запутывающей поиск действительно важных документов. Такое управление мешает правильному принятию решений и планированию и ухудшает результаты деятельности компании. Когда имеющейся в распоряжении информацией не могут или не хотят правильно управлять, это часто приводит к неоправданной трате сил и средств. Наличие данной проблемы предопределило необходимость разработки методики документооборота для компаний оказывающих бизнес-услуг (аудиторско-консалтинговая группа). Основные носители информационного потока для целей управления бизнесом – документы. Комплект документов, необходимых для сбора информации в отношении операций по такому объекту учета как нематериальные активы представлен в приложение 2, а разработанный нами Порядок хранения бухгалтерских документов в приложении 3. Последовательность формализации и документирования финансово-хозяйственных ситуаций, выбор порядка их заполнения и последующей обработки информации в таких формах документов должны отвечать на следующие важные вопросы:

• каково назначение конкретного документа;

• сколько должно быть одновременно выписываемых экземпляров документов, их обязательные реквизиты, вписываемые в них показатели и периодичность составления документов;

• кем заполняются реквизиты и их показатели, меры ответственности за возможные неточности заполнения реквизитов и внесение в них показателей;

• перечень адресатов документов.

Расчет показателей, заносимых в те или иные документы, осуществляется на основе определенных правил – процедур обработки и первичных ученых данных с последующей их модификацией для целей управления (приложение 4 и 5). Далее уточняются маршруты движения заполненных информацией документов по подразделениям системы управления в целом, начиная с момента их начального заполнения вплоть до передачи менеджеру, принимающего решение или выхода за пределы управляющей системы (архивация). Такое движение документов определен как документооборот, представляемый, как правило, в графическом виду для визуального восприятия всего движения документов, что помогает управлять и документами, и связанными с ними финансово-хозяйственными ситуациями. Анализ графической схемы документооборота позволяет проследить пути документов, выявить моменты их образования, операции, которые с ними осуществляются, порядок, в котором документы структурируются по определенным признакам и под определенные цели. Посредством анализа схемы документооборота можно выявить объем, характер и сроки выполнения работ для каждого подразделения компании, недостаток/излишек контроля за документооборотом, дублирование информации, неоправданные задержки в обработке и передаче документов. Такой анализ позволяет оценить, в конечном счете, распределение обязанностей между ответственными за документооборот по всем структурным подразделениям компании (приложение 3). Содержание Методики документирования фактов хозяйственной деятельности и разработка стратегически ориентированных показателей развития компаний раскрыто в приложении 4.

Многие аналитики справедливо полагают, что «графический метод является простым, наглядным, универсальным и экономичным методом описания потоков информации на микроуровне. Однако при увеличении размерности потока информационная схема документооборота может стать настолько велика, что, потеряет свою ценность как средство анализа, или будет настолько поверхностна в деталях, что не окажет помощи при анализе потоков информации» [635]. Следовательно, данный метод целесообразно использовать для анализа организации и совершенствования существующей схемы потоков информации в компаниях не холдингового типа.

Глобализационные тенденции экономического и финансового взаимодействия множат виды предпринимательских рисков. Следовательно, важнейшей современной функцией системы учетно-контрольной и аналитико-оценочной информации становится идентификация таких рисков. Отличительной чертой современного руководителя является его способность предугадывать развитие рыночных тенденций, опираясь на результаты анализа информации из самых различных источников. На это сфокусирована точка зрения прагматиков на содержание информации, это сведения о развитии рынков и выявление ниш, где может вырасти прибыль. Такое прагматическое суждение представляется нам спорным. Снижение финансового риска представляется задачей как наиболее важной, так и предельно сложной. Теоретически можно принимать решения, вообще не основываясь ни на какой информации: так поступает биржевой спекулянт, хотя опытные биржевые спекулянты будут утверждать, что при принятии решений они используют расчет вероятностей. Однако сомнительно, чтобы менеджеры даже самой «серьезной» компания принимали решения (особенно связанные с затратами или с риском потери дохода), руководствуясь подобной тактикой, т. е. не опираясь на конкретную информацию. Информация может быть разрозненной и очень неполной, однако, она, тем не менее, должна иметься в наличии для принятия управленческих решений. В то же время менеджеры многих компаний вынуждены определять, когда и какой конкретно информации уже достаточно для эффективного управления. Способность управлять информацией, чтобы получать от нее пользу и минимизировать финансовые риски, является важным навыком для менеджеров. Отсюда следует важный вывод – чем большим объемом качественной (идентифицированной и структурированной по целям) информации располагают менеджеры компании, тем меньше уровень финансового риска в их последующих управленческих действиях.

Активный сбор информации, её идентификация, ранжирование по целям и оценка полезности чаще всего фокусируется на конкретной цели и решениях по её достижению. Проведенное исследование показало, что единицы компаний регулярно изучают окружающую рыночную среду, прибегая к бенчмаркингу или другим методам выявления конкурентов и связанных с ними угроз. Регулярный сбор информации возникает как составная часть реализации стратегии бизнеса. Однако целенаправленную работу на завоевание рынка следует включать в состав мероприятий по оперативному бизнес-планированию (бюджетированию и контролю за исполнением бюджетов). Это создает условия для координации стратегических решений с прогнозами внешних и внутренних условий текущих отчетных периодов по обновлению ассортимента товаров, услуг, реинжинирингу бинес-процессов или других необходимых управленческих мер по реализации финансовой стратегии.