Андрей Парабеллум - Трансформация бизнеса. Построение эффективной компании

Возьмите отдельный лист бумаги для создания дизайна элементов подобной системы с помощью ответов на вопросы.

♦ Кто будет ответственным за дизайн системы?

Скорее всего, это вы. Тем не менее если у вас большая компания и вы видите системную проблему, решение которой можно переложить на чужие плечи, вероятно, именно это вы и захотите сделать.

♦ Какие основные шаги нужно включить в систему?

Опишите, какие последовательные действия или шаги (основные модули) в этой системе должны быть, чтобы она работала.

♦ Какие шаблоны и документы потребуются?

Задача системы – исключить необходимость в принятии решений. Их алгоритм должен быть встроен в систему, которую вы создаете.

Обычно в качестве дополнения к системе идут шаблоны, документы и чек-листы. Вы должны понимать, что из них понадобится, прописать все необходимые документы на уровне заголовков: шаблон для того, чек-лист для этого и т. д.

Помните, что шаблонов должно быть достаточно для выполнения задачи, а лишние будут мешать. Не пытайтесь завалить людей шаблонами – тогда у них возникнут проблемы с выбором, что и когда использовать.

♦ Какие элементы управления должны присутствовать в системе?

Как вы (или кто-то другой) будете ею управлять? Важно понимать, что в данной ситуации вы можете играть разные роли.

1. Быть исполнителем и менеджером в системе.

2. Быть менеджером, а само действие передать кому-то другому.

3. Быть исполнителем, при этом управлять будет кто-то другой.

4. И управлять, и все делать будут другие люди.

Вам необходима инструкция, то есть понимание, какие именно элементы управления должны присутствовать в системе, какая отчетность необходима, как должен осуществляться контроль и т. д.

Опишите заголовками все необходимые скрипты.

♦ Какое обучение должно быть включено в систему?

Человека, который будет работать по системе, нужно обучать. Опишите, какое обучение необходимо для работы с вашей системой.

♦ Какие процедуры внедрения и контроля должны присутствовать в системе?

Если в процедурах управления, которые вы описали выше, не было процедур внедрения и контроля, дописывайте их на этом этапе.

Важно: если ваша система обозначена как «система управления и контроля», для нее все равно необходимо прописывать систему контроля.

Например, у вас есть сотрудник, и вы прописываете систему, по которой будете им руководить и контролировать его работу. А потом формируете систему контроля за выполнением этих действий.

Таким образом, первую систему вы можете написать для менеджера отдела, который будет управлять работниками. Вторую систему управления и контроля составляете для директора, который будет управлять менеджером этого отдела.

♦ Как о новой системе узнают все работники?

♦ Как система будет внедряться?

Приступайте к оформлению дизайна и внедрению системы.

Ни в коем случае не откладывайте это «на потом»!

Теперь можете посмотреть на проблему, о которой вы заявили, и на решение, к которому пришли. Я уверен, что между этими двумя точками будет большая пропасть.

Ваша задача – описать три свои проблемы и три системы по их решению. Кроме того, укажите, что именно вы уже внедрили.

Этот документ поможет вам пройти семишаговый процесс выявления ключевых проблем в вашем бизнесе. Начните с описания проблем – как вы их понимаете. Это и будет шаг 1.

Приступаем непосредственно к работе с вашей компанией. В этом модуле будем выстраивать все основные процессы бизнеса.

Если вы продаете свои продукты (услуги) – что бы это ни было, – начните с того, что проще всего описать технарю на первом этапе. То есть это производство товаров (услуг) либо их закупка.

Общая цепочка: закупка, производство, упаковка, доставка, сервис.

Обычно мы производим что-то сами либо закупаем ингредиенты и из них что-нибудь делаем. Если вы ничего не закупаете, а только производите – значит, у вас цепочка начинается с производства.

Типичный вариант раскрытия модуля «Закупка» таков.

1. Поиск потенциальных поставщиков.

2. Сбор информации, включая цены.

3. Принятие решений, у кого покупаем.

4. Тестовая закупка.

5. Закупка постоянная.

6. Контроль качества раз в месяц или по мере того, как возникают жалобы и проблемы со стороны клиентов.

Типичный вариант раскрытия модуля «Производство» таков.

1. Сбор частей продукта на складе.

2. Сбор продукта по чертежам из частей (полученных на складе).

3. Упаковка полученного продукта.

4. Контроль качества и замеры на соответствие эталону.

Описывайте только то, что у вас есть, а не то, что вы планируете в будущем. В зависимости от вашего бизнеса цепочка может быть другой. Описывайте, не вдаваясь в подробности, в первом приближении: берете процесс и разбиваете его на этапы. Из выявленных блоков выстраиваете основной бизнес-процесс.

Давайте разберем пример услуг по разработке ПО (программного обеспечения) на заказ в маленькой компании.

1. Человек дает мне бизнес-задачу, что он хочет получить.

2. Я разрабатываю техническое задание.

3. Клиент подписывает, что он согласен на это техническое задание и эти требования.

4. Клиент вносит предоплату за проект.

5. Я веду разработку.

6. Делаю тестирование выполненного модуля.

7. Высылаю модуль заказчику, и он его принимает.

8. Если он его не принимает, я исправляю ошибки, тестирую и снова высылаю заказчику (перехожу к п. 5).

9. Клиент принимает конечный продукт и подписывает документ о приемке.

10. Клиент переводит остаток денег на мой счет.

Это основной алгоритм, который вы можете описать на бумаге. В детали не вдаемся, иначе надолго застрянем.

Сейчас важно описать основные процессы производства: закупку (если нужно); само производство; упаковку, если вы пакуете; контроль качества – общий или на каждом уровне; доставку и постпродажный сервис. Это основные точки, которые есть в данном процессе.

Дальше описываем процесс продаж, разделив его на две части.

1.1. Процесс привлечения новых клиентов – это может быть маркетинг, различные виды рекламы, то есть лидген (lead generation).