Елена Орлова - Налоговый и бухгалтерский учет расходов на рекламу. Без ошибок с учетом интересов компании и требований налоговых органов

– персонально отвечают за уплату налога на доходы физических лиц с полученных и оставленных в личное распоряжение деловых подарков согласно требованиям гл. 23 «Налог на доходы физических лиц» Налогового кодекса РФ;

– не предлагают третьим лицам подарки или представительские мероприятия, которые нарушают политику в области подарков и делового гостеприимства организации, в которой работает потенциальный получатель подарка или участник представительского мероприятия. Компания настоятельно рекомендует своим работникам узнать о наличии такой политики и ее содержании перед дарением подарка и/или оказанием делового гостеприимства.

Компания:

– считает допустимым принимать правительственные делегации в составе представителей государственных органов и органов местного самоуправления, государственных компаний (далее – «государственные делегации»), представителей международных неправительственных делегаций и деловых партнеров в целях рекламы, наглядной демонстрации и продвижения бизнеса Компании. Вопрос о приглашении государственной делегации рассматривается Исполнительным директором Компании. Компания обычно не оплачивает проезд, проживание и командировочные расходы принимаемых государственных делегаций.

Ограничения и запреты

Злоупотребление подарками и деловым гостеприимством может нанести ущерб репутации Компании и ее работникам, а в отдельных случаях является незаконным. Поэтому, Компания запрещает своим работникам:

– дарить или получать подарки и участвовать в представительских мероприятиях, которые:

1) незаконны;

2) могут быть интерпретированы получателем/участником и окружающими как взятка или коммерческий подкуп, т. е. восприниматься как вознаграждение за услугу, или как попытка оказать влияние на получателя/участника;

3) могут оскорбить общественную мораль и нравственность.

– дарить любому физическому или юридическому лицу или получать от них подарки наличными деньгами или в форме прав на деньги (в частности, займ, поручительство), а также в форме акций, опционов или иных ликвидных ценных бумаг на любую сумму;

– принимать подарки и деловое гостеприимство в ходе проведения торгов (конкурса или аукционов), в которых участвует Компания, или лицам, принимающим решения по итогам этих торгов;

– лично платить за подарки и представительские мероприятия от имени Компании с целью избежать процедуры их регистрации или получения разрешения на покрытие таких расходов за счет Компании. Компания не возмещает расходы работников на подарки и представительские мероприятия, оплаченные за счет их личных средств и не зарегистрированные в порядке, установленном настоящим Стандартом;

– разрешать возмещение своих собственных расходов в связи с дарением подарков или организацией представительских мероприятий. Утверждать расходы на подарки и представительские мероприятия тех лиц, которым они подчиняются. Исключение: Финансовый директор Компании утверждает расходы на подарки и деловое гостеприимство руководителей 1 – го уровня;

– просить третьих лиц о предоставлении подарков и организации представительских мероприятий для себя или других;

– дарить подарки и предлагать деловое гостеприимство государственным служащим и служащим муниципальных образований с нарушением применимого законодательства тех стран, на территории которых Компания осуществляет свою деятельность.

Гражданский кодекс РФ (ст.575 ГК РФ) запрещает дарить государственным и муниципальным служащим подарки стоимостью свыше 3 000 рублей.

Настоящий Стандарт понимает под «государственными служащими» любых лиц, находящихся на государственной или муниципальной службе, включая должностных лиц и работников правительств, министерств, правительственных ведомств и агентств, членов и работников законодательных органов, а также членов органов управления, руководителей и работников любых юридических лиц, находящихся в государственной собственности или под контролем государства.

Подарки и гостеприимство внутри Компании

Компании не регламентирует ситуации, когда подарки между работниками являются следствием исключительно личных взаимоотношений между ними и такие подарки приобретаются на личные деньги.

Однако Компания рекомендует своим работникам при дарении и принятии таких подарков обращать внимание на их уместность празднуемому событию и разумность их стоимости.

Дорогостоящие и/или неуместные подарки, особенно руководителям от подчиненных, могут неоднозначно расцениваться в коллективе Компании, который сформировался из работников разных национальностей, культур и жизненного опыта. В некоторых случаях такие подарки могут привести к нарушению обстановки доверия и открытости в

коллективе.

Организация каких-либо представительских мероприятий за счет Компании работникам Компании и/или консультантам и/или работникам какого-либо контрагента, фактически осуществляющим трудовую деятельность на том же объекте (офисе) или площадке, и где не присутствуют третьи лица, обычно не рекомендуется. В первую очередь, это распространяется на работников аппарата одного и того же руководителя.

В отдельных случаях, в силу деловой необходимости, руководителю разрешается оказывать деловое гостеприимство другому работнику одного и того же филиала в составе Компании. В таких случаях руководителю рекомендуется обсудить со своим начальником целесообразность и возможность проведения этого мероприятия до его начала.

Работники, питающиеся вместе в обычном месте работы, не имеют права относить соответствующие расходы за счет Компании, за исключением тех случаев, когда такое мероприятие организуется с приглашением третьих лиц и в конкретных деловых целях, определенных настоящим Стандартом.

Прозрачность

Дарение или принятие всех подарков и видов делового гостеприимства требуют прозрачности и периодических проверок.

Руководители бизнес-направлений, бизнес-функций, производственных и бизнес-единиц, а также отдельных филиалов в составе Компании имеют право организовать ведение Реестров подарков и делового гостеприимства.

Если вышеуказанные руководители принимают решение о ведении Реестра, работник должен вносить информацию обо всех подаренных, принятых или не принятых подарках, видах делового гостеприимства, а также деловых обедах, завтраках и ужинах, стоимость которых превышает номинальную, в Реестр подарков и делового гостеприимства.

Если указанное событие произошло во время командировки, работник регистрирует подаренные или принятые подарки и виды делового гостеприимства в течение одного рабочего дня после возвращения из командировки.