Александр Пужаев - Исследование систем управления. Научно-популярное издание

Именно отсюда вытекает необходимость выявления факторов внешней среды, оказывающих наиболее существенное влияние на конкретную организацию. И затем – создание системы слежения за изменениями этих факторов, чтобы своевременно отреагировать необходимым образом на те или иные изменения.

Второе свойство: “Более важна совместная работа всех элементов системы, чем работа каждого в отдельности”.

Речь идёт о согласованности работы сотрудников в группах и подразделениях. То есть чётком распределении обязанностей и функций. Правильном определении мощности каждого из участков, чтобы не допускать как её недостаток, так и избыток. Необходимость этого наиболее отчётливо видна на примере работы производственных участков. Например, на конвейере все должны успевать выполнить свою часть работы за плановое время, чтобы не было простоев. Но и излишнего числа работников быть не должно, чтобы не расходовать лишние средства.

Кроме того, согласованность обеспечивается правиль – ным распределением функций между работниками с уче – том не только формальных факторов: образования, квалификации, опыта, – но и неформальных – личных качеств и свойств: темперамента, характера и др. Очень важное значение имеют такие человеческие качества, как чувство товарищества, способность с пониманием относиться к другим людям, заинтересованность в успехе организации в целом, а не только (и может быть, не столько) в личных достижениях. Идеально, если группы работников настолько хорошо подобраны, что образуют так называемые команды. Такие группы и подразделения отличаются высокой производительностью, благоприятным социально – психологическим климатом, стре – млением к дальнейшему совершенствованию и развитию. Разумеется, обеспечить такую согласованность в работе очень не просто. Нужны значительные усилия руководителей по правильному подбору и расстановке работников, созданию эффективных стимулов, своевременному решению возникающих проблем в организации труда и отношениях.

Третье свойство: «Система есть целое, которое нельзя понять посредством анализа отдельных частей».

В какой – то притче трое слепых с помощью ощупывания пытаются описать, как выглядит слон. И в зависимости от того, какая часть тела им попалась: хобот, бивень или нога, описание носит соответствующий характер. Но каждое из них весьма далеко от действительности. Потому что представить себе, как функционирует целое по какой – то одной его части невозможно! Ведь каждая часть системы выполняет какую – то, пусть важную, но одну функцию, а системой является только объединенное согласованное функционирование всех составных частей. Отделение какой – то части от системы или прекращение выполнения ею своей функции, а иногда даже только ухудшение работы, может привести к прекращению деятельности или во всяком случае к резкому сокращению эффективности функционирования системы.

Мало того, попытка улучшить работу какой – то части системы с целью повышения качества функционирования или производительности системы в целом, может привести к прямо противоположным результатам. В качестве иллюстрации этого положения можно привести следующую ситуацию. Руководство одной фирмы решило снизить затраты на транспортировку сырья, производимого пятью предприятиями фирмы на пятнадцать других предприятий, также принадлежащие фирме и выпускающие широкий ассортимент различных изделий. Группа специалистов, которой было поручено это задание, поначалу намеревалась использовать известную модель решения транспортной задачи, легко позволяющей определить оптимальные маршруты для минимизации расходов на транспортировку сырья. Однако когда специалисты стали собирать необходимую информацию, они выяснили, что объем выпуска пяти сырьевых предприятий, а также сырье и материалы, дополнительно закупаемые из внешних источников, не обеспечивали работу многих предприятий, выпускающих конечную продукцию, на полную мощность. Тогда специалисты задались вопросом: влияет ли процент использования производственной мощности предприятий на их производственные затраты? Оказалось, что такое влияние имело место, причем оно было неодинаковым для различных предприятий. В результате дальнейших расчетов специалисты установили, что в результате решения транспортной задачи транспортные расходы, конечно, снизились бы, но зато увеличивалась неравномерность загрузки мощностей предприятий. А это привело бы к такому росту производственных затрат, которые значительно превзошли бы экономию на транспортных расходах! То есть исследование деятельности организаций должно проводиться с использованием не только анализа, но и синтеза. Только в этом случае выводы и рекомендации будут иметь достаточные основания.

Таким образом, внесение изменений в деятельность отдельных работников, подразделений организации возможно только после тщательного прослеживания всех их связей с другими работниками или службами. И только установив, что намеченные изменения, улучшающие работу на одном участке, не приведут к ухудшению работы на других, можно проводить эти изменения в жизнь.

Следует заметить, что понятие “система” применимо не только к организации в целом, но и к ее отдельным частям, или, как мы их называли, «элементам». Под элементами организации можно понимать любые ее составные части, некоторым образом обособленные друг от друга. Т. е. элементами являются отделы и службы управления, производственные цеха или другие подразделения, выполняющие основную и вспомогательную деятельность. Все эти элементы образуют структуру организации. И они же также являются системами. Но поскольку они являются не вполне самостоятельными, их часто называют подсистемами , или системами «более низкого уровня». Самым маленьким элементом организации, одновременно являющимся социально – экономической системой, является сочетание трех простейших элементов: работника, необходимых ему средств труда и предмета труда.

Исследования, направленные на совершенствование де – ятельности организации, практически всегда требовали применения анализа , как одного из методов исследования, то есть выделения из структуры организации какой – то части, подсистемы, применительно к которой поначалу и применялись общенаучные и (или) специальные методы исследования. Причём далеко не всегда при этом использовался наиболее естественный подход, то есть выделение в качестве объекта исследования одной или несколько функциональных областей организации (см. рис. 2.1).