Елена Орлова - Налоговый и бухгалтерский учет расходов на рекламу. Без ошибок с учетом интересов компании и требований налоговых органов

– удерживать налог на доходы физических лиц;

– вести учет данных доходов в карточках (форма № 1-НДФЛ) (п.1 ст. 230 НК РФ; приказ МНС России от 31.10.2003 № БГ-3-04/583;

– подавать в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц и суммах начисленных и удержанных налогов ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом (форма № 2-НДФЛ, утвержденная ФНС России от 13.10.2006 № САЭ-3-04/706@).

Напомним, что Федеральным законом от 26.11.2008 № 224-ФЗ «О внесении изменений в часть первую, часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации» внесены изменения в ст. 228 НК РФ, в соответствии с которыми с I января 2009 г. обязанность по исчислению и уплате налога по доходам, полученным в натуральной форме (в том числе в виде подарка), лежит на физических лицах только в случае получения такого дохода от другого физического лица (подп. 7 п. 1 ст. 228 НК РФ).

В 2008 г. при получении доходов в порядке дарения налог на доходы физических лиц должны были уплачивать сами физические лица (подп. 7 п. 1 ст. 228 НК РФ в редакции, действовавшей в 2008 г.), а организации-дарители налоговыми агентами не являлись (письмо Минфина России от 11.11.2008 № 03-04-05-01/418).

Если же удержать налог на доходы физических лиц невозможно, как это чаще всего и бывает, поскольку выдаются неденежные призы и подарки, организация в течение месяца должна сообщить в налоговую инспекцию о невозможности удержать налог и о сумме налога (п. 5 ст. 226 НК РФ). Для этого нужно направить в налоговую инспекцию заполненную справку (форма № 2-НДФЛ) в отношении данного физического лица и по итогам налогового периода в порядке, установленном п. 2 ст. 230 НК РФ (письмо Минфина России от 29.10.2008 № 3-5-04/652@). Отметим, что представление сведений в налоговый орган о невозможности удержать с физического лица исчисленную сумму налога не освобождает налогового агента от обязанности представлять сведения по форме № 2-НДФЛ. Налогоплательщик в этом случае согласно подп. 4 п. 1, п. 2 и 3 ст. 228 НК РФ подает декларацию в налоговый орган по месту жительства и самостоятельно уплачивает налог (письмо Минфина России от 28.04.2009 № 03-04-05-01/255).

Если стоимость подарка, выигрыша составляет менее 4000 руб., то справку (форма № 2-НДФЛ) на физических лиц – получателей дохода подавать в налоговую не нужно. Соответственно, при раздаче рекламно-сувенирной продукции не нужно спрашивать у физических лиц – получателей фамилию, имя, отчество, паспортные данные (письмо Минфина России от 06.04.2009 № 03-04-06-01/79).

Важность правильного документального подтверждения операций по распространению рекламно-сувенирной продукции и подарков в целях снижения налоговых рисков по налогу на прибыль, налогу на добавленную стоимость и налогу на доходы физических лиц нельзя недооценивать (п.1 ст. 252 НК РФ).

Помимо первичных учетных документов, нужны также и локальные нормативные акты компании (маркетинговая политика компании, приказы на проведение конкретных рекламных мероприятий и промоакций), к которым (применительно к распространению рекламной продукции и подарков) относится еще и такой актуальный документ, как корпоративный стандарт «Кодекс деловой этики компании». Например:

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ГРЕЙС»

(ООО «ГРЕЙС»)

УТВЕРЖДАЮ:

Генеральный директор ООО «Грейс»

Красин __________М.Ю.Красин

11.01.2009

СТАНДАРТ ПРЕДПРИЯТИЯ

Система менеджмента качества

СТП СМК 7-001-2009

КОДЕКС ДЕЛОВОЙ ЭТИКИ

Введен в действие

приказом по ООО «Грейс» от 11.01.2009 № 1,

соответствует требованиям стандарта МС ISO 9001:2000

Общие положения

Кодекс деловой этики ООО «Грейс» (далее – Компания) исходит из того, что долговременные деловые отношения, основанные на доверии, взаимном уважении и взаимной выгоде, играют ключевую роль в достижении успеха Компании.

Отношения, при которых нарушается закон и принципы деловой этики, вредят репутации Компании и честному имени ее работников, и не могут обеспечить устойчивое долговременное развитие Компании. Такого рода отношения не могут быть приемлемы в практике работы Компании.

Под термином «работник» внастоящем Стандарте понимаются штатные работники с полной или частичной занятостью, независимо от их должности в Компании. На тех, кто работает в Компании по гражданско-правовому договору, в том числе прикомандирован от учредителей, настоящий Стандарт может распространяться путем включения специальной оговорки в договорах, оформляющих отношения с такими физическими лицами.

Работникам, представляя интересы Компании или действуя от ее имени, важно понимать границы допустимого поведения при обмене деловыми подарками и оказании делового гостеприимства.

При употреблении внастоящем Стандарте терминов, описывающих гостеприимство – «представительские мероприятия», «деловое гостеприимство», «корпоративное гостеприимство» все положения данного Стандарта применимы к ним одинаковым образом.

Цели и намерения

Данный Стандарт преследует следующие цели:

– обеспечить единообразное понимание роли и места деловых подарков, корпоративного гостеприимства, представительских мероприятий в деловой практике Компании;

– определить единые для всех работников Компании требования к дарению и принятию деловых подарков, к организации и участию в представительских мероприятиях;

– минимизировать риски, связанные с возможным злоупотреблением в области подарков, представительских мероприятий. Наиболее серьезными из таких рисков являются опасность подкупа и взяточничества, несправедливость по отношению к контрагентам, протекционизм внутри Компании.

Компания намерена поддерживать корпоративную культуру, вкоторой деловые подарки, корпоративное гостеприимство, представительские мероприятия рассматриваются только как инструмент для установления и поддержания деловых отношений и как проявление общепринятой вежливости в ходе ведения бизнеса.

Область применения

Действие настоящего Стандарта распространяется на Компанию и ее филиалы, перечисленные в Уставе Компании.

Настоящий Стандарт является обязательным для всех и каждого работника Компании в период работы в Компании.

Настоящий Стандарт вступает всилу с 11 января 2009 года.

Стандарт

Обмен деловыми подарками в процессе коммерческой и хозяйственной деятельности и организация представительских мероприятий является нормальной деловой практикой.