Николай Додонов - Практический курс

не сможем сосредоточиться, если будем вынуждены постоянно отвлекаться. Выделите для

работы с почтой отдельное время, и вы увидите, насколько это облегчит жизнь.

Правило «нет времени – не трогай» имеет и другое выражение: «тронул - ходи». Если вы все же

открыли письмо (задачу в INBOX или бумаге в лотке), его необходимо проанализировать.

В рамках этих двух правил работы с Накопителем (будь то электропочта, смс-ки, бумаги в лотке

«Входящие» или задача в INBOX) мы приближаемся к пониманию того, что поступившие данные

не требуют спешки.

В 99 случаях из 100, письмо с пометкой «СРОЧНО!!!» означает: «я хочу, чтобы ты сделал это

срочно», а не «это действительно срочно». Желание отправителя понятно, но потворствуя ему, мы вредим собственной эффективности.

Все, что касается обработки электронной почты:

 «Нет времени – не трогай»,

 «Тронул - ходи» и

 Открыл – убери из «Входящих»,

В полной мере относится к обращению с другими «Накопителями». С одной оговоркой, которая

относится к бумагам. Если электронную почту мы смотрим, как минимум, раз в день, то бумаги в

лотке могут подождать до недели. Можете быть уверены, действительно важная информация

найдет путь к вашим ушам, подчиненные помогут.

Поэтому не старайтесь ежедневно обработать все, что пришло в лоток для бумаг, -

сосредоточьтесь на списке задач. К тому же, часто бывает, что, проблема рассасывается без

вашего участия, пока документы ждут своей очереди.

Стоит отметить, что в «Накопители» поступают не только данные извне. Если вам пришла какая-то

мысль, идея, запишите и положите в «Накопитель». Проще всего создать задачу, все в нее

записать и сохранить в INBOX. Так вы ничего не забудете, и не будете загружать голову

непрофильной работой.

Это значит, что можно сосредоточиться на чем-то одном по-настоящему важном, размышлять и

генерировать свежие идеи, ассоциации. Когда есть уверенность, что ничего не забудется и не

потеряется (ведь все записано), сосредоточиться становится гораздо проще.

Те, кто привыкли пользоваться «Накопителями», записывая в них все, что приходит в голову или

поступает снаружи, испытывают поистине физический дискомфорт, если не могут записать что-

либо и вынуждены держать это в голове.

Для человека, который привык пользоваться мозгом по назначению, обязанность «что-то не

забыть» в высшей степени обременительна. Имея чистый и открытый разум, он привыкает

занимать его обустройством будущего, что положительно сказывается на качестве планов и

достижении поставленных целей.

Проблема чистого «Накопителя» стоит того, чтобы остановиться на ней еще раз. Прелесть пустой

папки «Входящих», пустого Inbox в таск-менеджере и т.д. в том, что ничто в них не требует

внимания. У вас не остается ни малейшего повода тратить время на что-то, кроме выполнения

намеченных дел.

Эмоционально это выражается в большом облегчении – когда во «Входящих» нет писем, а в

INBOX - задач, чувствуешь себя гораздо спокойнее, нет никакого замешательства. Цели

определены, задачи поставлены. За работу, товарищи!

Алгоритм анализа

Что это по сути? Нужно ли это или можно выкинуть?

Связано ли с этим какое-либо действие?

НЕТ

ДА

Какое?

Подробно называем и сохраняем файл

Могу ли я сделать его прямо сейчас?

НЕТ

ДА

ВЫПОЛНИТЬ!!!

Когда это нужно сделать?

Алгоритм анализа – центральная часть GTD. Он связывает ее части и применяется постоянно, когда вы достаете что-то из «Накопителя». Каждый раз, когда мы сталкиваемся с новыми

данными, без разницы, пришли ли они извне или изнутри (как новая идея), применяется

алгоритм.

Это инструмент, задача которого - принять входящий поток данных, распознать их, устранить

посторонний «шум», определить действия и занести их в систему хранения (таск-менеджер). Это

порядок действий по обработке данных, который нужно заучить и довести до автоматизма.

Знакомым с авторским изложением системы, приведенный алгоритм, возможно, покажется

странным. В частности, Аллен начинает анализ с вопроса «Можно ли с этим что-нибудь сделать?»

(is it actionable?). Здесь этот вопрос предвосхищают два других: «Что это такое по сути?» и «Нужно

ли это или можно выбросить?».

Их назначение очевидно. Прежде, чем уяснить, можно ли что-либо сделать в связи с тем, что

поступило, нужно понимать, с чем мы имеем дело и нужно ли нам это в принципе? Без четкого

ответа на первый вопрос не будет нормального анализа. Ответ на второй помогает избежать

«холостых» усилий.

Если не отдавать себе отчета в том, чем является пришедший квант информации по своей сути, сложно понять, можно ли от него избавиться и какие последующие действия он подразумевает. В

анализе, например, электронной почты, каждый раз мы обрабатываем письма, по форме. По сути

– это каждый раз разные вещи.

Одно письмо может быть приглашением на выставку, другое докладной запиской, третье -

уведомлением, а четвертое просто рассылкой. Вопрос «что это такое по сути?» важен еще и

потому, что в ответе на него содержится половина ответа на следующие два вопроса: «нужно ли

это или можно выбросить» и «связано ли с этим какое-либо действие?».

Вопрос «нужно ли это или можно выбросить» призван ликвидировать мусор на входе, чтобы не

тратить на него время. К нему стоит относиться максимально внимательно. Часто лучше вовсе не

тратить время на какое-то письмо или документ, чем потратить его зря.

Кстати, для общения сотрудников к руководителям давно разработана специальная форма

- «Законченное решение сотрудника», которая сильно облегчает жизнь. Она состоит из

трех пунктов:

1. В первом излагается , что произошло

2. Во втором - сотрудник описывает, что по его мнению следует сделать

3. В третьем - руководитель ставит визу или отвергает документ

Если к вам приходит такой документ, то нет необходимости вникать в ситуацию и тратить

время на ее анализ. Описание ситуации и предлагаемое решение уже готовы. Вам нужно