Сергей Готин - Логико-структурный подход и его применение для анализа и планирования деятельности

– Материалы: сколько какого материала требуется для осуществления деятельности; сколько цемента надо на заливку фундамента; сколько продуктов необходимо на приготовление обедов на N человек в день и какими они должны быть.). Показатели могут относиться как к количественным, так и качественным характеристикам материалов.

– Человеческие ресурсы (Сколько человек приняли участие в мероприятии.). Если же вопрос касается оценки трудозатрат, как правило, емкость ресурса оценивается в человеко-днях.

• Мониторинг результатов

Мониторинг результатов должен показать, что конкретно было сделано для целевой группы за время работы проекта. В данный момент ответственное лицо не интересует произведенный эффект, только «голая» статистика.

Например, если в рамках программы борьбы со СПИДом распространялись презервативы среди представителей целевой группы, то в данный момент ответственное лицо интересует только количество розданных средств гигиены.

• Мониторинг воздействия (уровень цели проекта)

Мониторинг воздействия предполагает получение обратной связи от целевой группы в прямом или косвенном виде. Часто измерить степень проведенного воздействия на целевую группу бывает сложно, тогда в ход идут косвенные показатели.

Например, если в рамках программы борьбы с распространением СПИДом среди представителей целевой группы распространялись презервативы, мы не можем прямо измерить эффективность от их применения. Однако, при отсутствии других одновременно действующих проектов в той же сфере, мы можем проследить общую статистику роста количества презервативов, приобретенных в аптеках и магазинах, и сделать выводы на основании косвенного показателя.

• Мониторинг влияния или эффекта (уровень общей цели)

Этот вид мониторинга должен определить тот эффект, который будет получен в результате осуществления деятельности. В отличие от процесса проведения оценки проекта, когда мы рассматриваем ожидаемый эффект, здесь мы оцениваем все изменения в поведении целевой группы – положительные, отрицательные, и даже связанные с результатом косвенно.

В рамках той же программы борьбы с распространением СПИДом мы можем обнаружить, что кроме использования предохранительных средств в поведении представителей целевой группы наметились определенные изменения, например, становится все более популярной идея воздержания.

• Мониторинг окружения

У проекта всегда есть окружение – весь мир вокруг, и этот мир влияет на деятельность в рамках проекта. К категории показателей мониторинга окружения, как правило, относятся показатели, которые отвечают за анализ допущений.

Например, если для осуществления некоторой стадии проекта нам необходимы определенные погодные условия, мы должны регулярно отслеживать прогноз погоды, чтобы вовремя внести изменения в разработанный план действий.

Мониторинг деятельности и результатов, как правило, состоит в получении информации, производимой внутри организации. В процессе осуществления мониторинга влияния и окружения, получаемая информация, как правило, существует вне организации. Для осуществления такого вида мониторинга часто приходится подбирать косвенные показатели, поскольку размер целевой группы может быть очень большим либо измерение прямого показателя может быть дорогостоящим или занимать много времени. Такие показатели надо использовать с осторожностью, поскольку они могут значительно исказить требуемую информацию.

Итак, мониторинг может быть внутренним и внешним. Схема мониторинга может разрабатываться исходя из логики проекта в целом, и для каждого элемента логикоструктурной схемы могут быть определены соответствующие показатели. Также при разработке схемы мониторинга надо учитывать специфику тех показателей, которые производятся внутри организации, и тех, которые будут получаться извне.

К показателям мониторинга предъявляются такие же требования, как и к обычным показателям: они должны быть «умными» – SMART (Specific, Measurable, Approved, Realistic and Time-Bound), то есть конкретными, измеряемыми, достижимыми, реалистичными и иметь временные рамки (см. главу «Какими должны быть показатели и источники проверки?»). Вдобавок к этому существует еще четыре требования, предъявляемых именно к показателям мониторинга:

• Обоснованность – между тем, что вы измеряете и тем, что вы хотите измерить, должна быть четкая связь.

• Чувствительность – между двумя измерениями должно проходить разумное для данного показателя, проекта и условий количество времени.

• Точность – должна быть установлена разумная для данного показателя, проекта и условий степень точности измеряемой величины.

• Простота – показатель должен быть достаточно надежным и в то же время легкодоступным и не требующим существенных затрат для получения.

Как и на любом этапе применения ЛСП, необходимо добиться того, чтобы с разработанной схемой мониторинга (равно как и оценки) были согласны все исполнители проекта, а желательно и заинтересованные стороны. Это требование выдвигается в первую очередь потому, что при наличии в этом вопросе разногласий можно ожидать конфликта в момент оценки результатов деятельности и общего эффекта от произведенной работы. Это, в свою очередь, может привести к необъективной оценке как текущей деятельности, так и работы в целом. К тому же ясность и понятность схемы мониторинга сделает работу в рамках проекта более прозрачной, организованной и эффективной для исполнителей проекта.

Те, кто учился в музыкальной школе, хорошо знакомы с разногласиями по поводу различия показателей мониторинга. Если для большинства родителей и учеников показателем эффективности обучения является умение сыграть на музыкальном инструменте что-то такое, чтобы «душа развернулась, а потом опять свернулась», то для учителя музыки показателями являются количество, скорость и качество игры совершенно неинтересных технических упражнений типа гамм и арпеджио.

Также должно быть разумным количество показателей: очевидно, что большую часть работы должна занимать собственно деятельность, а не контроль над ее осуществлением. Не стоит сосредотачиваться над показателями хода выполнения проекта, забывая контролировать эффект, которого мы добиваемся.

По этой причине в школе после подачи теоретического материала школьникам даются практические задания, а в конце какого-то периода обучения – контрольная работа. Таким образом производится мониторинг результатов обучения.

Существует еще один важный фактор, над которым мы должны задуматься на этапе планирования проекта: что будет после того, как проект закончится? Будет ли развиваться то, что мы начали, или нет? Сможет ли целевая группа в дальнейшем решать свои проблемы сама или вернется «к разбитому корыту», как только мы закончим проект? Этот критерий оценки называется жизнеспособностью, или устойчивостью проекта. А проект, который обеспечивает устойчивость и развитие после своего окончания, называется устойчивым.