Глеб Архангельский - Организация времени. От личной эффективности к развитию фирмы

Тайм-шит (time-sheet) — листок для учета затрат времени.

Тайм-менеджер— человек, осознанно и ответственно строящий свою жизнь, ставящий осмысленные цели и достигающий их, вместо того чтобы бездумно "плыть по течению".

Творческая лень— состояние лени, отличающееся осознанностью применения, высоким удовлетворением от процесса (отсутствием чувства вины) и высокими творческими результатами. Творческую лень наиболее эффективно применять после "загрузки" подсознания информацией по небанальной проблеме с целью дать ему возможность в спокойных и благоприятных условиях "родить" решение.

"Текучка"— повседневные, рутинные, текущие задачи; каждая, как правило, незначительна по объему затрат времени и по получаемому результату. В совокупности эти задачи имеют свойство разрастаться в объеме, занимая львиную долю времени и отнимая огромное количество нервной энергии. Противоположность "текучке" — проектные, инновационные задачи, позволяющие выводить деятельность на качественно новый уровень.

ТМ-бацилла (бацилла эффективности) — совокупность рациональных и эмоциональных представлений и установок относительно времени и эффективности, "забрасываемая" в организацию, "прививаемая" к корпоративной культуре и создающая в ней аналог того, что в личной работе называется "мышлением, направленным на эффективность", т. е. стремление к повышению эффективности, "прошитое" в мышление людей, а не просто заложенное в формальные процедуры.

Механизм действия ТМ-бациллы — создание начального интереса к рациональному управлению личным (невосполнимым и весьма ограниченным) временем, что приводит к пониманию людьми необходимости оптимизировать корпоративные процедуры и схемы деятельности, а также к самостоятельной работе людей в этом направлении без давления "сверху". Термин "ТМ-бацилла" восходит к "организационно-трудовой бацилле" отечественного классика организации труда А. К. Гастева, стыкуясь с его концепцией "трудовой установки", стремления развивать и совершенствовать деятельность, которую необходимо прививать рабочему, помимо обучения четкому исполнению стандарта ("инструкционной карточки").

Удача— достижение высокого результата, обусловленное благоприятным стечением внешних обстоятельств, не зависящих от наших воздействий.

Указатель на задачу— любой носитель информации, кратко и емко напоминающий о задаче. Может существовать в электронном виде (например, запись в файле, задача или заметка в Outlook) либо в виде материального объекта (стикер, записка и т. п.) Частный полезный случай — указателем на задачу является предмет, ее "содержащий" (папка с документами, положенная на видное место; e-mail, скопированный в папку "Сделать в течение недели").

Управление вниманием, структурирование внимания. Создание такой структуры процесса работы или структуры рабочего пространства, которые позволяют оптимально распределять ресурсы внимания (т. е. емкость сознания и предсознания). Значимые для управления вниманием аспекты структурирования процесса работы: количество и частота переключений внимания, характер разнообразия решаемых задач. Наиболее общий способ оптимизации расходов внимания: мелкие дела группировать в блоки по характеру (телефонные звонки) или по смыслу (проект А); крупные дела чередовать, предоставляя сознанию отдых через смену ощущений. Значимые аспекты структурирования рабочего пространства: наличие ярко выраженных фокуса (центра) внимания, пространства близкого внимания (как правило оптимально нахождение в нем 7 ± 2 объектов), прочего пространства (находящегося за пределами внимания).

Управление временем, организация времени, тайм-менеджмент— комплексная технология организации деятельности, акцентирующая внимание на необратимости времени. Такое понимание является более широким, чем классический взгляд на тайм-менеджмент как технологию управления ресурсом времени, задачами, сроками и т. п. Аналогия: "Тотальное управление качеством" — комплексная технология организации деятельности, акцентирующая внимание на качестве.

Управление личным временем как управление фирмой— подход к организации личной деятельности, сравнивающий человека с фирмой (корпорация "Вы", "Персональное ЗАО") и переносящий на управление собой все методы, известные в общем менеджменте. Этот подход эпизодически проявляется во многих работах 90-х гг.; в нашей работе, по всей видимости, впервые положен в основу построения системы личного тайм-менеджмента и изложен комплексно. Некоторые реализации подхода: персональный управленческий учет (хронометраж, анализ личной эффективности); персональное стратегическое планирование (жизненные цели, "маркетинг" — ориентация на рынке труда); персональное корпоративное управление (баланс интересов между различными "акционерами" — семьей, работой, личным развитием и т. п.); персональный Human Resource Management (самомотивация, управление рабочей нагрузкой, борьба с ленью); персональное управление проектами и т. п.

Управление через картины мира— изменение деятельности сотрудников через воздействие на стереотипы и другие элементы их картины мира, т. е. на модели, на основе которых сотрудники принимают решения. Является альтернативой привычному многим менеджерам исправлению, корректировке результатов деятельности сотрудников, воздействием не на результаты, а на механизм создания сотрудниками этих результатов. Пример: предложение сотруднику в явном виде сформулировать критерии, на основе которых он принял решение, и дополнение этих критериев другими, совершенствующими имеющийся в картине мира сотрудника механизм принятия решений такого типа.

Уровень("уровень проекта — недельный"; "проект относится к недельному уровню планирования") — приблизительная (нечетко формулируемая) близость проекта к фокусу стратегического внимания. В личной работе удобно различать проекты дневного (выполнить в ближайшие 1–3 дня), недельного (выполнить в ближайшие 1–3 недели) и годового (выполнение за пределами ближайшего месяца) уровни.

Успех— достижение высокого результата, обусловленное как высокой эффективностью наших действий, так и удачным стечением обстоятельств.

Учебный органайзер— инструмент обучения тайм-менеджменту, состоящий из органайзера (набора готовых ТМ-бланков и пустографок) с распределенными в нем теоретическими блоками и практическими заданиями на несколько недель самостоятельного обучения тайм-менеджменту. Позволяет достигнуть более высокой "внедряемости" ТМ-методов, за счет распределения практических упражнений по времени, их основанности на реальном, а не учебном материале, а также за счет наличия готового прототипа системы личной работы в виде органайзера.