Вася Кислый - Верхом на корове

Технология. Обработка списка “Входящие”

Обработка списка “входящие” - центральная часть всех GTD-систем и, разумеется, i-Методики

тоже.

Под словом “обработка” подразумевается практически мгновенное обдумывание задачи в

списке “Входящие”. После этого обдумывания

1) Задача приобретает вид действия, записанного в определенной форме. Это значит, что

ставится фамилия (или ник) лица, с которым надо будет вступить во взаимодействие по данному

вопросу. Затем должен идти глагол, отражающий само действие и краткая расшифровка.

2) Задача помечается тэгом проекта, в котором она участвует.

3) Задача попадает либо в список <**FOCUS> (это в том случае, если вы готовы заниматься

этой задачей в ближайшее время), либо в список <*LATER> (если задачу следует сдвинуть по

времени). При переводе в список <*LATER> обязательно в графе Due to указывается, когда вы

планируете вновь рассмотреть эту задачу.

Вот так же ваши действия “поедут” к списку “**FOCUS”

Технология. Обработка списков <**FOCUS>,< *LATER>,

В i-Методике списки <**FOCUS> и < *LATER> - это практически один и тот же перечень

действий, которые должны выполнить ВЫ ЛИЧНО. Часть этого перечня хорошо видна

(<**FOCUS> ), а часть скрывается в тумане (<*LATER>). Цель обработки этих списков состоит в

том, чтобы четко и быстро отправлять в туман то, что не надо выполнять прямо сейчас и не менее

ловко выуживать из тумана то, что заслуживает рассмотрения.

Первая часть дела - отправка в туман - довольно проста. При проведении ежедневного

регламента мы принудительно будем рассматривать <**FOCUS>. Перетряхивая <**FOCUS>, изменяем текущие и добавляем новые действия и постоянно решаем вопрос: а так ли уж

необходимо заниматься ЭТОЙ ЗАДАЧЕЙ именно сегодня? Или, как говорится “Отложи на

послезавтра то, что можно сделать сегодня и получи дополнительно 2 выходных”. Это почти не

шутка. В парадигме ГТД гораздо важнее решить, чего НЕ следует делать, чем заострять внимание

на “текучке”.

<���Замечание Именно наше врожденное стремление нахватать обязательств (в том

числе перед собой), да еще на самое ближайшее время, приводит нас к гарантированному

НЕВЫПОЛНЕНИЮ СВОИХ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ. И этот печальный факт порождает всё более

глубокое недоверие к самому себе. Состояния “кристального сознания” так не достичь!

Болезнь неверия в себя развивается исподволь, она незаметна, как радиация. А приводит

к грандиозному саморазрушающему эффекту с массой последствий: от прокрастинации

до полной неспособности вообще хотя бы чего нибудь сделать до конца. Лекарство

простое: чтобы избежать невероятно вредной рефлексии по поводу несделанного - ПРОСТО

ОТЛОЖИТЕ действие на более поздний срок! А если дедлайн - скажете вы? В дословном

переводе это “линия смерти”. Чем ТАК себя пытать - лучше “умрите” с достоинством! Конец

замечания>

Переводя дела из <**FOCUS> в <*LATER> обязательно следует поставить дату, когда вы

вернетесь к рассмотрению этого дела. В RTM дата ставится удобно, а главное, мгновенно.

Не менее просто вернуть закинутое в туман ( <*LATER>) обратно в фокус внимания (<**FOCUS>).

Здесь нам поможет “Умный список” под названием <*LAT-поиск>. Это список того, что “созрело”

по времени и нуждается в решении - заниматься этим или нет. Если нужно заняться - переведите

в фокус. А если нет - отложите на более поздний срок! , так же как и “Входящие”

должен ежедневно очищаться до полной пустоты.

Давайте теперь разберемся со списком CONTROL. Внимание! Если мы говорим о продуктивности

- это самый наиважнейший список из всех! Продуктивность находится в нелинейной

(степенной) зависимости от количества дел, проходящих через CONTROL. Поручить что-

либо кому-либо (имеются в виду не только подчиненные, но и все, с кем вы контактируете

и о чем-то договариваетесь) - это сравнительно просто. Делать то, что поручено самому

уже не надо, поскольку такие поручения обрабатывают специализированные, а значит, высокопроизводительные люди и структуры. Примеры действий - поручений:

<���Главбух//попросить справку НДФЛ> (часто вы сами просто не сможете сделать что-то, что вам

нужно)

<���Жена//напомнить купить молоко> (она же всё равно собиралась в магазин)

<���Иванова//поручить сделать отчет о продажах за 2 недели> (Иванова - работник отдела

маркетинга - спец по анализу рынка, выдаст вам и цифры, и факторный анализ с интерпретацией)

<���Шеф//попросить отпуск> (вы закинете секретарю заявку и будете ЖДАТЬ) Задачи - поручения объективно имеют более высокую важность, чем прочие, поскольку

именно задача-поручение олицетворяет собой КООПЕРАЦИЮ, ИНТЕГРАЦИЮ, перевод

суммы исполнителей в единое синергетическое целое. Или, как говорилось в базовой

литературе, “общественное выше личного”.

Замечание. Понятно, что вы как специалист имеете ценность для кого-либо, только если

профессионально, мастерски, чтобы не сказать лихо, оказываете услуги вашим клиентам

по их заказам-поручениям (клиенты могут быть внутри вашей фирмы, а могут и вне, это не

важно). Если вы сбытовик или продавец - вы оказываете услуги непосредственно покупателям, подбирая им товары и услуги, консультируя и просвещая.

А если вы работник транспортной логистики - вы оказываете услуги вашим сбытовикам по

доставке заказов до ИХ клиентов (покупателей).

А если вы IT-шник вы оказываете услуги всем подряд внутри вашей фирмы, т.е. для вас все

подразделения являются клиентами.

Но лучший клиент - это ваш начальник, которому вы обязаны оказывать услуги подъема его, начальника, самооценки путем тонкого подхалимажа и пылкого обожания.

Конец замечания.

Суть списка - дать запрос-поручение, потом ждать, потом задать вопрос о состоянии

переданного дела. Здесь тоже есть маленькие хитрости, которые повышают продуктивность.

Хитрость 1: После того как вы поручили/попросили/предписали следует немного изменить текст

действия-поручения. Поскольку теперь сутью действия-поручения является ожидание, после

косых черточек вместо глагола поставьте букву “ж”. Для вас она означает “ждать”. А если вы

передадите поручение кому-то еще (дадите доступ к задаче), то для него это будет означать “жду

от тебя...” Пример: задача

<���Шеф//попросить отпуск> трансформируется в задачу <���Шеф//ж ответа по отпуску> Хитрость 2: при передаче задачи на контроль поставьте ей высший приоритет и переведите