Наталья Еремич - Тайм-менеджмент для женщин. Как все успевать

Должно получиться следующее: слева – жесткие встречи, причем не просто списком, а с привязкой к сетке времени. Справа – список гибких задач, наиболее приоритетные из них выделены. Для двух из трех приоритетных задач забронировано время. Благодаря наглядности левой части плана сразу заметны участки времени, в которые можно выполнять забронированные задачи. При этом хорошо видно, достаточно ли на них времени.

Обратите внимание: в этом плане дня много свободного места, не нужно расписывать по времени все задачи. Благо-

даря этому план без потерь готов изменяться. При появлении нового задания просто допишите его в гибкий список, оцените приоритетность и запустите в работу.

опоздала – не спеши

Рассмотрим такой элемент плана дня, как график жестких встреч, привязанных к конкретному времени.

Как бы ни была непредсказуема жизнь, по тому, пунктуальны вы или нет, люди будут судить о том, насколько организованно и ответственно вы будете выполнять в дальнейшем свои обязательства. Во избежание опозданий при планировании встреч обязательно закладывайте резервы времени на дорогу (особенно актуально в больших городах – нужен дополнительный резерв на пробки); на второстепенные дела (вошла в приемную, подготовилась, посмотрела в зеркало), на организационные нестыковки (бабушка на вахте, вписывающая ваши паспортные данные в книгу, не пропускает через вертушку, путаница в переулках или адресах).

Многие не умеют реально оценивать ситуацию и время на решение тех или иных задач. Человеку кажется, что он справится за три дня, а уходит неделя. Часто время со среды до понедельника оценивается в шесть дней, на самом же деле в распоряжении только два с половиной рабочих дня. Хуже всего русский человек ориентируется в затратах времени на второстепенные дела – вообще не отводит на них ни минуты. Здесь как раз уместен принцип: умножь бюджет проекта на два, длительность на три, и получишь реальные цифры. Аналогично поступайте при планировании встреч. К первоначальным оценкам времени прибавляйте еще хотя бы 20 % . Всегда закладывать резервы – принцип очень простой, но редко используемый на практике. Об этом говорит и очередной рецепт успеха системы тайм-менеджмента: не планировать более 60 % рабочего дня, оставляя 40 % времени в качестве

резерва. Например, в одной из московских компаний этот принцип реализовали следующим образом.

После каждых двух часов запланированных встреч была так называемая зеленая зона, на которую секретари ничего не планируют. В это время у сотрудников есть возможность просмотреть бизнес-планы или навести порядок на столе. В результате, если у кого-то затянулась встреча, самое худшее, что может произойти, – сдвинется следующая встреча, а дальше удар брала на себя зеленая зона. Менеджеры и руководители отделов были очень довольны: большинство деловых встреч начиналось вовремя, появилось время на обед и накапливающиеся мелкие дела.

точность – вежливость королев

В любом деле главное – не просто прибыть на встречу, а сделать это вовремя. Вы – королева своей жизни, поэтому должны отличаться точностью и пунктуальностью. Никогда не позволяйте себе приходить на встречу в последнюю минуту. Однако часто случается, что кто-то приходит за полчаса до встречи, а потом еще ожидает контрагента. Давайте рассмотрим типичные варианты прихода.

Вовремя: вы приходите на 5-10 минут раньше начала встречи. У вас есть время спокойно раздеться, выпить чаю в приемной и собраться с мыслями. Этот режим с незнакомыми людьми, особенно более нужными вам, чем вы им, лучше применять по умолчанию. Естественно, полезно иметь заранее заготовленный наполнитель времени ожидания – книгу или список исходящих несрочных телефонных звонков. Если в силу непредвиденных обстоятельств вы слегка опоздаете, то вряд ли заставите человека ожидать вас более пяти минут, что приемлемо.

Академическое опоздание - до 15 минут. Нормально при встрече со знакомыми и коллегами, но только если встречаются два-три человека; если больше, такое опоздание некорректно.

Гибкий процесс: если предстоит коллективная встреча, во время которой кто-то может подключаться, кто-то – на время покидать ее, то регламент довольно гибкий,

Форс-мажорные обстоятельства

Рассчитывайте не столько на свои планы и ожидания, сколько на то, что ситуация, а с ней и планы, может измениться.

Например, вам сказали: "Подъезжайте в такое-то время по такому-то адресу, мой мобильный такой-то". Вы подъехали, никто из прохожих не -знает, где находится улица Цветочная, карту города вы забыли в офисе, мобильный вашего контрагента недоступен, а узнать номер офисного вам не пришло в голову.

Во избежание подобных ситуаций запасайтесь не только информацией, необходимой для осуществления планов, но и дополнительной, которая поможет, если что-то изменится.

Обязательно позвоните за несколько часов до начала и подтвердите встречу, в случае форс-мажора позвоните и сообщите, что можете задержаться, Затраты времени на такую перестраховку- пара минут, а вам они помогут сэкономить много сил и времени. Такими действиями вы также подкрепляете свой имидж человека ответственного, пунктуального и исключительно внимательно относящегося ко всем договоренностям и обязательствам.

Вот контрольный список, которым я настоятельно рекомендую пользоваться при планировании встреч.

Карта города - если приходится брать ее с собой из машины в офис и обратно, заведите запасной экземпляр.

Расчет времени на дорогу с учетом резервов (пробки, неожиданно опустевший бак и т. д.). Эту информацию желательно сохранять в письменном виде для возможного последующего использования вами или вашими коллегами.

Вопросы контрагенту - все номера телефонов (его рабочий и мобильный, общий офисный, секретаря, заместителя);

есть ли контрольно-пропускной режим; как найти здание (если адрес сложный) и офис внутри его.

Не менее полезным будет не только добывать такую информацию, но и хранить ее. При подготовке ко второй встрече с клиентом эти записи окажут неоценимую услугу.

Творчество и самодисциплина совместимы

Наш человек может много работать, но, как ни странно, уровень производительности труда оставляет желать лучшего. По данным исследований, в России показатель выработки продукции на один человеко-час составляет 26,5 % от уровня США. Причина скорее в несобранности и лени, чем в нехватке времени, ведь в американских сутках тоже 24 часа.

Некоторые утверждают, что русский человек – натура творческая, а тайм-менеджмент – слишком прямая система, которая сама по себе отнимает много времени и убивает в человеке творческое начало. Некоторые психологи говорят, что система обязательных действий, сформированная в виде плана, слишком сложна и непривычна для нашего человека – русскому творческому характеру не свойственна самодисциплина. В качестве примера строгой самоорганизации могу привести творческих русских людей. Так, Чайковский жестко организовывал свой день: при любых обстоятельствах писал музыку с б до 12 утра. Еще пример – Пушкин: если посмотреть черновики "Истории Пугачевского бунта", весь процесс работы детально расписан, выделено конкретное количество часов на каждую главу. Творческий -не значит неорганизованный. Можно привести рабочий день Александра Суворова – человека яркого, известного и достигшего многого в жизни: