Светлана Уткина - Типичные ошибки в бухгалтерском учете и отчетности

Перечень представительских расходов, которые учитывают при налогообложении прибыли, приведен в ст. 264 Налогового кодекса. По этой статье к таким расходам относят затраты:

√ по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;

√ по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;

√ по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров;

√ по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате фирмы.

Затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров нельзя включить в расходы при определении налоговой базы на прибыль.

Чтобы подтвердить представительские расходы, фирме понадобятся следующие документы:

● Отчет организации о проведенном мероприятии. В нем следует указать, кто участвовал в переговорах, когда проводилось мероприятие и каковы его результаты. Отчет необходим для подтверждения экономической обоснованности представительских затрат;

● Акт на списание продуктов, сувениров и прочих представительских расходов. В нем необходимо указать, какие продукты, сувениры и в каком количестве израсходованы во время переговоров;

● Кассовые чеки, накладные и счета-фактуры. Эти документы подтверждают, какие именно суммы организация израсходовала при проведении мероприятий.

Если понесенные организацией затраты по своему характеру можно отнести к представительским, то в соответствии с ПБУ 10/99, утвержденным Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н, являются расходами по обычным видам деятельности. При формировании себестоимости продукции (работ, услуг) представительские расходы учитываются в качестве коммерческих (управленческих) (п. 5 ПБУ 10/99) в составе расходов по обычным видам деятельности. В бухгалтерском учете представительские расходы не нормируются, т.е. в полном объеме включаются в состав затрат.

В налоговом учете такие затраты включают в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ) только в пределах установленных норм (4% от расходов на оплату труда за отчетный (налоговый) период) и если они экономически оправданы, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода..

«Сверхнормативные» суммы представительских расходов согласно п. 42 ст. 270 НК РФ не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль.

Достаточно часто возникают ситуации, когда организация документально не оформляет «мелкие» представительские расходы (отсутствуют сметы, отчеты, документы, подтверждающие представительские расходы) и не включает их в состав расходов при исчислении налога на прибыль организации. Тогда приобретенные товары в розничной сети для обслуживания гостей, участвующих в переговорах, следует рассматривать как расходы для собственных нужд, не связанные с производством и реализацией товаров (работ, услуг). В отношении таких товаров, расходы на приобретение которых покрываются за счет собственных средств организации, объект обложения налогом на добавленную стоимость не возникает и уплаченный налог к вычету не принимается (письмо Минфина России от 16.06.2005 г. №03-04-11/132).

По-мнению налоговых органов, расходы на оплату проезда к месту проведения мероприятия, проживания и питания в гостиницах приглашенных на мероприятие гостей не относятся к представительским (Письмо УМНС по г. Москве от 11 ноября 2004 года №26-12/73173). Но имеется арбитражная практика, которая на стороне организаций. К примеру, в Постановлении ФАС Московского округа от 23 декабря 2004 года №КА-А40/12097-04 указал, что из содержания ст. 264 НК РФ вытекает следующее: расходы на гостиничное обслуживание (проживание и питание) представителей других организаций, участвующих в переговорах, официальных приемах, относятся к представительским расходам. Аналогичное решение принял ФАС Северо-Западного округа в своем Постановлении от 17 мая 2004 года №А56-21571/03.

Что касается спиртных напитков, то Минфин России в Письме от 09 июня 2004 года №03-02-05/1/49 установил, что расходы организации на алкогольную продукцию при проведении официального приема могут включаться в представительские расходы в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров.

В письме УМНС России по г. Москве от 22 января 2004 года №26-08/4777 указал, что расходы на цветы не могут быть отнесены к представительским расходам. По данному вопросу есть сложившаяся арбитражная практика, в которой высказана противоположная точка зрения – Постановление ФАС Поволжского округа от 01 февраля 2005 года №А57-1209/04-16.

Определение представительских расходов дано в предыдущем примере. Исходя из этого следует, что расходы на проведение праздничной конференции не попадают под определение представительские. К тому же расходы на конференцию носят непроизводственный характер, а следовательно не могут быть отнесены в уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

Договор аренды является самым распространенным видом договора среди налогоплательщиков. Как правило, договоры на оказание этих услуг заключены от имени собственника-арендодателя, а арендатор возмещает ему эти расходы либо в составе арендной платы, либо отдельным платежом. В своем Письме УФНС России по г. Москве от 26 июня 2006 года №20-12/56637 разъяснил порядок учета доходов и расходов на коммунальные услуги в целях исчисления прибыли для собственника и арендатора имущества.

По мнению УФНС России по г. Москве, основанием для признания затрат на коммунальные услуги (энергоснабжение и услуги связи) расходами является заключение договоров на оказание коммунальных услуг либо наличие счетов, которые предъявлены налогоплательщику с отражением оказанных услуг.

Договор между арендатором и арендодателем на оказание услуг энергоснабжения или услуг связи может быть заключен, только если арендодатель является специализированной организацией, оказывающей такие услуги. Соответственно, счета, отражающие оказание услуг, будут предоставляться стороне договора, т.е. арендодателю.

Исходя из этого, налоговый орган делает вывод, что расходы на оплату коммунальных услуг арендатор может признать, только если обязанность их возмещения собственнику прописана в договоре аренды и есть документальное подтверждение расходов (расчеты коммунальных платежей, составленные на основании счетов поставщиков этих услуг).