Андрей Крюков - Бухгалтерский учет с нуля

Электронный документ – это документ, существующий в электронной форме, который создается с помощью компьютера и может храниться в его памяти. Электронный документ содержит ту же информацию, что и бумажный документ. Его можно просмотреть на экране компьютера, распечатать в бумажном виде – тогда мы получим бумажный аналог электронного документа, размножить в огромном количестве экземпляров, мгновенно переслать на другой компьютер в другой точке земного шара с помощью Интернета– всемирной компьютерной сети.

Но электронный документ значительно проще подделать, чем бумажный, если, конечно, не предпринимать специальных мер защиты.

Электронные документы уже широко используются в отношениях между организациями и банками, организациями и налоговыми органами. Это существенно упрощает взаимодействие, хотя в большинстве случаев электронные документы требуется подтверждать бумажными документами.

В крупных организациях существует внутренний электронный документооборот. При этом внутренние материальные документы практически не приходится печатать в бумажной форме.

В современной организации бухгалтерские записи также ведутся в электронном виде – с использованием специальных бухгалтерских компьютерных программ. Естественно, если какие-либо документы создаются с помощью бухгалтерской программы, она автоматически формирует бухгалтерские записи по этим же документам.

Компьютеризация позволяет избавить бухгалтеров и других работников от двойной работы. При работе с документами любая информация вносится в память компьютера только один раз, а все, что можно сделать автоматически, выполняет компьютер.

Если документ был подготовлен с помощью компьютера, то в его памяти, скорее всего, этот электронный документ сохранился. Исправления проще внести в электронный документ, распечатать бумажный вариант документа и подписать его у всех лиц, которые ранее подписали неправильный документ.

Сейчас чаще всего так и поступают. Получается быстрее, если компьютер, с помощью которого был подготовлен документ, легко доступен. В противном случае будет проще воспользоваться устаревшим способом исправления документа.

Итак, бухгалтерский учет – это своеобразная летопись хозяйственной жизни организации, которая ведется в структурном подразделении предприятия – бухгалтерии на основании документов, поступающих от других работников организации, а также документов, которые составляют сами бухгалтеры.

По этим документам бухгалтерия организации прослеживает перемещения имущества организации – материальных ценностей и денег. На любой момент времени бухгалтерия организации может иметь представление о распределении имущества организации, т. е. какое имущество принадлежит организации и где оно находится.

Но в такой схеме работы могут возникать сбои.

Документ, который передан в бухгалтерию и оформлен совершенно правильно, на самом деле может не соответствовать реальной хозяйственной операции. Другой документ мог пропасть по дороге в бухгалтерию. Материальные ценности, принадлежащие организации, могли быть потеряны или украдены.

В результате подобных событий картина распределения имущества организации, получаемая на основании данных бухгалтерии, не будет соответствовать реальному положению.

Конечно, отдельные расхождения между реальной хозяйственной ситуацией и данными бухгалтерского учета будут обнаруживаться сами собой – при случае. Но если не предпринимать специальных мер по сверке реальной хозяйственной ситуации с данными бухгалтерского учета, то в целом расхождение будет усиливаться и через некоторое время может возникнуть вопрос: а нужен ли в организации такой бухгалтерский учет, который не отражает реального положения дел?

Для своевременного выявления и исключения возникновения расхождений периодически проводится инвентаризация – проверка соответствия имущества, числящегося в организации, данным бухгалтерского учета.

Руководство организации и ее собственники заинтересованы в том, чтобы инвентаризации имущества организации проводились регулярно и добросовестно. Кроме того, регулярное проведение инвентаризаций предусмотрено законодательством.

По степени глубины различают выборочные и полные инвентаризации, по времени проведения – плановые, внезапные и внеплановые инвентаризации.

Плановаяинвентаризация в организации проводится по заранее установленному порядку. Например, в конце каждого финансового года перед составлением годового отчета в организации может проводиться полная плановая инвентаризация. Отдельные виды имущества, находящегося в обороте, подвергаются инвентаризации чаще.

Внезапнаяинвентаризация проводится без предварительной огласки при возникновении подозрения в хищении материальных ценностей.

Внеплановаяинвентаризация проводится в особых случаях: при передаче имущества организации в аренду или его продаже, стихийном бедствии, пожаре или в других чрезвычайных обстоятельствах, при которых может произойти порча или хищение имущества, при реорганизации или ликвидации организации.

Например, при увольнении работника, который является материально ответственным лицом, проводится инвентаризация материальных ценностей, которые за ним числились.

Для проведения инвентаризации в организации создается специальная инвентаризационная комиссия с участием бухгалтеров. При проведении инвентаризации соблюдается следующий принцип: работник не должен проверять себя сам, его проверяют другие работники, желательно из другого подразделения. Это нужно для того, чтобы инвентаризация не превращалась в пустую формальность.

Результаты работы инвентаризационной комиссии оформляются документами, формы которых унифицированы, – это ведомость результатов, выявленных инвентаризацией, акты инвентаризации и сличительные ведомостипо отдельным видам имущества и обязательств организации.

В итоговых документах инвентаризационной комиссии перечисляются все расхождения между данными бухгалтерского учета и наличием материальных ценностей в организации. Отсутствие каких– либо материальных ценностей, которые должны наличествовать в соответствии с данными бухгалтерского учета, называется недостачей, присутствие в организации лишних материальных ценностей, которые по бухгалтерскому учету не числятся, называется излишками. При обнаружении недостачи комиссия определяет сумму ущерба, а также конкретного виновника: или материально ответственное лицо, или другого работника, которому можно предъявить претензию.