Вася Кислый - Тайм-менеджмент и прочее

Тэкс. Теперь папка СОПУТ. Это самая важная папка из всех наличных. Нужна она для того, чтобы сопровождать твои действия и текущие проекты, записанные в КПК тяжелой бумажной артиллерией. Возьмем один из предыдущих примеров:

У тебя в процедурной категории ***DAY обозначено действие:

Я\искать материалы по уходу от налогов

Тебе приходит в голову просмотреть по этому вопросу пару-тройку журналов

Допустим, ты что-то нарыл в журнале «Бухгалтерский учет». Ты вырываешь нужную статью и складываешь ее в файловую папку. На нее наклеиваешь лейбл с надписью, соответствующей записи в КПК Я\искать материалы по уходу от налогов При этом в действии чуть меняешь тему. Приписываешь Сопут\. Вот что получается в КПК:

Я\ Сопут\искать материалы по уходу от налогов

Теперь, если задача еще не выполнена и поиск продолжается – ты будешь снабжен соответствующим материалом. Файлики помещаются в папку КОРОНА в произвольном порядке. Если ты аккуратно обращаешься со своими задачами папка не будет переполняться и найти в ней соответствующие бумажки будет проще простого. Туда же складываются материалы, сопутствующие действиям из процедурных категорий **LATER и CONTROL

Папка МБКН («может быть, когда нибудь») – аналог категории >>MAYBE в твоем КПК. Бывает так, что вдруг встречается статейка или просто чьи-то наброски, которые наталкивают тебя на ИДЕЮ. Запиши идею в **IN для завтрашней обработки в рамках регламента (и, вероятно, с последующим помещением в категорию >>MAYBE, а может, в контекстную категорию), а статейку помести в папку МБКН (конечно, в файлике и с лейблом). Твоя ИДЕЯ или МЕЧТА будет иметь солидное обеспечение в «бумажных носителях».

Далее. Поговорим о тоненьких пластиковых папочках – карманах, которые будут храниться в отдельном ящике (лотке). Нет, не будем говорить о них. Мы уже говорили о них. Именно они лежат в Лотке 2. Если ты потерялся – найди это место выше по тексту. Добавим только, что после выполнения (окончания, прекращения) проекта – все материалы из соответствующей пластиковой папки выбрасывается в мусор, а папка заботливо складывается в твой склад канцелярских принадлежностей. Еще важно, чтобы на лейбле такой папки было название твоего текущего проекта, а не хрен чего.

Еще. Указанные папки (как и лотки) должны располагаться от тебя НА РАССТОЯНИИ ВЫТЯНУТОЙ РУКИ. Это важно. Если при обработке документов из входящего лотка ты будешь бегать через комнату к шкафу или даже прыгать вверх/вниз как ванька-встанька – можешь и не начинать это безнадежное дело. Расположи папки вертикально на полке или приставной тумбочке. Короче, в ближайшем доступе. Надпиши папки большими буквами в том месте, где папки и должны подписываться.

Ну вот, практически и все о папках-бумажках. Надо только помнить – что накопившееся во входном лотке надо периодически (чем чаще, тем лучше) чистить до 0. Неочищенный входной лоток должен вызывать у тебя деятельный порыв, как немытая посуда у хорошей хозяйки. И как нормальная хозяйка моет ВСЮ посуду, так же и ты, раз взялся, должен очистить входной лоток до дна. Из этого лотка бумаги попадают либо в мусор (огромное большинство), либо в упомянутые папки, либо в «почтовый» лоток номер 3. Более никуда!

Еще вот что: чтобы начать новую жизнь с этими папками-лейблами тебе надо совершить подвиг. Заключается он в том, что ты должен ДО НУЛЯ, ДО ПОЛНОЙ ПУСТОТЫ очистить свое рабочее пространство путем собирания всего, что есть вблизи твоего рабочего стола (в том числе в ящиках, на самом столе, на тумбочках и полках и т.д.) во входном лотке. Это делается единоразово, результат должен быть полным и окончательным. Абсолютно чистая рабочая поверхность стола, аккуратные ящички (я, правда, не знаю, что ты там будешь держать - ну, может, дезодорант или тряпочку для вытирания пыли, а может, аспирин и презервативы, но точно НЕ БУМАГИ. Подойдет еще склад канцелярии.). Еще раз: бумажки либо лежат во входном лотке, либо в папках, либо в «почтовом» лотке. Более они не лежат НИГДЕ! Стопки журналов держи подальше от рабочего места. Письма, счета и т.д. ровно также идут через входной лоток, как и все остальное. Если тебе надо накапливать однородную информацию (типа, счета или отчеты) – накапливай ее в СПРАВ, если считаешь, что тебе это понадобится или закидывай в МУЗЕЙ, если просто страшно выкинуть сразу. Замечу, что речь идет исключительно о составе папок для ЛИЧНОГО управления. Не рассматриваются случаи, когда состав хранимых документов (и, соответственно, папок) определен законодательством или инструкцией, нуждами управления ОРГАНИЗАЦИЕЙ. Хотел бы я посмотреть на главбуха, который не имеет папок Касса или Банк.

Повторим кратко процесс обработки: берем бумагу из лотка, стараемся убедить себя просто выкинуть ее в мусорную корзину, стоящую рядом с твоим столом. Ладно, выкинуть страшно. Тогда помещаем в файлик, наклеиваем лейбл и помещаем в МУЗЕЙ. Если и это не удается, пытаемся кому-то передать бумагу с соответствующими пометками, оборачиваем ее другой бумажкой формата А6, пишем адресат и краткий сопроводительный текст, затем помещаем в лоток номер 3. Если бумагу приходится оставить у себя и бумага требует действий – записываем это действие в ***IN, или **DAY, добавляя в задачу префикс Сопут\. Если бумага действий не требует - значит это справочная бумага. Затем кладем бумажку в файл, приклеиваем лейбл, пишем на нем то, что надо, размещаем в СОПУТ или СПРАВ. Все. Бумага в системе хранения. Забудь о ней. В нужный момент твой КПК сам выудит ее из нужной папки.

Глава 24

Ежедневный РЕГЛАМЕНТ

Мы приближаемся к разговору о священном ритуале. Это ритуал ежедневного планирования, без которого ты имеешь все шансы остаться рефлексирующим куском дерьма и ни одного шанса приблизиться к сияющей звезде творческой самореализации.

Итак, ежедневный РЕГЛАМЕНТ

1. Обработка сектора ***IN – определение следующего действия в каждой записи. Помни: ты обязан ПОЛНОСТЬЮ УНИЧТОЖИТЬ все накопленные здесь записи (до черточек) путем перевода их в **DAY или удаления.

2. Обработка сектора **DAY – последовательный просмотр и изменение текущих действий (добавление, изменение, перевод в LATER или CONTROL), расстановка галочек «выполнено».

3. В случае если в **DAY экран заполнен не полностью (осталось место) - обработка LATER (Перевод в *DAY или CONTROL) Помни: поскольку в LATER может скапливаться довольно большое количество действий, ты можешь выбрать бегло что-либо приемлемое для того, чтобы добить **DAY. Что переносить – сердце подскажет. Упаси тебя Господь пытаться построить для этого систему приоритетов или прочие хреновые системы – делай все быстро! Очень быстро!

4. Просмотр сектора CONTROL - там тоже могут быть изменения – в частности, когда дело выполнено – ставь галочку! Вот эта галочка – действительно стОящая галочка! Если что-то выполнено в этом секторе – ты действовал в этот раз максимально эффективно!