Алексей Гладкий - Бюджетирование на компьютере

Контроль исполнения бюджета– составная часть бюджетного процесса, позволяющая собой мониторинг производственно-хозяйственной деятельности в контексте достижения бюджетных показателей.

Слой аналитики– определяет представление данных по аналитическому разрезу. В разных слоях данные можно представить либо как различные иерархии аналитических признаков, либо агрегировать по одному или нескольким аналитическим признакам. Например, слоем является часть значений аналитик, входящих в состав некоторой группы аналитик.

Спецификация внешнего фактора– совокупность следующих показателей: период действия внешнего фактора и значение внешнего фактора.

Стадия бюджетного процесса– числовой идентификатор бюджетного процесса. Например, стадии формирования бюджетов доходов можно снабжать числовыми идентификаторами, начинающимися с цифр 01, а стадии формирования бюджетов расходов – 02.

Статья бюджета– это основной показатель бюджета, который в большинстве случаев характеризуется следующими атрибутами: тип показателя (доход, расход, задолженность и т. п.), способ расчета, валюта показателя, аналитический разрез.

Типовая финансовая операция– сервисное средство для автоматического формирования финансовых операций и бухгалтерских проводок. Пользователь самостоятельно создает описание типовой финансовой операции, которое включает в себя ее наименование, статью бюджета, формулы для расчета суммы операции. Типовые финансовые операции группируются по видам операционных, первичных и иных документов и используются при регистрации часто и одинаковым образом проводимых финансовых операций. Описание типовой финансовой операции может также включать в себя корреспонденцию счетов бухгалтерских проводок и формулы для расчета сумм оборотов. Поэтому типовая финансовая операция может автоматизировать формирование как финансовых операций, так и бухгалтерских проводок.

Типовая форма бюджета– набор показателей (статей) бюджета, предназначенный для визуального представления бюджета.

Центр ответственности– элемент организационной структуры субъекта хозяйствования, имеющий собственный финансовый план. Например, центрами ответственности могут являться предприятия, входящие в состав одной корпорации.

В модуле «Управление бюджетом» реализована поддержка всех бизнес-процессов бюджетирования. На основании этих бизнес-процессов вырисовывается общий алгоритм эксплуатации модуля, который включает в себя несколько этапов.

На первой стадии работы с модулем следует произвести его настройку, чтобы максимально адаптировать продукт к своим потребностям и специфике конкретного предприятия. Данный этап характеризуется выполнением соответствующих операций и процедур: заполнение справочников, настройка параметров, и др. Применение механизма типовых форм бюджетов, список которых составляется в специально предназначенном справочнике, предоставляет возможность оперативного переключения с одного вида бюджета на другой простым выбором нужной формы из справочника. В частности, вы можете быстро переключиться с бюджета доходов на бюджет расходов. Кроме этого, привязав несколько групп аналитики к одному и тому же набору статей в разных типовых формах, можно рассматривать бюджет с разным уровнем детализации информации.

На следующей стадии производится формирование бюджета, другими словами – реализуется процесс планирования. Для разных бюджетных статей плановые данные формируются на основании ряда источников, перечень которых приводится ниже.

• Плановые данные, имеющиеся в модуле «Управление договорами». В частности, таковыми могут являться сведения, которые базируются на календарных планах отгрузок и платежей по заключенным договорам.

• Расчетные данные. По некоторым бюджетным статьям можно рассчитывать одни бюджетные показатели на основании других. Особенно часто данный механизм задействуется, например, для расчета статей бюджета движения денежных средств.

• Экспертные и статистические данные. Таковыми, в частности, могут являться сведения прошлых периодов планирования; информация, полученная из внешних источников; различного рода экспертные оценки, специальные статистические исследования, и т. д. В большинстве случаев такие сведения вводятся вручную.

• Данные прошлого периода с учетом динамики внешнего фактора, оказывающего непосредственное влияние на бюджетную статью или группу статей. Наиболее типичные примеры внешних факторов – индексы сезонных колебаний цен и спроса, индекс инфляционных или девальвационных ожиданий, индексы цен на услуги и товары, и др. Функциональные возможности модуля предусматривают привязку внешнего фактора к периоду планирования и бюджетной статье, на которую он непосредственно влияет. Также имеется возможность гибкой настройки различных вариантов динамики внешних факторов.

Ранее мы уже упоминали о том, что бюджетные показатели можно вводить вручную или формировать в автоматическом режиме – например, на базе информации, содержащейся в договорах либо иных зарегистрированных в программе документах.

ПРИМЕЧАНИЕ

Для автоматического расчета бюджетных показателей модуль «Управление бюджетами» должен задействоваться совместно с другими модулями «Галактики» (например, модули «Управление договорами», «ХозОперации», и др.).

ПРИМЕЧАНИЕ

Любой вариант бюджета можно зарегистрировать и сохранить в программе (иначе говоря, записать в базу данных модуля) и впоследствии использовать по мере необходимости.

К числу важнейших этапов бюджетирования относится также стадия согласования и утверждения. В частности, компании, являющиеся частью холдинга или корпорации, составляют свои бюджеты и передают их руководителям холдинга для согласования и утверждения. На основании бюджетов, полученных от подчиненных субъектов хозяйствования, руководство холдинга формирует агрегированный бюджет и, при необходимости – вносит в него требуемые корректировки. Разумеется, после этого соответствующие изменения в свои бюджеты должны внести и подчиненные компании. После этого они вновь отправляют свои бюджеты на согласование, и т. д. – до тех пор, пока не будет сформирован согласованный вариант бюджета, который и утверждается руководством холдинга. Для реализации подобных операций с бюджетами в «Галактике» предусмотрен механизм вариантов и статусов: например, бюджет может быть формируемый, согласованный, утвержденный, и т. д.