Ольга Соснаускене - Учет автотранспорта и затрат на его содержание на предприятии

Перед началом проверки конкретных видов имущества инвентаризационная комиссия должна получить от материально ответственных лиц последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию (переданы комиссии) и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Расписка может быть такого содержания: «К началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на товарно-материальные ценности сданы в бухгалтерию и все товарно-материальные ценности, поступившие на мою (нашу) ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход».

Расписками подтверждается полнота передачи первичных документов материально ответственных лиц, а также расписками держателей подотчетных сумм (доверенностей) на получение материальных ценностей. Если же в организации отсутствует материально ответственное лицо, то им является руководитель. Инвентаризацией осуществляется проверка фактического наличия имущества (обязательств). На следующем этапе в описи (акты) вносятся денежные оценки имущества (обязательств) по данным первичных документов и бухгалтерского учета.

В ходе проверки фактического наличия имущества члены комиссии совместно с материально ответственными лицами производят подсчет, взвешивание, обмер инвентаризируемых ценностей и заносят полученные результаты в инвентаризационные описи унифицированной формы (№ ИНВ-1 – для основных средств, № ИНВ-1а – для нематериальных активов, № ИНВ-3 – для товарно-материальных ценностей и т. д.). Иногда комиссия получает в бухгалтерии описи, предварительно заполненные по данным бухгалтерского учета, и затем отмечает в них расхождения с фактическим наличием ценностей, однако это неправильно.

Опись должна составляться в ходе проверки наличия имущества, причем один экземпляр описи может заполнять член инвентаризационной комиссии, а второй экземпляр – материально ответственное лицо.

После завершения проверки фактического наличия ценностей оформленные описи передаются в бухгалтерию, где производят их таксировку (оценку описанных ценностей в денежном выражении) и сверку с учетными данными.

В случаях выявления расхождений в бухгалтерии составляют сличительные ведомости (унифицированной формы № ИНВ-18, ИНВ-19), в которых отдельными строками указываются все виды имущества, по которым имеются расхождения (а имущество, по которому расхождений не выявлено, заносится в сличительную ведомость одной строкой).

При наличии расхождений комиссия должна затребовать от материально ответственных лиц объяснения и предложить пути урегулирования различий для приведения учетных данных в соответствие с фактическими. Но окончательное решение о порядке отражения расхождений принимает руководитель. При принятии решения о взыскании сумм недостач с виновных лиц следует учесть положения ТК РФ. Согласно ст. 246 ТК РФ размер ущерба определяется исходя из рыночных цен, но не ниже стоимости имущества по данным бухгалтерского учета (с учетом степени его износа). При этом в соответствии со ст. 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 % (а в случаях, предусмотренных федеральными законами, – 50 %) заработной платы, причитающейся работнику.

На основании сличительных ведомостей заполняется ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма № ИНВ-26), в которой систематизируются все выявленные излишки и недостачи и излагается порядок списания недостач. Именно на основании этого документа бухгалтер производит записи, отражающие результаты инвентаризации.

На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные инвентаризационные описи и сличительные ведомости. Другими словами, материальные ценности, полученные от заказчиков как давальческое сырье или принятые на ответственное хранение, заносятся в другую ведомость, но формы таких ведомостей едины.

То же касается организаций, имеющих не только собственные основные средства (оборудование, компьютеры, автомобили и др.), числящиеся на счете 01 «Основные средства», но и арендованные основные средства, учитываемые на одноименном забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства»: на них также заполняются раздельные ведомости.

Впрочем, проводить инвентаризацию основных средств каждый год не обязательно.

Кроме того, помимо проверки наличия ценностей на складах, организация должна также провести инвентаризацию товарно-материальных ценностей, находящихся в пути и отгруженных. Ее результаты оформляются актом (унифицированные формы № ИНВ-6 и ИНВ-4 соответственно).

Не нужно забывать, что инвентаризации подлежит не только материальное имущество и наличные денежные средства и денежные документы в кассе, но и безналичные средства на банковских счетах (по выпискам банков), финансовые вложения, расчеты (дебиторская и кредиторская задолженность), а также резервы предстоящих расходов и оценочные резервы.

Например, резерв на оплату отпусков, сформированный в течение года, по состоянию на 31 декабря отчетного года следует закрыть: либо доначислить (в случае, если фактически выплаченные отпускные превысили сумму резерва), либо сторнировать (если сумма резерва оказалась выше, чем фактические отпускные). А резерв на ремонт основных средств можно перенести на следующий год только в том случае, если он был сформирован для выполнения длительных ремонтных работ, которые на конец отчетного года еще не завершены (или будут продолжены в следующем году). В остальных случаях этот резерв должен быть закрыт так же, как и резерв на оплату отпусков.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете. Порядок осуществления бухгалтерских записей зависит от характера выявленных расхождений.

Если в ходе инвентаризации обнаружены излишки, они должны быть оприходованы. Оценить их нужно по рыночной стоимости на момент обнаружения с отнесением данной суммы в Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы». В налоговом учете стоимость излишков имущества, которые выявлены в результате инвентаризации, включается в состав внереализационных доходов и подлежит обложению налогом на прибыль (п. 20 ст. 250 НК РФ).

При определении суммы материальных расходов стоимость запасов в виде излишков, выявленных в ходе инвентаризации, определяется как сумма налога на прибыль, исчисленная с внереализационного дохода, признанного при оприходовании обнаруженных излишков (п. 2 ст. 254 НК РФ). Поэтому списать в расходы в налоговом учете можно будет не всю рыночную стоимость оприходованных ценностей, а только сумму налога на прибыль, уплаченную в связи с оприходованием данных ценностей.