Алексей Гладкий - Бюджетирование на компьютере

• разрешать – контроль редактирования финансовых операций в закрытом периоде не производится.

• с подтверждением – при попытке редактирования данных закрытого периода программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение данной операции.

• запрещать – при установленном данном значении возможность редактирования финансовых операций, относящихся к закрытому периоду, полностью блокируется (при попытке откорректировать такую операцию программа выдаст соответствующее информационное сообщение).

С помощью параметра Автоформирование дескриптора можно установить требуемый порядок автоматического формирования дескриптора при создании финансовых операций (о том, что представляет собой дескриптор и для чего он нужен, шла речь выше, в разделе «Определение прав доступа к информации»). Чтобы было понятнее, проиллюстрируем порядок использования данного параметра на конкретном примере.

Предположим, что финансовые операции формируются пользователем Иванов по документам, которые создали Петров и Сидоров. Если параметру Автоформирование дескриптора присвоено значение из документа, то для финансовых операций автоматически сформируются дескрипторы соответственно Петров и Сидоров. Если же установлено значение пользователя, то финансовым операциям будет присвоен дескриптор Иванов.

Чтобы присвоить значение параметру Автоформирование копий бюджетов под дескриптором, следует в колонке Значение щелкнуть мышью на кнопке выбора (либо нажать клавишу F4), затем в открывшемся окне вновь щелкнуть мышью на кнопке выбора в поле Значение либо в этом же поле нажать клавишу F3. В результате на экране откроется окно Выбор дескриптора, изображенное на рис. 3.5.

В данном окне нужно выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter. В результате при расчете показателей бюджета дескриптор новой копии этого бюджета будет присвоен в зависимости от значения данного параметра. Отметим, что использование данной возможности имеет смысл только при использовании сетевой версии программы.

Параметры редактирования бюджетов

В подразделе Бюджетирование→Редактирование бюджета находится несколько параметров, значения которых играют важную роль при редактировании бюджетных данных.

Параметр Типовая форма по умолчанию позволяет выбрать способ задания типовой формы бюджета, используемой по умолчанию. Данный параметр может принимать одно из двух значений: последняя используемая либо последняя используемая для данного ЦО. Если выбрать значение последняя используемая для данного ЦО, то при просмотре бюджетов для каждого центра финансовой ответственности по умолчанию загружается своя типовая бюджетная форма.

Специальный режим редактирования агрегатов – с помощью данного параметра выполняется включение/выключение режима, в котором осуществляется редактирование агрегатов. Если данному параметру установлено значение да, то в контекстном меню окна Редактируем бюджет (описание данного режима приводится ниже) становится доступной команда Настройка распределения агрегатов, вызываемая также нажатием комбинации клавиш Alt+N; с помощью данной команды осуществляется переход в режим настройки параметров этого алгоритма. Кроме этого, при установленном значении да в окне редактирования типовой формы бюджета (описание данного окна приводится ниже, в соответствующем разделе) открывается вкладка Редактирование агрегатов.

Если параметру Доступ к настройке редактирования агрегатов установлено значение да, то пользователь получает доступ к настройке редактирования агрегатов. Переход в данный режим осуществляется с помощью команды контекстного меню Настройка распределения агрегатов (для вызова этой команды можно воспользоваться также комбинацией клавиш Alt+N) в окне редактирования бюджета.

Доступ к операции загрузки из книг фин. операций – если данному параметру присвоено значение да, то пользователь получает доступ к функции загрузки данных в ячейку бюджета из книги финансовых операций. Данная функция выполняется в окне Групповые операции, вызываемом с помощью команды контекстного меню Групповые операции в окне редактирования бюджета.

Настройка выгрузки данных в Excel-формат

В данном подразделе содержатся параметры, регулирующие порядок формирования Excel-отчетов, выгружаемых из модуля «Управление бюджетом».

• Каталог для Excel-отчетов – значением данного параметра является путь к папке, в которую будут помещаться Excel-отчеты, сформированные в модуле.

• Каталог для макросов – значением данного параметра является путь к каталогу, в котором хранятся файлы, содержащие макросы Visual Basic. Эти макросы используются для обработки данных в Excel-отчетах, сформированных в модуле.

Кроме этого, подраздел Excel включает в себя один подчиненный подраздел – Шаблоны отчетов. В данном подразделе содержатся перечисленные ниже параметры настройки:

• Реестр финопераций;

• Раскрытие агрегата по данным бюджета;

• Раскрытие агрегата по данным финопераций;

• Анализ бюджетов.

Перед тем как приступить непосредственно к построению бюджетов, необходимо ввести соответствующие исходные данные. В частности, следует сформировать список центров финансовой ответственности, определить перечень бюджетных статей, вариантов бюджета, периодов планирования, и т. д. Для ввода, редактирования и хранения этих и других необходимых сведений преднзаначены соответствующие справочники, порядок работы с которыми рассматривается далее.

Формирование и ведение списка ЦФО

Выше мы уже неоднократно говорили о том, что центр финансовой ответственности (ЦФО) является одним из важнейших элементов любого бюджета. Отметим, что структура центров финансовой ответственности предприятия (корпорации) может не совпадать с его организационной структурой.

В системе «Галактика» информация о центрах финансовой ответственности хранится в справочнике центров ответственности. Для перехода в режим работы с данным справочником следует выполнить команду главного меню Н→Центры ответственности. При активизации данной команды на экране открывается окно справочника, изображенное на рис. 3.6.

Рис. 3.6.Справочник ЦФО

В данном окне представлен список введенных ранее центров финансовой ответственности (при первом открытии окна в нем не будет ни одной позиции). Этот список может иметь как иерархическое, так и линейное представление – для переключения режимов отображения предназначена команда Представление дерево-линейный список, находящаяся в вызываемом нажатием правой кнопки мыши контекстном меню (эту команду можно активизировать также с помощью комбинации клавиш Alt+S). Для каждой позиции списка в соответствующих колонках последовательно отображается следующая информация: признак помеченной записи (на рис. 3.6 помечена запись Собственная организация), полное наименование, сокращенное наименование и числовой код.