Патрик Ленсиони - Смерть от совещаний

Этот тип совещаний я позаимствовал у своего друга Верна Харниша [10] Верн Харниш – основатель всемирной предпринимательской организации EO (Entrepreneurs’ Organization), руководитель учебных программ «Рождение гигантов» и «Продвинутый бизнес» в MIT, основатель и CEO компании Gazelles, которая выполняет роль корпоративного университета для компаний среднего размера. Журнал Fortune Small Business Magazine назвал его «одним из десяти главных мыслителей в малом бизнесе». и адаптировал. В отличной книге Mastering the Rockefeller Habits он сравнивает их с быстрым обсуждением перед самым началом матча. Участники собираются каждое утро и, даже не садясь, сообщают о своих делах на день. Пять минут. Стоя. Это все.

Цель такой ежедневной сверки заключается в том, чтобы коллектив четко понимал, что в приоритете и над чем работает команда в регулярном режиме. Это быстрое обсуждение гарантирует, что в течение дня ничто не будет упущено, никто не будет наступать друг другу на ноги. Не менее важно и то, что пятиминутки помогают избавиться от ненужной и поглощающей время электронной переписки по поводу координации графиков.

В то же время для многих организаций ежедневные пятиминутки могут оказаться неудобными, особенно если участники работают в разных местах и часовых поясах. Конечно, можно провести такое совещание и по телефону, но устраивать их любой ценой не всегда разумно. Таким образом, ежедневные пятиминутки – не незаменимый элемент жизни во всех коллективах, но они могут стать ценным инструментом для многих организаций, которые хотят лучше координировать работу руководства.

Неизбежные трудности

Одна из часто возникающих трудностей при внедрении ежедневных пятиминуток – заставить участников придерживаться их регулярно , чтобы они вошли в рутину. Занятым сотрудникам чрезвычайно легко пролоббировать отмену таких совещаний, не дав им шанса.

Для преодоления этого этапа нужно быть последовательным в отношении времени и места проведения совещаний. Кроме того, крайне важно не отменять их, даже если придут всего двое участников.

Довольно часто во время ежедневных сверок сложно ограничиться пятью минутами. Если совещание слегка превышает лимит времени из‑за неформального общения, это даже неплохо. Однако нельзя каждое утро затягивать разговор ввиду того, что участники пытаются заниматься темами, которые надо обсуждать на еженедельном тактическом совещании. В конце концов пятиминутки превратятся в полноценные ежедневные совещания, и люди просто устанут.

Чтобы избежать этого, полезно запретить участникам садиться. Но еще важнее соблюдать дисциплину, довольно строгую, и завершать встречи не позже чем через десять минут.

Наконец, чтобы избежать обоих вероятных осложнений, надо взять на себя обязательство проводить пятиминутки определенный период времени – скажем, два месяца – и только потом оценивать, работают они или нет.

Совещание № 2: еженедельные тактические совещания

Каждому коллективу необходимы регулярные совещания, сосредоточенные исключительно на неотложных тактических проблемах. На самом деле не столь важно, как часто их проводить – раз в неделю или в две. Главное, чего нужно добиться: посещаемость, дисциплина и последовательная структура.

Еженедельные тактические совещания должны длиться от сорока пяти минут до полутора часов в зависимости от частоты их проведения и включать ряд критически важных элементов, в том числе следующие.

Блиц

Это быстрый отчет, во время которого участники по очереди называют два‑три своих приоритета на неделю. Каждый должен уложиться в одну минуту и быстро описать, что ему предстоит сделать. Да, всего шестьдесят секунд! Поэтому даже большие команды должны уложиться примерно в десять минут.

Такой опрос крайне важен, потому что он задает тон оставшейся части совещания. Благодаря ему у участников возникает ощущение, что они действительно знают, что в данный момент происходит в организации, поэтому им легче выявить потенциальные пробелы и другие вопросы, которые требуют немедленного внимания.

Обзор результатов деятельности

Следующий ключевой элемент еженедельных тактических совещаний – это отчет о важнейших параметрах и данных: выручке, затратах, удовлетворенности клиентов, материальных запасах и так далее. Конечно, его содержание будет зависеть от отрасли и ситуации в организации. Смысл в том, чтобы выработать привычку делать обзор деятельности с ключевыми параметрами успеха (но не всех возможных). Таких пунктов может быть, например, четыре‑шесть. Обзор не должен занять более пяти минут, даже если учесть короткие поясняющие вопросы. Следует избегать продолжительных дискуссий по поводу глубинных проблем.

Повестка в реальном времени

Когда блиц и обзор результатов деятельности завершены (обычно после начала совещания проходит не больше пятнадцати минут), можно поговорить о повестке. Именно так, вопреки расхожему мнению, повестку на еженедельных тактических совещаниях нужно составлять не заранее, а только после блица и отчета о результатах.

Это имеет смысл, потому что она должна основываться на реальных нынешних заботах коллектива и результативности компании по отношению к поставленным целям, а не на предположениях ведущего за двое суток до совещания. Пытаться угадать приоритеты до ознакомления с этой критически важной информацией неразумно.

Таким образом, ведущий должен воспользоваться тем, что я называю дисциплинированной спонтанностью : нужно избежать искушения заранее составить повестку и позволить ей сформироваться по ходу самого совещания. Хотя из‑за этого придется отчасти пожертвовать контролем над ситуацией, это сделает совещание эффективным и актуальным.

Составить повестку дня в реальном времени не так уж сложно, потому что важные темы к этому моменту прояснятся. Неизбежно будут подняты несколько требующих обсуждения вопросов: «Следует ли в этом месяце усилить рекламу, чтобы резко начать продажи?», «Должны ли отделы маркетинга или развития обсудить с аналитиками наши проблемы с продукцией?», «Набор сотрудников лучше заморозить или ускорить?», «Как быть с излишними затратами?» С тактическими вопросами такого рода следует обязательно разобраться, чтобы не ставить под угрозу краткосрочные цели.

Еженедельные тактические совещания преследуют две основные цели: решить назревшие вопросы и внести ясность. Нужно выявить и устранить препятствия и добиться, чтобы все были в курсе происходящего.

Неизбежные трудности

Внедрению еженедельных тактических совещаний может помешать целый ряд препятствий.