Наталья Еремич - Тайм-менеджмент для женщин. Как все успевать

Однажды я услышала подобные рассуждения от своей знакомой. Женщина жаловалась на постоянную нехватку времени. Она спала по четыре часа в сутки и ничего не успевала. Дома по утрам мыла посуду после вчерашнего ужина, поэтому губы красила уже по дороге на работу, стоя на светофоре. В течение дня ей удавалось завершить только две трети запланированных дел, хотя она постоянно задерживалась в офисе на час-полтора. Этот заветный час Анна мечтала добавить к рабочему дню. На мой вопрос, почему она решила, что именно столько времени ей нужно, женщина ответила, что если точно собирается уйти с работы в шесть, уходит в семь, если решит, что в семь – получается не раньше восьми. Она сделала вывод, что ей не хватает одного часа. Я предложила ей альтернативный вариант – решать уходить в пять. Это была шутка, хотя и не лишенная смысла. Мое предложение Анна восприняла всерьез и ответила, что она и так ничего

не успевает, поэтому и нужно добавить, а не убавить этот час. Я поинтересовалась, чем она занимается в дополнительное время.

"Например, документы серьезные составляю, – ответила Анна. – Я быстро переключаюсь, но в течение дня не могу полностью сосредоточиться, а вечером все расходятся, тихо, спокойно. Бывает, что за день накапливаются мелочи – это не посмотрела, тому не позвонила, что-то не проверила, документ за подчиненным не исправила. На следующий день такие хвосты всплывают в самый неподходящий момент". При этом вид у нее был такой странный, что захотелось уточнить, чем она занята в неподходящие моменты. Оказалось, либо ничем, либо мелкими текущими делами, не требующими больших усилий, то есть значительная часть дневного времени тратилась впустую, а основная работа делалась вечером. Это происходило не потому, что ей мешали сосредоточиться, а из-за лени.

Помните песню из телесериала "Семнадцать мгновений весны", в которой поется: "Не думай о секундах свысока"? Автор этих слов попал в точку. На работе как раз о них мы и забываем, покуривая, болтая и попивая чай-кофе. Безусловно, у каждого свой темперамент: кто-то быстро принимает решения, а кому-то нужно подумать. Однако это никогда не служило оправданием лени, пустого времяпрепровождения и распущенности. Как тут не вспомнить еще одно известное высказывание из драмы "Баня" Владимира Маяковского: "Время, вперед!" Не забывайте и вы, что время действительно неумолимо бежит вперед и наша задача – не гнаться за ним, а научиться управлять им, чтобы оно летело туда, куда мы укажем. Для этого просто заставьте время работать на вас. Верный путь – не жаловаться на жизнь, тратя на это драгоценные минуты, а брать от нее все, что возможно.

У каждого дня должен быть план.

Как уже говорилось, правильных ответов в тайм-менеджменте не существует. Для одного правильно одно, другому

же это совершенно не подходит. Однако одна непреложная истина тайм.-менеджмента такова: план дня должен быть.

Признайтесь, такое бывало не раз: десять входящих электронных писем, пять наклеек на мониторе, двадцать пять напоминаний в уме и крестики на руках. Это – не план дня. План дня должен быть в одном месте и обязательно в письменном виде. На каком носителе – не принципиально, главное, чтобы вам было удобно.

Частое возражение против планирования дня состоит в том, что все быстро меняется. Именно для таких ситуаций необходимы планы. Вы ведь не планируете утренний душ или чистку зубов. План существует не для того, чтобы загнать себя в жесткие рамки и не реагировать на изменяющиеся внешние обстоятельства. План – это как раз хороший способ ориентироваться в изменяющихся обстоятельствах.

В первую очередь нужно помнить о том, что план обязательно должен быть материальным (на бумаге или в электронном виде). Даже если вы уверены, что у вас отменная память, не стоит чрезмерно полагаться на нее: материализуйте список задач на день. Голова человека не способна удерживать слишком много информации одновременно, поэтому обязательно записывайте все задачи на день и регулярно просматривайте этот список в течение дня. На это уйдет всего несколько минут, но даст возможность контролировать и управлять делами, позволит ничего не забывать и правильно расставлять приоритеты. Не спешите думать, что вы уже умеете это делать: труднее всего даются самые простые вещи. Внимательно понаблюдайте за собой и не стесняйтесь оттачивать простые навыки планирования.

Классический тайм-менеджмент жестко регламентирует: планировать рабочий день лучше вечером, но мне кажется, у этого вчера есть как свои плюсы, так и минусы. Рассмотрим их.

Планирование дня с вечера хорошо закрывает прошлый рабочий день, легче переключиться в режим нерабочего времени и отдыха, новый день начинается с четкой картины предстоящих дел. Удобно в более стабильной и предсказуемой деятельности.

Планирование дня с утра хорошо сочетается с согласованием (или подтверждением) времени встреч с клиентами или партнерами по бизнесу, распределением поручений и необходимой информации среди подчиненных и т. д.

В любом случае к плану не стоит относиться как к закону. Он должен постоянно корректироваться при изменении обстоятельств. Времени на это потребуется совсем немного: в общей сложности минут 10 в течение дня, а экономия при грамотном планировании составит часы, а иногда и недели, освобожденные от ненужной работы.

При необходимости много передвигаться по офису или по городу желательно, чтобы план дня был мобильным, то есть занесен в небольшой ежедневник либо распечатан.

При планировании дня вы сталкиваетесь с тремя типами задач:

• жесткие встречи – привязанные к конкретному моменту времени (пресс-конференция в 12:00);

• гибкие задачи – не привязанные к определенному времени (уточнить время начала пресс-конференции); "гибкие" не означает необязательные и не имеющие срока исполнения – у этой задачи может быть срок, но нет конкретного момента времени, в который вы должны ее решать;

• бюджетируемые – крупные приоритетные задачи, у которых нет жесткого момента исполнения, но которые требуют большого ресурса времени (подготовиться к пресс-конференции (три часа)).

Такая классификация поможет вам оптимально сочетать жесткое и гибкое планирование.

Алгоритм планирования дня следующий (табл. 8.1). Таблица 8.1. Страница ен-шднош-шка с обзором дня

На свободном пространстве (в ежедневниках – справа от сетки времени) составьте полный список задач, не привязанных к определенному моменту. Выделите ярким маркером две-три приоритетные и выполнение гибких задач начинайте именно с них. В сетке времени запланируйте встречи, привязанные к точному времени. Для приоритетных задач, требующих большого ресурса времени, забронируйте его в ежедневнике. Время между жесткими встречами в течение дня заполняйте начиная с выполнения задач, отмеченных цветом.