Наталья Еремич - Тайм-менеджмент для женщин. Как все успевать

Первая область - деятельность административных служб компании. Однажды я наблюдала, как строгая тетенька несколько раз заставляла ведущего разработчика проекта переделывать авансовый отчет, в то время как в его приемной ожидали представители заказчика. Такая ситуация недопустима. Не нужно забывать, что задачи административно-хозяйственной службы – обеспечивать производственную деятельность, а не мешать ей. В одной компании, например, установлен такой порядок: бухгалтер готовит для сотрудника весь набор документов, и ему остается только подписать их.

Вторая область - бюрократическая деятельность, связанная с делопроизводством. Это бездонная пропасть, куда уходит время. Незачем, например, заполнять журнал учета рабочего времени с пятнадцатиминутной детализацией или снабжать документ из одной страницы тремя страницами шапок, обязательных к заполнению. Примеров такого без-

дарного использования рабочего времени можно привести множество. Мой совет: обходитесь минимумом бумаги и даже при этом максимально автоматизируйте свою деятельность.

Третья область - рабочая обстановка самого офиса: если сотрудники начинают приходить на работу к семи утра или уходить в час ночи при том, что рабочий день у них с 9 до 18 часов, это верный признак того, что в офисе лучше всего работается, когда никого нет. Может мешать множество факторов – большое количество работников в помещении, телефонные разговоры, громкие обсуждения или духота.

Четвертая область - личные интересы сотрудников. Многие рассматривают работу как способ заниматься любыми делами за чужой счет. Чаты, форумы, поиск фильмов и музыки, онлайн-знакомства – вот далеко не полный перечень развлечений в рабочее время с помощью Интернета. Форумы могут способствовать профессиональному росту, коммуникаторы можно использовать для общения с коллегами из других городов, но во всем должна быть мера.

Обратитесь прежде всего к этим четырем областям, если вы ищете способы сокращения мусорного времени. Из собственного опыта могу указать несколько приемов, которые часто помогают сократить мусорное время в разы.

Отвечайте на все письма, не связанные с безотлагательными делами, в конце рабочего дня. Это особенно подходит тем, кто работает в крупной организации. В этом случае каждый день вы получаете как минимум два-три письма с резюме "сообщите", "отчитайтесь" или "представьте данные". Это мешает сосредоточиться и отнимает время, хотя не является срочным – никто не пострадает, если вы сообщите бухгалтерии данные за прошлый год на три часа позже.

Используйте голосовую почту на рабочем и мобильном телефонах. Во-первых, это существенно сократит уровень шума в комнате, во-вторых, позволит людям сохранять

концентрацию, так как они не будут отвлекаться на звонки. Голосовую почту можно проверять на перекурах или в кофе-паузах, убивая сразу двух зайцев.

В случае если вы руководите отделом и ваше рабочее место находится в одном помещении с подчиненными, сядьте так, чтобы видеть их мониторы. Скоро вы заметите, насколько после этого возросло количество времени, которое сотрудники уделяют работе, и соответственно сократилось время, уделяемое развлекательным интернет-сайтам и компьютерным играм. Лучше всего расставить рабочие столы по периметру комнаты вплотную к стенам. Во-первых, это обеспечит достаточное количество рабочего пространства, во-вторых, позволит свободно передвигаться и, в-третьих, поможет вам все видеть. При этом лучше объявить, что все хобби в Интернете остаются на вечер – сотрудники имеют право на личную жизнь.

Поднимите свой авторитет – защищайте подчиненных от бюрократов, попыток вовлечь их в бесконечные совещания или менять им мебель в середине рабочего дня – от любых действий, которые могут помешать им работать. Сами тоже им не мешайте. По статистике, 80 % рабочего времени руководитель проводит, общаясь со своими сотрудниками, партнерами и т. д. Задумайтесь, насколько эффективно это общение. Возможно, на решение мелких проблем можно было затратить меньше времени, и оно бы осталось на что-то важное и давно задуманное. Рабочий день приобретает угрожающие временные размеры, и мы испытываем дефицит времени. Наше время съедают поглотители времени. В списке, приведенном ниже, дан перечень наиболее распространенных причин временных потерь.

Поглотители времени таковы.

Нечеткая постановка цели.

• Отсутствие приоритетов в делах.

• Попытки слишком много сделать за один раз.

• Отсутствие представления о предстоящих задачах.

• Неверное планирование дня.

• Беспорядок на рабочем месте.

Чрезмерное чтение (любой литературы, даже новой).

• Досье (банк данных).

• Недостаток мотивации.

• Отвлекающие телефонные разговоры.

• Поиски записей, адресов, номеров телефонов.

• Недостаток кооперации.

• Незапланированные посетители.

• Неспособность сказать "нет".

• Неполная или запоздалая информация.

• Отсутствие самодисциплины.

• Неумение довести дело до конца.

• Отвлекающие внешние факторы.

• Затяжные совещания.

• Недостаточная подготовка к беседам.

• Нечеткая обратная связь или ее отсутствие.

• Разговоры на личные темы.

• Излишняя коммуникабельность. Избыточные деловые записи. Синдром откладывания.

• Желание знать все, то есть сплетни.

• Длительное ожидание. Спешка и нетерпение.

Редкое делегирование полномочий (лучше сделаю сама).

Недостаточный контроль за выполнением ваших поручений.

Отметьте те из них, с которыми сталкиваетесь чаще других, и начинайте бороться с ними уже сейчас.

Хронометраж

Сначала рассмотрим общий метод борьбы с любыми поглотителями времени – хронометраж. Затем остановимся на некоторых типичных поглотителях. Хронометраж, учет и анализ расходов времени позволяют исследовать расходование вашего личного времени, а главное, понять, на что именно вы его тратите.

Провести хронометраж нетрудно. Возьмите любой небольшой ежедневник или блокнот – то, что вам будет удобно носить с собой. Лучше, чтобы он был ярким и заметным. С самого утра фиксируйте в нем все, что делаете в течение дня. Обращайтесь к блокноту примерно раз в полчаса-час и записывайте все дела с точностью до 5-10 минут. Записи могут выглядеть примерно так:

• 9:10- села работать, зашла в Интернет почитать новости; 9:20- выпила кофе;

• 9:30- начала писать отчет;

• 9:45 – зашла Тома, обсудили вчерашние действия шефа, поговорили о международном положении дел;

11:15- вернулась к работе.

Гарантирую, что сначала вы будете забывать про хронометраж. Не паникуйте и не бросайте. Просто начните снова – с того момента, когда вспомнили о нем. В считанные дни выработается привычка.