Наталья Еремич - Тайм-менеджмент для женщин. Как все успевать

Не стоит фиксировать мелкие отвлекающие дела. Не записывайте действия длительностью менее пяти минут. Ко-

роткие перерывы можно отмечать на полях. В конце дня подсчитайте их количество, умножьте на две-три минуты, и вы получите количественный показатель по одному из самых неприятных и незаметных воров времени.

Вы получили картину своего среднестатистического дня. Теперь вы знаете, на что тратите время. Вести такой учет желательно три-четыре недели. Затем полезно проводить недельный или двухнедельный сеанс хронометража примерно раз в квартал, чтобы контролировать ситуацию и вовремя исправлять ошибки.

Сам процесс учета, еще до анализа полученных результатов, чрезвычайно полезен. У вас выработается чувство времени, которое всегда подскажет вам, когда время расходуется неэффективно. При обнаружении траты времени впустую не волнуйтесь, не спешите принимать меры, лучше найдите у себя резервы времени: как бы хорошо ни было организовано время, его резервы есть всегда.

измерение данных

У руководителей есть поговорка: хочешь управлять – измерь. Вспомнив разговор об управлении собой как автономной компанией, можно догадаться, что этот принцип можно применить к себе лично. Воспользуйтесь количественными измерителями, если вы хотите повысить эффективность использования времени и снизить его расход на поглотители.

Для выработки некоторых измерителей потребуются данные хронометража, другие можно применять и без него.

Поговорим о первых. С помощью хронометража можно получить ответы на следующие вопросы. • какое количество (или процент) времени тратится на долгосрочные, наиболее важные проекты (как правило, это около 20-30 % рабочего времени; желательно довести эту цифру до 60-70 %);

• сколько времени тратится на задачи, которые можно делегировать, но почему-то я этого не делаю (этот показатель не должен превышать 10 %);

какой процент времени уходит на поглотители (показатель часто доходит до 50 % (!), через несколько недель хронометража его удается снизить до 10-20 %). Вечером в созданной на основе хронометража картине дня

отметьте наиболее важные долгосрочные дела, те, которые

могли бы делегировать, и поглотители. Например:

• 9:10 – села работать, зашла в Интернет почитать новости (по гл.);

9:20 – выпила кофе (погл.);

9:30 – начала писать отчет (долгоср.);

• 9:45 – зашла Тома, обсудили вчерашние действия шефа, поговорили о международном положении дел (погл.);

Щ 11:15 – вернулась к работе (долгоср.).

Посчитайте, сколько времени вы потратили на отдельные категории. Теперь – самое интересное. Ежедневно отмечайте эти показатели на графике: по горизонтали – дни недели, по вертикали – ваш показатель в часах или минутах.

Психология человека такова, что как только вы начнете фиксировать количественные показатели, они сами собой начнут изменяться в лучшую сторону: время на поглотители будет уменьшаться, время на выполнение важных задач – увеличиваться. Изменения показателей на графике будут стимулировать вас к тому, чтобы постоянно улучшать показатель затрат времени на главное.

Разберемся с показателями, для отслеживания которых не нужна полная картина дня. Это могут быть:

• количество времени на выполнение приоритетной задачи;

• количество времени на отдых;

• количество времени на неформальное общение с коллегами в рабочее время;

• количество времени на задержки в офисе после окончания рабочего дня.

Наверняка вы догадались, что первые два показателя требуют постоянного увеличения, два последних – уменьшения. Для их фиксации не нужен постоянный хронометраж – достаточно в течение дня записать только время работы, например, над приоритетной задачей. В конце дня это время суммируется и отражается в графике.

Оптимальное количество показателей – два-три; когда какой-то из них будет доведен до нужного значения, его можно далее не отслеживать и заменить другим.

Показатели могут быть любыми – в зависимости от вашей деятельности. Главное – понять, чего вы хотите от своего времени, какую часть жизни нужно оптимизировать, и выразить это количественно.

Типичный поглотитель времени

Вы уже знакомы с распространенными поглотителями времени. Теперь рассмотрим самый типичный, который крадет время у большинства из нас, – поездки в общественном транспорте или на автомобиле. Такая потеря времени особенно сказывается на жителях больших городов, где пробки, столпотворение в метро, в автобусах и маршрутках. Дорога на работу или домой может перестать быть мучительной. Предлагаю вашему вниманию несколько способов заполнения времени нахождения в транспорте.

В качестве пассажира – читайте, если находитесь за рулем – слушайте аудиокниги. Главное, чтобы исходящая информация была не первой попавшейся. В общественном транспорте, в самолетах и поездах можно наблюдать людей в деловых костюмах, изнывающих от безделья, и это люди, которые говорят, что они круглые сутки работают, а работы

все прибавляется, и что у них нет времени та развлечения и чтение литературы,

Находясь за рулем, можно слушать аудиокниги. Художественной литературы в таком формате – множество, книг по бизнесу несколько меньше, но достаточно. Аудиокниги помогут нетолько в автомобиле, но и в переполненном общественном транспорте, когда читать обычную книгу затруднительно.

Александр Любищев, но книге Даниила Гранина "Эта странная жизнь": "Какие преимущества дает чтение в дороге? Во-первых, не чувствуешь неудобств в дороге, легко с ними миришься; во-вторых, нервная система находится в лучшем состоянии, чем в других условиях.

Для трамваев у меня, как и в основной работе, не одна книжка, а две или три. Если едешь с какого-либо конечного пункта (например, в Ленинграде), то можно сидеть, следовательно, можно не только читать, но и писать. Когда же едешь в переполненном трамвае, а иногда и висишь, то тут нужна небольшая книжечка и более легкая для чтения. Сейчас в Ленинграде много народу читает в трамваях".

Отдыхайте, если действительно отдыхаете. Решение расслабиться и отдохнуть – также не менее полезное и эффективное использование личного времени, чем чтение полезной литературы. Однако это решение должно быть сознательным, и отдых должен быть спокойным и полноценным. Отключитесь от всех проблем, включите плеер или цифровой диктофон с хорошей музыкой.

Выбирайте нестандартные маршруты и время. Как правило, мы ездим по одним и тем же маршрутам в одно и то же время. Попробуйте выехать на полчаса раньше обычного, выберите другой маршрут- пойдите нестандартным путем. Успешные люди часто его выбирают, потому и успевают то, чего не успевают другие. Транспорта это тоже касается.