Алексей Гладкий - Бюджетирование на компьютере

Еще один важный этап – формирование фактических показателей бюджета. Эти показатели характеризуют исполнение статей бюджета, которые были определены на этапе планирования. Большинство показателей можно формировать автоматически на основе оперативных и бухгалтерских данных системы «Галактика» с помощью встроенного механизма типовых финансовых операций. Однако наряду с этим показатели бюджета можно также вводить с клавиатуры. Фактические данные для различных статей бюджета могут формироваться на основе перечисленных ниже источников.

• Бумажные носители информации, созданные в неавтоматизированных подразделениях (отделах, службах). Такого рода информация вводится в модуль вручную.

• Бухгалтерская информация, имеющаяся в системе «Галактика». Эти данные рассчитываются с помощью встроенных алгоритмов обработки бухгалтерской информации.

• Оперативные данные, имеющиеся в системе «Галактика». В большинстве случаев эти данные берутся из модуля «Управление договорами». В системе реализована возможность разноски указанных фактических данных по статьям бюджета.

Важную роль в бюджетировании играет процесс сравнения бюджетов. В системе «Галактика» реализован удобный механизм сравнения бюджетов разных видов – например, плановых и фактических показателей, бюджетов разных периодов планирования, и т. д. При этом показываются как разности между показателями сравниваемых бюджетов, так и проценты выполнения плана.

Завершающий этап бюджетирования – корректировка данных. Суть его заключается в том, что по результатам анализа исполнения бюджетов проводится корректировка бюджетов на последующие периоды с учетом фактических данных.

Основным элементом модуля «Управление бюджетом» является главное меню, которое находится вверху интерфейса (сразу под заголовком окна). Оно содержит пункты Документы, Операции, Отчеты, А (меню администрирования модуля), Н (меню настройки) и = (меню «Утилиты»). Команды главного меню предназначены для активизации соответствующих функций программы, а также для выбора режимов работы. Кратко охарактеризуем каждый пункт главного меню.

С помощью команд, включенных в состав меню Документы, осуществляется переход в режимы ввода, редактирования, просмотра и хранения бюджетов, а также для ведения книг финансовых операций (плановых, фактических и «по данным бух. учета»). Отдельная команда предназначена для вызова архива бюджетов.

Команды, находящиеся в меню Операции, предназначены для выполнения операций групповой модификации данных. Таковыми являются: расчет и формирование показателей бюджетов на основе операций, ранее зарегистрированных в книге финансовых операций; декомпозиция бюджетов по периодам планирования и центрам финансовой ответственности; агрегация бюджетов по периодам планирования и центрам финансовой ответственности; групповое копирование бюджетов, и др. Особо стоит отметить возможность распределения бюджетов одного центра финансовой ответственности по статьям бюджетов других центров финансовой ответственности с использованием баз распределения и моделей распределения, а также механизм пересчета информации в бюджетах. Также в программе предусмотрена возможность настройки и использования пакета заданий (пользователь самостоятельно формирует список заданий, которые будут выполняться без его участия, то есть автоматически), и обмена данными (экспорт и импорт) с внешними источниками.

Для выполнения анализа бюджетов, а также для получения отчетов, создаваемых на основании данных бюджетирования, предназначены команды, находящиеся в меню Отчеты.

В каждом модуле системы «Галактика» предусмотрены команды администрирования. Они объединены в меню – А-, и модуль «Управление бюджетом» не является исключением из этого правила: с помощью соответствующих команд данного меню осуществляется контроль целостности базы данных, включая проверку каталогов бюджетирования, таблиц контрагентов, аналитики, классификатора документов, и др.

Команды меню настройки предназначены для ввода, редактирования, просмотра и вывода на печать самых разных каталогов и классификаторов модуля – например, Статьи бюджетов, Варианты бюджетов, Типовые формы бюджетов, Центры ответственности, Типы периодов планирования, Периоды планирования, и др.

С помощью команд последнего меню (меню =) осуществляется доступ к сервисным функциям системы «Галактика». Это меню также присутствует во всех модулях системы.

Перед тем как начать работу с модулем, нужно обязательно выполнить его предварительную настройку, потому что без присвоения значений некоторым параметрам полноценная эксплуатация модуля будет невозможной. Об этом пойдет речь далее.

Выше уже говорилось о том, что «Галактика» отличается гибким механизмом настройки, который позволяет учесть практически любые потребности пользователей и специфику конкретного предприятия. По количеству параметров настройки программа существенно опережает многих конкурентов. Эти параметры находятся в реестре настройки, который вызывается с помощью команды главного меню Н→Настройка. Окно реестра настроек, которое отображается в результате выполнения данной команды, представлено на рис. 3.1.

Рис. 3.1.Реестр настройки программы «Галактика»

На рисунке видно, что данное окно имеет двухпанельное представление. В левой панели находится список разделов настройки, имеющий иерархическую структуру. Параметры настройки, включенные в раздел, отображаются в правой части окна. Таким образом, чтобы получить доступ к требуемым параметрам настройки, нужно щелчком мыши выделить раздел, в котором они находятся.

ПРИМЕЧАНИЕ

Разделы настройки могут иметь вложенные подразделы, причем в некоторых случаях используется несколько уровней вложенности. Такие разделы в списке помечены соответствующими символами. Например, на рис. 3.1 такими разделами являются Бухгалтерский контур, Платежный календарь, Управление финансами (он в данном случае является открытым), и др. А, например, разделы Национальная денежная единица и Сроки хранения данных подчиненных уровней не имеют.

В правой части окна в колонке Наименование настройки отображается название (имя) параметра, а в колонке Значение – его текущее значение. Чтобы отредактировать значение параметра, установите курсор в колонку Значение, после чего совершите требуемое действие. Порядок заполнения и редактирования зависит от конкретного параметра: выбор значения может осуществляться через клавиши F3 или F4, выбираться из раскрывающегося списка, вводиться с клавиатуры, и т. д.

ПРИМЕЧАНИЕ

Читать дальше