Анжелика Шепелева - Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве

Устанавливаются сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.

2. «Цели». Цели должны быть одного масштаба. Вспомните анекдот о собрании, где на повестке дня стояло два вопроса:

1) починка сарая;

2) строительство коммунизма.

Подумайте: если вы пишете инструкцию строительства коммунизма, то зачем вам сарай? А если инструкция касается починки сарая, то при чем здесь коммунизм?

Избегайте указания второстепенных и побочных целей. Предположим, ваш путь проходит по маршруту А – Б – В. Если вы указали в качестве цели пункт В, то не стоит упоминать пункт Б: вы и так там будете!

Избегайте несвязанных или, еще хуже, противоположных целей. Помните пословицу «В огороде бузина, а в Киеве дядька»?

И в заключение о целях: не бойтесь декларативных целей. Цель может быть в принципе недостижимой. Если воспользоваться аналогией с Воинским уставом, то цель – это то, что в боевом приказе на наступление называется направлением дальнейшего движения. Важно, чтобы ваши подчиненные не перепутали тыл с фронтом, все остальное – детали.

3. «Задачи». В них определяются направления деятельности специалиста. В отличие от целей задачи должны быть достижимыми. Более того, задачи должны быть измеряемыми! Выполнение поставленных задач должно быть измеряемо в штуках или рублях, тоннах или километрах в зависимости от специфики организации.

Закройте глаза и представьте вашего подчиненного, которому вы только что указали цели и поставили вот эти самые задачи. Представьте теперь его же спустя некоторое время докладывающим о выполнении этих задач. Каких доказательств успешной работы вы от него ожидаете? Если вы сами не можете представить, как ваш подчиненный будет отчитываться в выполненной работе, значит, вы плохо поставили задачу!

Далее: задачи должны соответствовать целям. Каждой цели может соответствовать несколько непосредственных задач. Каждая задача может вести к достижению нескольких целей. Это нормально. А вот чего не может быть, так это задачи, которая бы не вела хотя бы к одной из ранее поставленных целей. Также не может быть, чтобы для ранее поставленной цели не нашлось хотя бы одной конкретной задачи.

Продолжая аналогию с Воинским уставом, заметим, что цели и задачи соотносятся как объект атаки (наступления) с направлением дальнейшего движения. Проще говоря, конкретная задача никак не может лежать совсем уж в стороне от общей цели.

4. «Функции». Здесь перечисляются конкретные функции, возложенные на специалиста; указывается форма его участия в управленческом процессе: руководит, утверждает, обеспечивает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и пр. Раздел «Функции» занимает по объему около 60 % всего документа. Это важнейшая часть должностной инструкции. Однако, если вы правильно сформулировали цели и задачи, трудностей с описанием функций у вас не возникнет.

Помните, что задачи и функции соотносятся так же, как цели и задачи. Представьте шефа, начальника подразделения и специалиста-исполнителя. То, что шеф указал начальнику как конкретную задачу, для специалиста является общей целью, к которой он хотя и стремится, но за которую он лично не отвечает. Его конкретной задачей будет то, что ему укажет его непосредственный начальник, т. е. как раз то, что в должностной инструкции будет называться функцией.

Функции должны быть выполнимыми, т. е. функция должна быть сформулирована так, чтобы в любой конкретной ситуации на вопрос: «Выполнено или нет?» можно было ответить односложно: «Да» или «Нет». Функции должны соответствовать задачам. Подумайте: если ваш подчиненный выполнит все предписанные ему функции, то сможете ли вы подготовить приемлемый доклад шефу?

5. «Права». Определяются права, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.

6. «Ответственность». Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.

7. «Взаимоотношения. Связи по должности». Перечисляется круг должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные отношения и обменивается информацией, указываются сроки получения и предоставления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.

Приведенная форма – это унифицированная форма данного документа, содержащаяся в инструкции по делопроизводству. Эти разделы должны быть обязательно: «Общие положения», «задачи», «функции», «права», «ответственность» и «служебные взаимоотношения». Это тот костяк, тот минимум, без которого нет должностной инструкции. А дальше можно написать еще 26 пунктов.

Ошибка 5. Неграмотное с юридической точки зрения оформление должностной инструкции

Есть специальный ГОСТ на все кадровые документы – 6.38.90, который так и называется «Требования к оформлению документов». На него всегда можно сослаться при судебных и прочих спорах. Можно перечислить не менее 30 различных надписей, которые могут быть на документах. Но не все из них влияют на юридическую силу. Вы можете некоторые надписи и не сделать или сделать их неправильно, и это не будет иметь юридического значения. На юридическую силу должностной инструкции влияют 3 группы реквизитов.

1. Первая группа называется «Реквизиты бланка». Служебная документация пишется не на простой бумаге. Нельзя взять лист формата А-4 и написать: «Утверждаю», «Должностная инструкция». Для этого существуют бланки. В каждой организации должен быть бланк для писем с адресом, телефоном, факсом. Можно ли на нем писать должностную инструкцию? Нет. Этот документ не будет иметь юридической силы. Для каждого вида документов существуют определенные бланки. Если вы напишете платежное поручение на бланке для счетов, банк ее не примет. Существует специальный бланк для приказов. В некоторых фирмах есть даже бланки протоколов и т. д. Нужно знать, что такое бланк, из каких надписей он состоит, а если у вас нет бланков, отпечатанных в типографии, – ничего страшного, напечатайте его сами на машинке или компьютере. Только сначала наберите реквизиты бланка, а потом все остальное. Такой бланк будет иметь уже 50 % юридической силы.

2. Вторая группа – «Реквизиты состава удостоверения документов».

3. Третья группа – «Реквизиты согласования и реквизиты ознакомления».