Юрий Шароватов - Дистанционный менеджмент [Как управлять сотрудниками на удалёнке]

Принцип информационной открытости, который упоминался выше, довольно сложно поддерживать в крупных компаниях, где количество информационных потоков и передаваемой информации зашкаливает. От этого он не становится менее важным.

«Вся информация доступна всем» — так описывает этот принцип Илья Федосов, руководитель направления по подбору сотрудников Mail.ru. Часть команды у Ильи работает удаленно, а в быстром обмене информацией помогают технологии: во-первых, единое общее облачное пространство, где можно сохранить инструкции, текущие отчеты и любую информацию, которая должна быть доступна всем сотрудникам на постоянной основе, а во-вторых, специализированная платформа Confluence. Платформы Confluence и Notion часто используются и во многих других компаниях — они позволяют создать внутреннюю «википедию», где каждый сотрудник может сохранить результаты встречи, итоговую презентацию по проекту, а также ознакомиться с любой информацией, уже занесенной в систему коллегами по всему миру. Важно, что информация в системе распределяется по каталогам и индексируется, это позволяет найти нужные данные даже быстрее, чем если бы мы искали их в офисном шкафу с документами.

Еще один инструмент — делегирование удаленным сотрудникам небольших бизнес-процессов, которые влияют на всю команду.

В компании Тимофея Васильцова один из региональных сотрудников осуществляет закупку канцелярских товаров на всю команду; моя коллега, базировавшаяся в Амстердаме, занималась организацией встреч нашей европейской команды в Abbott; один из сотрудников отдела продаж может быть чемпионом по настройке CRM-системы — можно привести еще много подобных примеров.

Сотрудники «Валта Пет Продактс» проводят друг для друга небольшие мастер-классы, на которых за два-три часа можно научиться выполнять необходимую операцию в MS Excel или готовить новое блюдо.

Такая работа, являющаяся дополнительной к основной, объединяет участников, позволяет им лучше общаться друг с другом, приносить пользу всей организации и разгружает руководителя.

Использование такого стиля управления, который включает в себя делегирование и коучинг, помогает усиливать инициативность и ответственность сотрудников. Конечно, это не сработает, если сотрудник изначально не проявлял необходимого уровня самостоятельности и не был готов отвечать за результаты.

«В моей компании директора филиалов — лидеры в своем городе, — говорит Ирина Головченко. — У меня или у директоров дивизионов мало шансов давать им ежедневные указания относительно работы».

Самостоятельность и доверие — две привилегии, которые ожидает получить удаленный сотрудник, работающий с высокой степенью ответственности и вовлеченности.

Для обеспечения вовлеченности, помимо того, что каждый сотрудник должен понимать и разделять общие цели, очень важно, чтобы в команде была создана атмосфера доверия, чтобы коллеги понимали особенности, сильные и слабые стороны, привычки друг друга. Для решения этой задачи уже стало традиционным использовать командообразующие активности, которые призваны лучше познакомить сотрудников, усилить позитивные взаимоотношения между ними, сформировать мотивацию на достижение целей отдела или компании. Такие мероприятия могут проходить в разных форматах — от веревочных тренингов до совместного анализа и выработки ценностей компании.

Казалось бы, при взаимодействии с удаленными сотрудниками провести такое мероприятие невозможно. Однако мы можем подсмотреть целый ряд примеров таких активностей в тех компаниях, где уже давно используется дистанционное взаимодействие с сотрудниками. Ниже — несколько примеров.

Знакомство.Помогая сотрудникам лучше узнать друг друга, можно выделить в начале каждой онлайн-встречи 10 минут, чтобы один-два сотрудника рассказали про себя, свой город, свое хобби, поделились фотографиями из отпуска или другой интересной информацией. Завершить знакомство неплохо викториной, в которой участники расскажут о представлявшемся сотруднике то, что им удалось запомнить, — с небольшим призом для победителя.

Поздравление с новым годом в формате «Секретный Санта».Популярный корпоративный формат новогодних поздравлений: каждый сотрудник посылает по почте небольшой подарок одному случайному или заранее выбранному коллеге. Приятно получить посылку, особенно из дальнего региона или другой страны.

Визуализация на карте.У сотрудников Skyeng есть доступ к онлайн-карте, на которой могут отметить себя все желающие. Приезжая в новый город, можно быстро найти коллег, пообщаться, попросить о необходимой помощи или совете. Учитывая, что сотрудники компании работают по всему миру, получается такая всемирная сеть друзей. Такую карту легко создать, используя сервис mymaps от Google или аналогичный сервис от «Яндекса».

Использование социальных сетей.Наберите в Instagram или Facebook хештег #proudtobeabbott — и вы увидите публикации работников компании со всего мира, которые рады поделиться тем, что они часть этой огромной семьи. Связанные с работой хештеги, которые сотрудники готовы ставить в социальных сетях, — один из индикаторов вовлеченности. Кроме того, это помогает распространить информацию о компании, способствует улучшению бренда работодателя.

Можно создать в социальной сети группу для общения на неформальные темы. Наличие такого канала коммуникаций сделает общение удаленных сотрудников более теплым.

Общий неформальный чат.Его удобно использовать в качестве замены кофе-зоны в офисе. Здесь можно обменяться шутками, смешными картинками, поздравить коллег с днем рождения. Все это создает более теплую атмосферу и добавляет чувство локтя, ведь у дистанционных сотрудников нет возможности обсудить подобную информацию при личной встрече.

Визуализация команды.Командные фотографии (например, с последней очной встречи), а если их нет, коллажи из личных фото сотрудников создают чувство общности. Такую фотографию можно использовать как заставку перед началом онлайн-встречи, а можно распечатать, заключить в рамку и разослать сотрудникам.

Вебинар с любимым напитком.Этим форматом поделились со мной участники одного из тренингов, когда я сказал, что гала-ужин, к сожалению, нельзя перенести в онлайн. «А что мешает провести вебинар с бокалами?» — спросили они. Действительно, расстояние не является помехой для того, чтобы отпраздновать вместе успешное завершение проекта или года. Однако лучше не прибегать к этому способу командообразования слишком часто ☺