Владимир Зима - Инструменты руководителя. Понимай людей, управляй людьми

Какая из этих задач вызовет больший отклик? Уверен, что вторая. В первом случае мы фокусируем внимание сотрудника на рутинном регламенте. Во втором – на работоспособности оборудования, личных интересах и интересах коллег. То есть создаем в нем и мотивацию, и ответственность.

Вообще, выдавая рабочее задание сотруднику, вы можете обозначить релевантность в одном из трех направлений: его собственные интересы, задачи подразделения и задачи смежных подразделений и коллег. Или объединить их.

Для получения более осознанного исполнения требуется объяснить сотруднику, частью какой большой задачи будет его задание. Для создания мотивированности – как задача связана с достижением его личных целей. Для усиления ответственности – как выполнение задания отразится на коллегах.

Если не объяснили…

Отсутствие прямого объяснения уместности (релевантности) при постановке задачи иногда приводит к весьма неприятным ситуациям. Очень наглядный пример этого я получил, однажды участвуя в организации «примиряющей» конференции, которую мы проводили для одной компании.

Ситуация была из разряда курьезных. На предварительных интервью руководители и сотрудники всех без исключения подразделений рассказывали нам о том, что в бухгалтерии сидят бесчувственные роботы и чуть ли не стреляют без предупреждения во всех, кто заходит без определенного документа. Народ бушевал.

До бухгалтерии на этапе диагностики мне добраться так и не удалось. Поэтому на мероприятие я приехал, сильно нервничая. Когда я зашел в зал, то сразу понял, где сидят бухгалтеры. Вокруг них образовалась зона отчуждения, несмотря на то что зал был не очень большим, а народу набилось прилично. Но, что странно, я не увидел там ничего страшного. Ни огнедышащих драконов, ни злых лиц, ни автоматов, направленных на всех остальных. В зоне отчуждения сидели очень усталые молодые девушки с провалившимися от бессонницы глазами и испуганно оглядывались по сторонам. И когда один из руководителей очередной раз начал говорить о том, что бухгалтерия, требуя документ (а речь шла о какой-то одной форме), постоянно тормозит процесс развития компании, в зоне отчуждения поднялась хрупкая девушка и тихо, так что ее еле можно было услышать, сказала: «Ну как вы не можете понять? У вас оформление этой формы занимает 2 минуты. А на нас в случае ее отсутствия может лечь уголовная ответственность и штраф». В зале наступила гоголевская немая сцена. После которой сразу с нескольких мест донесся вопрос: «А почему же вы раньше нам об этом не сказали?» В течение нескольких недель, когда присутствовавшие на конференции сотрудники рассказали услышанное остальным, ситуация в компании наладилась.

Если разобрать ситуацию с точки зрения SMART, то уязвимой задача, которую бухгалтерия ставила всей компании, оказалась именно в параметре «уместность». Сначала они не объяснили сотрудникам, зачем нужен документ, а потом стали настаивать на его предоставлении, надавливая на все административные рычаги, которые только имели в своем распоряжении, вызывая массированное сопротивление у всего коллектива.

То же самое, только не в таких масштабах, происходит, когда руководитель не объясняет подчиненному смысл служебного задания. Сотрудник, не получивший ответа на вопрос «зачем», не испытывает мотивации к выполнению задания, а при удобном случае просто его саботирует.

Примеры обозначения релевантности

Теперь давайте приведем несколько примеров формулировки релевантности в рабочей задаче:

«Наши коллеги из отдела разработок заканчивают важный проект, который нужен для проведения новогодней акции, предложенной продажниками. Наш участок работы – выполнить и согласовать разрешительную документацию. Если сделаем вовремя свою часть, то ребята выполнят свои задачи, а мы сможем быть спокойны за свою премию»;

«Описание бизнес-процессов важно сделать перед тем, как мы начнем широкую рекламную кампанию нового продукта. Если выполним все, что нужно, то будем работать в обычном режиме, когда начнутся продажи»;

«Эта дорога строится для того, чтобы по ней могла пройти тяжелая техника. Принимайте это во внимание при проектировании. Иначе мы получим проблемы с добывающими подразделениями»;

«Закладывайте в бюджет проекта дополнительные средства. Вы же знаете, что нам сократят смету».

Обозначение релевантности важно и для того, чтобы правильно сместить фокус внимания сотрудника. Акцентировать его на важных деталях. Иногда даже не требуется, чтобы руководитель сам полностью ставил задачу подчиненным. Он вполне может обозначить релевантность и попросить сотрудников самих сформулировать свои задания. Например, руководитель на совещании может сказать: «Коллеги, нам нужно сдать объект в срок. От этого зависит и наша премия, и отношения с заказчиком. Сформулируйте ваши предложения для выполнения этой задачи».

И конечно, стоит еще раз напомнить, что, именно обозначая релевантность задачи, вы создаете в сотруднике мотивацию. Поэтому стоит пользоваться фразами (мотиваторами), которые подходят именно этому конкретному сотруднику.

Конкретность (Specific)

Теперь нужно разобраться с параметром «конкретность». Это ответ на вопрос «Что нужно сделать?», который напрямую вытекает из ответа на вопрос «Зачем?»

Конкретика задачи может звучать так: «Подготовить отчет о бонусах, выплаченных сотрудникам в первом квартале текущего года, с обоснованием каждой выплаты» – или так: «Установить компьютеры на рабочие места всех новых сотрудников, принятых на работу в течение последнего месяца». Таким образом, конкретность задачи – это параметр, максимально точно описывающий результат, который должен быть получен.

Однажды приключился случай, когда я обнаружил, что двигатель моей машины, которую я давал на выходные приятелю, работает несколько странно. Тогда у меня появилось подозрение, которое я решил сразу же проверить. Я позвонил своему другу и спросил, не заправлялся ли он на ближайшей к моему дому заправке, на которой, как я знал, редко бывает качественный бензин. Получив утвердительный ответ, я понял, что просто не сказал ему о том, где стоит и где не стоит заправляться. Поэтому ругаться не стал. Но зато после этого случая я стал внимательно проверять распоряжения, которые даю своим сотрудникам. И уточнять все детали, которых они могут не знать.

Совет: формулируйте конкретику задачи полностью, учитывая все необходимые детали, поскольку любая упущенная деталь будет влиять на качество выполненной работы.

Измеримость (Measurable)

Однажды на второй день тренинга «Инструменты руководителя» ко мне подошел участник, который весь первый день регулярно выходил поговорить по телефону, с просьбой рассказать ему про SMART еще раз. Я несколько удивился и спросил о причине такого интереса. Оказалось, что утром по пути на тренинг он заехал на автомойку, отдал ключи мойщику и сказал: «Помойте, как всегда». После чего, довольный собой, удалился пить утренний кофе. А вернувшись, обнаружил, что машину не пропылесосили и не вымыли коврики. На возмущенные высказывания бригадир смены сказал: «Как всегда – это кузов помыть». Вот тут руководитель и поймал себя на том, что сам допустил ошибку в постановке задачи.