Алексей Дорофеев - Эффективное управление автоперевозками

Как правило, на первом этапе делают несколько копий бланков путевых листов на каждый автомобиль. Пять автомобилей – значит, пять копий бланков, десять – значит, десять копий. Мне доводилось бывать в компаниях, где и для 50 автомобилей было 50 файлов путевых листов. В каждой копии путевки забит госномер автомобиля, название организации, закрепленный водитель, марка топлива, медик, механик. Каждый день меняются только показания спидометра, остатки, заправки. Что же, по сравнению с заполнением бумажных путевок от руки – достаточно удобно. И что характерно – бесплатно. Стоимость самой программы Excel в расчет не берем, так как в нашей стране подавляющее число пользователей используют пиратскую копию, что, конечно, неправильно и является правонарушением.

Итак, первый шаг сделан – путевые листы печатаются на компьютере. Если весь смысл автоматизации состоял именно в этом, то, пожалуй, можно и успокоиться. И действительно, при общении с потенциальными клиентами на вопрос: “А для чего Вам нужна программа?” следует ответ: “Хочу, чтобы путевки печатались на компьютере”. И таких ответов я слышал немало. Но разве смысл автоматизации АТП состоит именно в том, чтобы использовать компьютер как печатную машинку?

Если ответ будет утвердительным, то дальше эту книгу можно не читать. Раздобудьте бланки путевых листов в электронном виде и продолжайте заниматься своими делами. Как же быть тем, кто хочет действительно повысить эффективность работы своего автопредприятия? Этот человек задает другой вопрос, который звучит, как правило, так: “Хочу, чтобы компьютер сам все считал. Как это сделать?”

Компьютер – не волшебная палочка. Он посчитает только ту информацию, которую в него заложишь. И обрабатывать эти данные должна специальная программа. Чтобы представить себе, какая должна быть эта программа, необходимо выделить те бизнес-процессы, которые необходимо автоматизировать. На рис. 1 представлены основные задачи, которые должна решать система управления автопредприятием. Данные приведены по результатам опросов представителей АТП.

Как видно, в структуре представлены задачи оперативного учета, которыми ежедневно приходится заниматься специалистам-транспортникам при эксплуатации техники. Бухгалтерия в силу определенных причин, как правило, стоит особняком. О причинах этого будет сказано далее.

Рис. 1. Структура задач, которые должна решать система управления автопредприятием, по мнению представителей АТП

Также достаточно редко при общении специалисты автохозяйств упоминают об экономическом анализе АТП, а также о планировании. Хотя, на наш взгляд, анализ хозяйственной деятельности автопредприятия и прогнозирование должны быть неотъемлемой частью fleet management-системы.

Итак, облик программы для АТП в общих чертах понятен. В некоторых компаниях идут по пути дальнейшего наращивания функционала в существующих Excel-приложениях, о которых было сказано выше. При всей кажущейся простоте такого подхода он является тупиковым. Это прежде всего связано с определенными техническими ограничениями, которые налагает Excel. Как правило, активно используются встроенные функции Excel для выполнения некоторых расчетов, например расхода топлива, также в этой программе очень удобно строить различные отчеты. Как показывает практика, на небольших предприятиях с парком 3–10 автомобилей это не вызывает значительных затруднений. Однако если представить организацию, у которой, допустим, 50 автомобилей, то за месяц необходимо будет обработать 1000–1500 путевых листов. Если учесть при этом, что надо также вести учет резины по пробегам, планировать ТО также по пробегам, то тут уже одними встроенными формулами не обойтись. Пользователи начинают использовать макросы и программирование, что уж требует определенных профессиональных навыков. Я уже не говорю о ведении склада запчастей.

Надо четко понимать, что для хранения и обработки больших массивов данных используются другие программные продукты, которые называются СУБД – системы управления базами данных. Среди приложений Microsoft Office, частью которого является Excel, есть встроенная СУБД Access. С практической точки зрения эта программа более подходит для разработки собственными силами системы учета для автохозяйства. В Access существуют встроенные средства, которые позволяют без программирования строить довольно сложные приложения, удобные для пользователя и решающие широкий круг задач. Таким образом, те работники транспортных предприятий, которые любят работать с компьютером и имеющие достаточное количество свободного времени, могут самостоятельно, не вникая в особенности какого-либо языка программирования, создать в том или ином виде, что называется “под себя”, информационную систему АТП.

Жизнь показывает, что таких людей очень и очень мало. Из нашей практики вытекает, что решение о внедрении программы принимается руководителями среднего и высшего звена. Это могут быть главные механики, начальники колонн, ПТО, главные инженеры, а также директора предприятий. В большинстве своем это люди среднего и более старшего возраста. Они обладают огромным опытом работы в транспортной отрасли и отчетливо понимают, что для того, чтобы успешно руководить своим хозяйством в современных условиях, необходимо использовать информационную систему. Эти руководители, являющиеся настоящими профессионалами в своей области, часто совсем не умеют или практически не умеют обращаться с компьютерами. Для них программа – это необходимый инструмент, который бы требовал минимум знаний о разных информационных технологиях. Как говорил главный механик одной нашей фирмыклиента, в идеале в программе должна быть всего одна кнопка “Пуск”. Естественно, в большинстве своем у них нет ни времени, ни желания изучать даже простейшие средства разработки, чтобы самим делать программу.

Таким образом, для внедрения информационной системы АТП руководителю остается либо привлечь разработчиковпрограммистов, либо купить уже готовый программный продукт.

Привлечь программистов можно либо собственных, если на предприятии есть информационно-технический отдел, либо со стороны. При этом надо понимать, что привлеченные разработчики, возможно, не разбираются в бизнес-процессах автопредприятия, являясь первоклассными программистами. Практика разработки программ на заказ подразумевает, что должно существовать техническое задание (ТЗ) на программное обеспечение. Создание ТЗ является довольно трудоемким процессом. Вообще говоря, об этом будет более подробно сказано дальше. Здесь же поясню коротко, что на написание нормального ТЗ у специалистов транспортного отдела опять же не хватает времени, да и опыта. В этом случае ТЗ придется заниматься самим разработчикам программы, что в большинстве случаев требует дополнительных финансовых затрат. Действительно, необходимо будет выезжать на предприятие заказчика, общаться со специалистами разных отделов и затем уже на основании собранных интервью написать ТЗ, которое потом надо будет согласовать со всеми заинтересованными сторонами и утвердить.