Николай Кондраков - Учетная политика организаций на 2012 год: в целях бухгалтерского, финансового, управленческого и налогового учета

Значительное место в плане технического оформления учета должно быть уделено механизации и автоматизации учета. Причем помимо использования вычислительных машин в соответствующих организационных формах необходимо предусмотреть применение различных вычислительных таблиц и средств механизации измерения и счета: мерной тары, весов, счетчиков (газовых, электрических и др.).

В плане организации труда работников бухгалтерии определяются структура аппарата бухгалтерии и штат бухгалтерии, дается должностная характеристика каждому работнику, намечаются мероприятия по повышению их квалификации, составляются графики учетных работ.

При установлении структуры аппарата бухгалтерии и форм его связи с отдельными частями организации необходимо решить вопрос о централизации или децентрализации учета.

При централизации учета учетный аппарат организации сосредоточен в главной бухгалтерии, и в ней осуществляется ведение всего синтетического и аналитического учета на основе первичных и сводных документов, поступающих из отдельных подразделений организации (цехов, отделов и т. д.). В самих подразделениях осуществляется лишь первичная регистрация хозяйственных операций.

При децентрализации учета учетный аппарат рассредоточен по отдельным производственным подразделениям организации, где осуществляется синтетический и аналитический учет и составляются балансы и отчетность заводов, цехов и отделов. Главная бухгалтерия в этом случае производит сводку цеховых балансов и отчетов, составляет сводный баланс и отчеты по организации, а также осуществляет контроль за постановкой учета в отдельных частях организации.

Практика показала, что централизация учета обеспечивает более действенное руководство и контроль со стороны главного бухгалтера, позволяет целесообразнее распределить труд между работниками учета, более эффективно использовать счетные машины. Поэтому децентрализация учета допускается лишь в очень крупных организациях. В большинстве же организаций применяется централизованная система бухгалтерского учета.

В некоторых организациях используется частичная децентрализация учета, при которой в производственных подразделениях, кроме составления первичных учетных документов, ведется аналитический учет по отдельным синтетическим счетам, осуществляется учет производственных затрат, исчисляется фактическая себестоимость изделий и т. п. Однако законченный бухгалтерский учет в подразделениях не ведется и баланс не составляется. Структура бухгалтерского аппарата зависит в основном от условий организации и технологии производства, объема учетной работы и наличия технических средств учета.

В средних по размеру организациях в состав бухгалтерии входят, как правило, следующие группы (отделы, бюро, сектора):

• материальная, отвечающая за учет приобретения, поступления и расходования материальных ценностей. В этой же группе, как правило, ведется учет основных средств;

• учета оплаты труда, осуществляющая учет затрат труда рабочих, исчисление заработной платы работниками, контроль за использованием фонда оплаты труда, учет всех расчетов с работниками организации, бюджетом, Фондом социального страхования Российской Федерации и другими ведомствами, связанными с оплатой труда;

• производственно-калькуляционная, которая ведет учет затрат на производство, калькулирует себестоимость продукции, выявляет результаты внутризаводского хозрасчета, составляет отчетность о производстве;

• учета готовой продукции, осуществляющая учет годовой продукции на складах и ее реализации;

• общая группа, работники которой ведут учет остальных операций и главную книгу, составляют бухгалтерский баланс и другие формы бухгалтерской отчетности.

Кроме того, в состав бухгалтерии входят группы (отделы) капитального строительства и жилищно-коммунального хозяйства.

В крупных организациях кроме перечисленных обычно имеются группы (отделы) учета тары, учета основных средств, расчетная (работники которой ведут учет денежных средств и расчетов с организациями и лицами), подготовки и машинной обработки информации, сводно-аналитическая и др.

Общая структура бухгалтерского аппарата средних и крупных организаций приведена на рис. 2.3.

Рис. 2.3.Структура бухгалтерского аппарата

Важным этапом разработки структуры бухгалтерии является формирование системы должностей, зависящих от характера, состава и объема учетных работ в организации.

Составной частью плана организации труда работников бухгалтерии являются графики учетных работ.

Основное назначение графиков учетных работ – распределение работ между исполнителями, расчет времени выполнения работ, определение мероприятий по научной организации труда счетных работников. Графики бывают индивидуальными, структурными и сводными.

В индивидуальных графиках (календарных планах) указываются работы, которые должны выполняться каждым работником, и срок их выполнения. График регламентирует занятость работника и в течение рабочего дня, и на более длительное время (месяц, квартал и т. д.).

В структурных графиках указывается, какие работы и в какой срок должны выполняться отдельными структурными частями бухгалтерии или организации (расчетной группой бухгалтерии, складом, цехом и т. п.).

В сводном графике указываются сроки выполнения отдельных учетных работ (составление отчетности, проведение инвентаризации и т. п.) по организации в целом. Он отражает в обобщенном виде весь учетный процесс. Ответственность за его выполнение несет главный (старший) бухгалтер организации. Графики учетных работ составляются в виде таблиц, причем в таблицах предусматриваются отметки о сроках выполнения запланированных работ.

Эффективность бухгалтерского финансового учета во многом зависит от организации текущего контроля хозяйственных операций, эффективности использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов.

Контроль хозяйственных операций может осуществляться:

• по первичным и сводным документам, составляемым по непроизводительным расходам, потерям, хищениям;

• по отклонениям фактических показателей первичных и сводных документов от нормативных и плановых значений;

• по синтетическим и аналитическим счетам, используемым для учета непроизводительных расходов, потерь и хищений;