Владимир Зима - Инструменты руководителя. Понимай людей, управляй людьми

Уверен, что вы и получали, и ставили задачи такого типа: «Сделай удобный отчет», «Подготовь красивую презентацию», «Подготовь документы аккуратно». При этом, выступая в качестве подчиненного, наверняка испытывали раздражение. Хотя бы потому, что все использованные понятия можно трактовать по-разному. А это значит, что исполнитель вынужден сам додумывать, в какой форме представить результат. Соответственно процент переделки таких заданий будет очень высоким.

Конечно, опытные сотрудники умеют приспосабливаться к руководителю. Учитывать его вкусы, потребности и даже настроение. И вы, конечно, можете рассчитывать на то, что ваши подчиненные к вам приспособятся. Но лучше, если вы будете правильно устанавливать измеримость в задачах.

Измеримость – это один из самых интересных параметров цели. И вот почему: мы привыкли, что измерить что-то можно в цифрах, и только в цифрах. Поэтому при целеполагании указываем количественные параметры. Однако оказываемся в тупике в тех случаях, когда цель невозможно «оцифровать». Как, например, внести измеримость в цель «подготовить отчет»?

Диалог на тренинге:

– Ну отчет можно измерить в цифрах.

– Хорошо, как мы это сделаем?

– Ну, например, в количестве страниц.

– И вы готовы поставить сотруднику задачу представить вам отчет на трех страницах?

– Нет. Наверное, не готов.

Тут стоит задуматься о том, что у каждого результата есть свой эталон. Образец, который берется за основу. И у отчета, естественно, такой эталон есть. Это форма, по которой он должен быть выполнен. Поэтому задача может звучать так: «Представьте отчет о расходах на канцелярские закупки по форме 1-КЗ». Это сориентирует сотрудника на шаблон, который он должен использовать.

Кстати, одним из самых распространенных конфликтов в компаниях, использующих электронные документы, является представление данных не в том формате. Например, вы ждете от бухгалтерии данных в формате Excel, а вам приходит файл 1С. Истоки такого конфликта в том, что, во-первых, многие просто забывают о таком параметре цели, как измеримость, а во-вторых, считают, что и так понятно, в каком формате должна быть информация.

Еще один способ внести измеримость в задачу – указать документ, в соответствии с которым должна быть выполнена работа. Такими документами могут быть и технические документы, и государственные требования, и внутренние регламенты организации, и даже «неписаные» правила.

Естественно, что в задачу могут и должны быть внесены и количественные параметры. Но нужно помнить, что цифры – это всего лишь частный случай внесения правильной измеримости.

Примеры внесения измеримости в задачи:

«Работы должны быть выполнены в соответствии с техническим регламентом»;

«Презентация должна быть представлена в формате Power Point»;

«Уклон дороги должен составлять 6 %, а строительные работы – выполняться с учетом требований техники безопасности»;

«В качестве образца используй прошлогоднюю презентацию»;

«В стандартную форму отчета внеси дополнительный столбец для выделения непредвиденных расходов»;

«Напиши объяснительную записку в свободной форме»;

«Производительность оборудования к концу квартала должна достигнуть 80 %».

Кстати, в задаче «поставить задачу в формате SMART» параметром измеримости будет методика SMART.

Неопределенные задачи

Но что делать, если измеримость в задачу не может быть внесена изначально? Например, если такая задача еще не выполнялась. Или вы еще не знаете, в каком виде хотите получить результат.

В этом случае стоит поставить задачу по созданию шаблона или модификации существующего. А для этого нужно выполнить два условия.

Во-первых, обсудить принципы, которым должен соответствовать конечный результат. Здесь будут уместны формулировки «должно быть удобно пользоваться», «оформление должно быть красочным», «должно быть безопасно», «должна быть только важная информация». Это позволит сократить количество усилий, которые будут потрачены сотрудником на выполнение работы.

Обратите внимание, что я использовал слово «обсудить». А не «установить», «приказать» или «навязать». Только совместное формулирование таких принципов позволит сократить недопонимание между вами и подчиненным. К тому же эти принципы будут появляться из релевантности задачи, а значит, сотрудник подойдет к ее выполнению более осознанно.

Во-вторых, нужно указать, сколько вариантов должен предоставить сотрудник. Если вы этого не сделаете, то в большинстве случаев получите один-единственный вариант и лишите себя возможности выбора, а сотрудника – возможности проявить свои способности.

Представители некоторых профессий постоянно работают в условиях неопределенных задач. Например, дизайнеры и архитекторы. Поэтому, как правило, они имеют достаточное количество заготовок в качестве образцов. Но только в тот момент, когда заказчик указал на один из эскизов, в задаче появляется измеримость.

Достижимость (Achievable)

Еще один важный параметр рабочего задания – это достижимость. Кстати, именно с ней связано наибольшее количество «мистических» расшифровок аббревиатуры SMART. Например, некоторые теоретики заявляют, что «цель должна быть еле достижима» или «цель должна быть амбициозной». Ни то ни другое не является точным указанием на правильную постановку задач и годится разве что для мотивационной речи.

На самом деле все намного проще. Достижимость – это указание на ресурсы, необходимые для выполнения задачи и источник их получения. Особенно если требуется ресурс, который ранее не был использован.

Именно наличие нужных ресурсов и делает задачу достижимой. А значит, они должны быть проанализированы и четко обозначены. Или должны быть поставлены дополнительные задачи по их получению.

Приведем несколько примеров того, как сформулировать достижимость:

«Для выполнения работы можно привлечь сотрудников подразделения маркетинга. Для этого подойди к начальнику отдела и спроси, кого именно он выделит в помощь»;

«Возьми базу рассылки у администратора»;

«В корпоративной системе есть функция рассылки. Используй ее для ознакомления сотрудников с презентацией»;

«Для проведения работ оформите заявку на получение разрешения».

Однажды недавно назначенный на должность руководитель отдела, работающий в крупной компании, поехал на тренинг. Перед этим он поставил своей сотруднице, совсем недавно принятой на работу, задачу – пока он отсутствует на месте, собрать информацию для консолидированного отчета. Запросить данные нужно было в шести департаментах компании. Как вы думаете, кому стала звонить сотрудница? Правильно, директорам департаментов. А те из вас, кто работает в крупных компаниях, вполне могут себе представить, как реагируют крупные руководители, когда им звонит исполнитель и просит срочно выслать отчеты. В результате начальник отдела, который искренне верил в то, что его сотрудница «должна же понимать, что звонить надо исполнителям», получил выговор. Фактически за то, что при постановке задачи не указал, какой ресурс нужно использовать. Ведь если вы не оговорите ресурсы, которые должны быть использованы для выполнения задания, с сотрудником, то есть риск того, что он использует наиболее очевидный, с его точки зрения, ресурс.