Александра Арсентьева - 1С: Предприятие в вопросах и ответах

По результатам проведенных в программе расчетов можно сформировать проводки по отражению произведенных начислений и удержаний в бухгалтерском учете. Чтобы это сделать, необходимо видам расчетов сопоставить определенные шаблоны проводок.

Под шаблоном проводкив программе «1С: Зарплата и кадры» понимается описывающая конкретную хозяйственную операцию корреспонденция счетов дебета и кредита и требуемый этими счетами набор объектов аналитического учета. Каждая корреспонденция счетов представляет собой элемент справочника «Шаблоны проводок»(меню «Справочники» – пункт «Бухучет зарплаты»– подпункт «Шаблоны проводок»).

Выбор корреспондирующих счетов производится из справочника «План счетов»(меню «Справочники»– пункт «Бухучет зарплаты»,– подпункт «План счетов»). Если бухгалтерский учет ведется с использованием конфигураций на базе типовых, то справочник «План счетов»заполняют с помощью сервисной процедуры «Обмен данными»в следующем.

После заполнения справочников типовой конфигурации «Бухгалтерский учет»аналитической информацией, которая имеет непосредственное отношение к учету расходов на оплату труда, из этой информационной базы производят выгрузку данных для конфигурации «Зарплата и кадры».Для этого в меню «Сервис»выбирают пункт «Обмен данными»,а затем подпункт «Выгрузка данных»в конфигурацию «Зарплата и кадры»и открывают экранную форму обработки.

В поле «Имя файла выгрузки»указывают имя файла для выгрузки информации. В отдельном окне отмечают выгружаемые счета. По кнопке «Настройка»открывают форму настройки выгружаемых объектов аналитики. Она выполнена в виде таблицы, в которой перечисляются тип и вид источника аналитической информации, тип и вид приемника этой информации, признак выгружаемой информации, условие и комментарий. Выбор выгружаемых объектов аналитического учета осуществляется двойным щелчком на соответствующей ячейке таблицы.

Для видов субконто типа «перечисление»,имеющим конечный набор значений, программа предлагает отметить соответствующие элементы флажком.

Аналогично производится настройка выгружаемых объектов аналитики для видов субконто типа справочник. Для того чтобы воспользоваться настройкой повторно в будущем, ее сохраняют (меню «Действия»– пункт «Сохранить настройку»).

После завершения формирования списка выгружаемых счетов и объектов аналитического учета по кнопке «Выгрузить»формируют файл с информацией обмена.

Затем выгруженные из типовой конфигурации «Бухгалтерский учет»данные загружают в типовую конфигурацию «Зарплата и кадры».Для этого в меню «Сервис»программы «1С: Зарплата и кадры» выбирают пункт «Обмен данными»,а затем подпункт «Загрузка данных».В экранной форме обработки «Загрузка данных»указывают имя файла с информацией для обмена и по кнопке «Загрузить»запускают обработку загрузки данных.

В результате в справочнике «План счетов»будут перечислены все доступные для использования в шаблонах проводок бухгалтерские счета и разрезы аналитического учета.

Следует иметь в виду, что по мере открытия в базе данных «Бухгалтерский учет»новых объектов аналитического учета, которые должны использоваться для отражения расходов по начислениям, процедуру выгрузки повторяют. При этом в перечень выгружаемых счетов в обязательном порядке должны войти как минимум те, которые выгружались ранее. При загрузке в конфигурацию «Зарплата и кадры»производится проверка на соответствие счетов, уже имеющихся в справочнике «План счетов»,и загружаемых. Если в загружаемом перечне отсутствует уже имеющийся счет, то этот счет в справочнике «План счетов»помечается на удаление. Аналогичный механизм используется при заполнении справочников «Виды субконто»и «Значения субконто».

Особое внимание следует обратить на справочник «Сотрудники».Если учет кадров и расчет заработной платы ведется в типовой конфигурации «Зарплата и кадры»,то необходимо синхронизировать справочники «Сотрудники»в конфигурациях «Бухгалтерский учет»и «Зарплата и кадры».Для этого в реквизите «Код»элемента справочника «Сотрудники»конфигурации «Бухгалтерский учет»указывается тот же код, который присваивается работнику в аналогичном справочнике конфигурации «Зарплата и кадры».

Для корректной работы программы используемый план счетов следует указать в реквизите «Программа бухгалтерского учета для выгрузки проводок»на закладке «Бухгалтерия»обработки «Настройки».

Для прикрепления шаблонов проводок к документам, подразделениям, сотрудникам и т.д. необходимо выбрать конкретный шаблон. Выбор шаблона производится автоматически исходя из следующего приоритета (в порядке понижения). В соответствии с выбранным шаблоном будет формироваться бухгалтерская запись при выгрузке данных в типовую конфигурацию « Бухгалтерский учет».

1. Шаблон проводки документа (реквизит документа на начисление или удержание).

2. Шаблон проводки у вида расчета (реквизит справочника «Виды расчетов»).

3. Шаблон проводки для работника (реквизит справочника «Сотрудники»).

4. Шаблон проводки для подразделения (реквизит справочника «Подразделения»).

5. Если не были выполнены вышеперечисленные условия, то используется значение константы «Шаблон проводки по умолчанию»(реквизит обработки «Настройки конфигурации»).

При этом следует учитывать, что для таких видов начислений, как оплата по больничным листам, пособия за счет средств Фонда социального страхования и прочее, а также для всех видов удержанийиз заработной платы работников шаблон проводки в обязательном порядке указывают в справочнике «Виды расчетов».

Что касается начисления оплаты труда, то если расходы на оплату труда работников отдельных подразделений подлежат учету на определенном счете, соответствующий шаблон проводки указывают в справочнике «Подразделения», а в справочнике «Сотрудники»работникам этого подразделения шаблон проводки не заполняют.