Олег Крышкин - Настольная книга по внутреннему аудиту. Риски и бизнес-процессы

Рис. 15. Схема модели процесса «Бизнес-планирование и бюджетирование»

• Нюанс 3. Структура и содержание контроля могут широко варьировать в зависимости от того, какой эффект требуется получить и сколько имеется и требуется ресурсов для его достижения. Возьмем компанию, управляющую предприятием с несколькими конвейерными производственными линиями и производящую несколько видов одно-, двух– или трехкомпонентной продукции. Такие предприятия встречаются на практике. Допустим, что основным покупателем этой продукции является головное предприятие. Процесс бизнес-планирования и бюджетирования в такой компании предельно прост. Таким же является и контроль ввода – план производства по сути спускается сверху, объем и номенклатура закупок и прочие затраты рассчитываются элементарно (материалы по нормативам или техпроцессу, накладные – по аналогии с предыдущим периодом плюс-минус отклонения). Любой сотрудник дирекции по экономике может легко проверить данные, представляемые дирекцией по производству, сопоставив либо с расчетами прошлых периодов, либо с данными производственной управленческой отчетности. Однако существуют компании, отягощенные различными видами более сложной деятельности и различными бизнес-процессами. В них нередко данные неоднократно перекачиваются из одной системы в другую (например, из системы производственного учета в табличку Excel, из таблички – в систему производственного планирования, из системы производственного планирования – в систему бюджетирования). В этом случае контроль ввода необходимо осуществлять при каждом перемещении данных, при этом не всегда легко достичь цели контроля.

Нюанс 4. Контроль ввода является составным, т. е. общий эффект достигается применением ряда контрольных процедур. В состав контроля ввода входят следующие контрольные процедуры:

• аналитический контроль – суть заключается в сопоставлении показателей друг с другом, с соотношениями других показателей и с другими показателями с целью определения соответствия требованиям текущей операции, текущего процесса и/или установленным параметрам. Например, если конечный продукт производства состоит из двух компонентов и соотношение это устойчиво, то аналитический контроль не даст возможности ввести значения, нарушающие такое соотношение;

• ограничение параметров ввода – данный контроль препятствует вводу данных, параметры которых не соответствуют установленным требованиям. Например, если в расчете могут использоваться только целые и/или положительные значения, то дробные и/или отрицательные значения невозможно ввести в систему;

• запрет ввода – данный контроль препятствует вводу данных в тех случаях, где он неприемлем. Например, если методологией предусмотрено, что показатель получается в результате расчета, то невозможно ввести этот показатель вручную без расчета.

Аудитор должен провести анализ текущего состояния вышеупомянутых четырех нюансов. Это даст информацию для оценки состояния контроля ввода.

• Обеспечение соблюдения методологии.Наибольшими стартовыми возможностями по контролю соблюдения методологии обладают ИТ-системы, т. к. они позволяют автоматизировать исполнение большого количества рутинных операций. Однако мало какие компании в России используют такие системы даже для сбора и обработки данных по исполнению бюджета, не говоря уже о планировании бюджета. Поэтому в целом существует ряд внешних и внутренних факторов (по отношению к самой методологии), которые способствуют достижению данной задачи.

• Фактор 1. Методология формирования показателей бизнес-плана и бюджета должна оставлять как можно меньше места для импровизации. Чем больше показателей формируются в соответствии с методологией, тем более последовательным и полезным для принятия управленческих решений является бизнес-план и бюджет. На практике намного чаще встречаются варианты, когда существует методология формирования бюджета, но отсутствует методология формирования показателей бизнес-плана. Показатели, формирование которых не регулируется установленной методологией, в большей степени подвержены искажениям, как умышленным, так и случайным.

Фактор 2. Все аспекты методологии должны быть максимально известны участникам процесса бизнес-планирования и бюджетирования. Такая осведомленность повышает понимание процесса и вероятность как осознанного, так и случайного обнаружения неточностей.

Фактор 3. Соблюдение методологии обеспечивается функционированием ряда контрольных процедур, включая:

• логический контроль – суть заключается в недопущении действий, которые не соответствуют логике/последовательности момента и/или операции. Например, если форма расчета показателя содержит три поля для заполнения, то его невозможно рассчитать без заполнения хотя бы одного из полей;

• контроль доступа – сама методология должна распределять роли между участниками процесса. Разные роли предоставляют разные возможности по влиянию на процесс. Поэтому важно не допускать случаев, когда участник процесса действует в рамках несвойственной ему роли;

• контроль ввода – совокупность контрольных процедур, формирующих в целом контроль ввода, при адекватном использовании способствует соблюдению методологии.

• Фактор 4. Как бы мы ни стремились поместить методологию в жесткие рамки, практически невозможно избежать влияния человеческого фактора. Несмотря на широкий выбор контрольных процедур, все равно остаются ситуации вне их действия. Например, если на предприятии отсутствуют производственные нормативы, существенно уменьшаются возможности по использованию целого ряда контрольных процедур. В этой ситуации производственники приобретают значительные возможности по манипулированию показателями бизнес-плана по своему направлению, особенно если производственный процесс сложный. Единственным контролем в данной ситуации остается проведение регулярных проверок соблюдения методологии силами соответствующих сотрудников предприятия.

По завершении необходимых расчетов бизнес-план и бюджет переходят в стадию рассмотрения и согласования. От предприятия к предприятию данный процесс обрастает различными нюансами. В большинстве случаев, однако, его ключевые этапы повторяются. Аудитору необходимо помнить о нескольких моментах.

Во-первых, когда нижестоящие структуры защищают свой бизнес-план и бюджет перед вышестоящими структурами, защита обычно строится на презентационных материалах, которые могут иметь либо определенную, либо произвольную форму. Они состоят из презентации и вспомогательных материалов (расшифровок), предназначенных для прояснения предполагаемых вопросов по бизнес-плану и бюджету. Немногие компании в России могут похвастаться хорошо поставленным процессом бизнес-планирования и бюджетирования. Еще меньше компаний могут гордиться хорошо поставленной процедурой рассмотрения и защиты бизнес-плана и бюджета. Попросту говоря, аудитор может столкнуться с тем, что: