Николай Вольхин - Залоговик. Все о банковских залогах от первого лица

Рис. 2.2.Форма для SWOT-анализа

Систематизируйте полученную обратную связь и переходите к плану работ по залоговой службе (табл. 2.5). Сформированный план стоит согласовать с куратором и представить сотрудникам. Команда должна понимать дальнейшее развитие. Если же вы «играющий тренер» без команды, то стройный план работ поможет не растеряться перед валом задач.

Табл. 2.5. Форма плана работ по залоговой службе

Базисом, с которого вам следует начинать «тонкую настройку» службы, будет нормативная база. О наполнении нормативной базы – в следующем разделе.

Есть несколько воззрений на то, какими должны быть нормативные документы залоговой службы. Распространена позиция ряда руководителей по отражению только укрупненных блоков работы. В документах намеренно исключается детализация отдельных операций, схем взаимодействия и принципов расчетов. Такой подход действительно облегчает работу в некрупных банках, где коммуникации между подразделениями – это обращение к соседу по кабинету. Рост банка и объема операций залоговой службы при сохранении такого уровня проработки нормативных документов ведет к «понятийному» стилю работы и зависимости системы от конкретных сотрудников.

Другая крайность у залоговых служб федеральных банков – научные тома, аналоги Большой советской энциклопедии, детализирующие каждую операцию. Безусловно, они хороши, но есть две проблемы – актуализация и сопровождение такой нормативки ресурснозатратны, и, что более печально, их не читают.

Как технологу мне близки модификации этих двух воззрений:

• Mod. № 1. Каждый участок залоговой работы описывается отдельным детализированным нормативным документом, что позволяет избежать работы с «томами».

• Mod. № 2. Создание «сквозного» документа, схематично описывающего все участки работы со ссылками на раскрывающие детальные регламенты по каждому участку. В приложение «сквозного» документа выносят карты-схемы, пошагово визуализирующие бизнес-процессы залоговой службы.

Теперь об этом по порядку.

«Удостоверением личности» залоговой службы, позволяющим идентифицироваться в структуре банка и отразить правила взаимодействия с другими службами банка, является Положение о залоговой службе (далее – Положение). Этот документ, как и положения по всем структурным подразделениям (отделы, управления), входящим в залоговую службу, создается первым. Состав сведений и структура Положения приведены в табл. 2.6.

Табл. 2.6. Состав сведений и структура Положения о залоговой службе

Руководители залоговых служб обыкновенно используют должностные инструкции, разработанные кадровой службой, и не уделяют должного внимания доработке унифицированной формы. Для исключения трудовых споров рекомендую учесть специфику залоговой работы в должностных инструкциях. Значимые в залогах моменты выделены в табл. 2.7.

Табл. 2.7. Значимые в залогах моменты должностной инструкции [69]

Окончание табл. 2.7 [70]

Должностные инструкции оформляются не на конкретного сотрудника, а на штатную должность, в том числе и на вакантные позиции.

Залоговой службе для эффективного решения функциональных задач требуется набор ресурсов. На рис. 2.3 приведена иллюстрация ресурсного обеспечения функционала залоговой службы банка.

Последовательность обеспечения ресурсами обозначена цифрами. Схема отражает идеальную модель.

Рис. 2.3.Ресурсное обеспечение функционала залоговой службы банка

Разрыв шаблона происходит, когда менеджер, встраивая в кредитный процесс залоговые процедуры, понимает, что уже на старте требуются экспертные заключения и зарегистрированные договора залога, а ресурсами для решения этих задач он не обеспечен.

Возможные решения таковы:

• Договариваться с работодателем о запуске залогового сервиса после предоставления минимально достаточного набора ресурсов и тестирования готовности залоговой службы (так работают «правильные» западные банки).

• Входить в банк с командой высококлассных специалистов, которые возьмут на себя основную нагрузку при запуске залоговой работы, либо изыскать возможность изучить резюме действующих сотрудников для анализа готовности команды к созданию и обслуживанию требуемых бизнесом изменений.

• Фиксировать ковенант затрат на залоговую службу 1–3 % в стоимости кредитной фабрики.

Реальный мир зачастую требует «сначала работать, а потом думать», поэтому руководитель залоговой службы вынужден начинать с оформления сотрудникам доверенностей от банка. Шаблон для оформления доверенности приведен в Приложении 15. Норматив расчета штатной численности, к сожалению, внедряется после значительного периода работы службы и набора статданных [71]. Обеспечение транспортом для проведения проверок залога – головная боль руководителя. Решением может быть распоряжение, закрепляющее транспортные средства за залоговой службой, либо договора с сотрудниками о компенсации за использование личного автотранспорта в служебных целях. Согласно такому договору банк компенсирует амортизацию авто и затраты на бензин исходя из зафиксированного километража [72].

При разработке бюджета залоговой службы руководителю необходимо рассчитать исходя из состава залогового портфеля, планов по его росту и периодичности проверок затраты на получение выписок из регистрационных органов (ЕГРП, ЕГРЮЛ, реестры акционеров, справки ГВЦ ОАО «РЖД» и т. д.) и объем средств для оплаты госпошлин при регистрации обременений объектов недвижимого имущества.