Т. Панченко - Пользование чужим имуществом

Второй вариант расчетов по коммунальным платежам заключается в том, что арендатор отдельно возмещает арендодателю коммунальные платежи от оплаты за аренду.

В этом случае договором аренды предусмотрено, что расходы по оплате коммунальных услуг несет арендатор. При этом арендодатель производит расчеты с поставщиками коммунальных услуг, с которыми у него заключены договоры. Арендатор, в свою очередь, компенсирует арендодателю свою долю стоимости коммунальных услуг на основании выставленного арендодателем документа (счета). При этом арендодатель не получает никакого дохода по этой операции.

При этом варианте арендодатель фактически не оказывает арендатору коммунальных услуг. Он только осуществляет функции по сбору коммунальных платежей от арендатора и их перечислению организациям, оказывающим коммунальные услуги, то есть каждый элемент расходов отражается в документах отдельной строкой.

В бухгалтерском учете арендодателя денежные средства, полученные от арендатора в возмещение коммунальных услуг и перечисленные арендодателем поставщикам коммунальных услуг, не являются для него ни доходом, ни расходом. Для их отражения используется счет 76.

В налоговом учете арендодатель должен исходить из следующего.

Если условия заключенного договора (или дополнительного соглашения о порядке оплаты коммунальных услуг) позволяют квалифицировать деятельность арендодателя как посредническую, то суммы, оплаченные коммунальщикам и возмещенные арендатором, не учитываются у арендодателя ни в составе расходов, ни в составе доходов.

Если посреднического договора нет, то арендодатель должен включить сумму компенсации в доходы, подлежащие налогообложению, а стоимость коммунальных платежей в части, приходящейся на арендатора, – в расходы.

Если арендодатель взимает с арендатора сумму больше той, которую он уплачивает сам поставщикам коммунальных услуг, то вышеуказанная разница должна рассматриваться как вознаграждение за оказанную им услугу.

В бухгалтерском учете арендодателя эта разница включается в состав доходов от обычных видов деятельности и отражается на счете 90 «Продажи».

При исчислении налога на прибыль сумма такого вознаграждения учитывается арендодателем в составе доходов от реализации (ст. 249 НК РФ). Арендодатель обязан с этой суммы исчислить и уплатить в бюджет НДС.

Арендатор может отнести сумму арендной платы на расходы.

Расходы на коммунальные платежи, которые возмещаются арендатором, могут быть учтены при расчете налога на прибыль (письмо Минфина России от 07.12.2005 № 03-03-04/1/416). Для их подтверждения понадобятся счета арендодателя, составленные на основании документов поставщиков коммунальных услуг. Аналогичную позицию занимают и налоговые органы (письмо УМНС России по г. Москве от 22.07.2003 № 26-12/40946).

Третий вариант расчетов по коммунальным платежам. Арендатор заключает прямые договоры с коммунальными службами на оказание услуг. Этот способ оплаты коммунальных расходов удобен, если помещение арендуется на длительный срок. При применении данного варианта расчетов по коммунальным платежам арендатор сам контролирует расход электроэнергии, воды и других ресурсов, а арендодателю не приходится вести расчеты с поставщиками коммунальных услуг.

Арендатор включает затраты по оплате коммунальных платежей в состав материальных расходов (подпункт 5 п. 1 ст. 254 НК РФ). Обосновать их несложно. Поставщики будут указывать в расчетных документах название арендатора, поэтому проблем с налоговым органом возникнуть не должно. Не придется доказывать и вычет по НДС, потому что арендатор получит от поставщика счета-фактуры.

Организации, которые часто направляют своих сотрудников в командировки, несут значительные расходы на оплату услуг гостиниц. Для оптимизации таких затрат организация может приобрести или арендовать для проживания квартиры в городах, куда она командирует работников на постоянной основе. До заключения договора аренды квартиры организация должна рассчитать, действительно ли в данном случае уменьшатся расходы на проживание командированных сотрудников, и только после этого принимать конкретное решение.

Юридическое лицо, получившее жилое помещение от собственника в пользование на основании договора аренды, вправе использовать его только для проживания граждан (п. 2 ст. 671 ГК РФ). Если хотя бы одной из сторон договора аренды является юридическое лицо, договор независимо от срока его действия должен быть заключен в письменной форме. Договор аренды квартиры на срок не менее года подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации (ст. 609 и 651 ГК РФ).

Для подтверждения существования арендных правоотношений достаточно договора аренды и акта приема-передачи арендуемой квартиры, то есть нет необходимости ежемесячно составлять акты сдачи-приемки услуг по аренде. Аналогичная позиция изложена в письме Минфина России от 09.11.2006 № 03-03-04/1/742.

Действующее законодательство не содержит требования об оформлении организационно-распорядительных документов при принятии решения об аренде квартиры для командированных сотрудников. Но такие документы будут нелишними и позволят в случае необходимости доказать производственный характер расходов.

Пример.

Работники организации, расположенной в Калуге, часто бывают в командировках в Москве. Согласно справке бухгалтерии расходы организации на проживание сотрудников в московской гостинице за последние 6 месяцев в среднем составляли 30 000 руб. в месяц. Организация имеет возможность арендовать в Москве квартиру за 17 500 руб. в месяц.

Финансовый отдел организации разработал план снижения расходов, в котором, в частности, содержится предложение снимать квартиру в Москве для проживания командированных сотрудников. Руководитель организации принял решение арендовать с 1 июля 2008 года квартиру для вышеуказанных целей, которое было оформлено приказом.

Налоговый учет арендных платежей и коммунальных расходов. В подпункте 12 п. 1 ст. 264 НК РФ предусмотрена возможность включения в состав расходов на командировки такого вида затрат, как расходы на наем жилого помещения.

Затраты по аренде квартиры могут быть включены в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль, только на основании документов, косвенно подтверждающих факт проживания в ней командированных работников. Это приказ о командировке, командировочное удостоверение, проездные документы до места командировки, отчет о выполненной работе в соответствии с договором и т.д.