Владимир Зима - Инструменты руководителя. Понимай людей, управляй людьми

Определенность во времени (Time Bound)

С установлением срока выполнения задания нет ничего сложного. Но есть один нюанс, играющий важную роль в качестве и своевременности выполнения заданий. В зависимости от своего психотипа люди принимают задания со сроком выполнения либо «прямо сейчас», либо «никогда». С последними мы привыкли бороться, устанавливая дедлайн – срок окончательного выполнения. А вот про первых все время забываем. А они иногда начинают выполнять задание еще до того, как оно стало актуальным. Кроме того, часто приоритет смещается на последнюю поставленную задачу. Из-за этого предыдущее задание может быть отложено в долгий ящик или вообще прекращено. Так что будьте внимательны и при постановке новой задачи обозначьте время начала ее выполнения.

Один мой знакомый руководитель, человек весьма импульсивный, рассказал о том, как он получил выговор от своего начальства. После утреннего совещания он заглянул в кабинет, в котором работали его сотрудники, подозвал к себе одного из них и попросил написать письмо в проверяющую организацию. Сотрудник, который весьма ответственно относился к работе, должен был к обеду подготовить презентацию по новому проекту. Однако он сразу же взялся за новое поручение. А когда принес письмо на подпись, попал под начальственный гнев. Ведь презентация оказалась готова только наполовину. А демонстрировать ее нужно было уже через 10 минут. Так за счет того, что руководитель не поставил конкретный срок, а исполнитель постеснялся его уточнить, они оба попали в неприятное положение.

Делегирование – это стиль управления, к которому призывают стремиться всех руководителей, хотя он далеко не всегда подходит для оперативного управления. По сути это полная передача полномочий по выполнению задания подчиненному и контроль только по факту выполнения. Соответственно такой стиль управления подразумевает полное доверие руководителя к подчиненному. Однако не так много руководителей, которые действительно делегируют задачи. И не так много подчиненных, которые такие задачи выполняют полностью. Происходит это потому, что обсуждению задач не уделяется достаточно времени и внимания. А значит, сотрудник недостаточно продумывает выполнение задания, беседуя с вами.

Вопрос – это магический инструмент. Он заставляет наш мозг искать ответ, даже если мы этого не собирались делать. Он мобилизует умственные способности. Вы могли заметить, что даже когда по телевизору или радио идет викторина, мы автоматически ищем ответы на задания. И иногда даже расстраиваемся, что ответили неправильно.

Для того чтобы можно было полностью передать полномочия по выполнению задания сотруднику, вы должны быть полностью уверены в результате. Поэтому для делегирования недостаточно поставить задачу в формате SMART. Еще нужно проверить, правильно ли и в полном ли объеме она понята сотрудником. А самый лучший способ обеспечить понимание – спрашивать. Поэтому рассмотрим SMART как систему вопросов.

Конкретность (S) отвечает на вопрос «Что?»

Измеримость (М) – на вопросы «С чем сравнить результат?», «Какой шаблон использовать?»

Достижимость (А) определяется вопросом «С помощью чего будет выполнена задача? Какие ресурсы будут использованы?»

Релевантность (R) – вопросом «Зачем?», «Для чего?»

Определенность во времени (Т) – вопросами «Когда начать?» и «Когда закончить?»

Если вы ставите задачу с помощью вопросов, вам нужно будет только установить релевантность и иногда конкретность. Все остальные параметры выполнения задания сотрудник может определить сам.

Просто сравните два способа постановки задачи, приведенные ниже, и решите для себя, в каком случае вы будете более спокойны за судьбу задания.

В первом случае руководитель «диктует» задание:

– Василий, нам нужно сдать консолидированный отчет в среду, чтобы финансисты могли спрогнозировать наши бонусы. К обеду во вторник тебе нужно подготовить данные по собственным продажам за первый квартал. Образец отчета возьми у Петрова. Запроси данные о дебиторской задолженности в бухгалтерии и об отгрузках у логистов. Все понятно?

– Да, все понятно.

Во втором случае руководитель спрашивает у подчиненного о том, как задание будет выполнено:

– Василий, в среду надо сдать консолидированный отчет, чтобы финансисты могли спрогнозировать наши бонусы. Шаблон отчета есть у Петрова. Что тебе нужно для выполнения?

– Ну запрошу в бухгалтерии у Семеновой дебеторку, у логистов уточню отгрузки. К вечеру вторника сделаю. Кстати, раз они будут прогнозировать бонусы, могу выделить отдельной строкой бонусы прошлого года.

– К обеду вторника успеешь сделать?

– Успею, если можно подождать до вечера с квартальным планом. Добро даете?

– Ок, жду отчет.

Во втором примере руководитель получает намного больше обратной связи о том, как будет выполняться задание. А значит, сэкономит некоторое количество нервов.

Кстати, этот способ постановки задач поможет вам понять, насколько качественно думает ваш сотрудник.

Если же вы исключительно «диктуете» задачи, то сотрудники к этому привыкают, а вы снабжаете себя стереотипом «Сотрудники ленивы и не хотят думать».

Если держать ребенка в пеленках до 18 лет, считая, что вы должны принимать за него все решения, то не будет удивительно, если ребенок станет вас недолюбливать, при этом продолжая лежать и писаться в подгузник. Если вы принимаете все решения за своего сотрудника, то почему вы ждете, что он будет думать сам?

А если вы окружили себя такими сотрудниками до такой степени, что не видите других людей, то вам и сравнить не с кем. Тогда легче всего свято уверовать в то, что в мире есть только один умный человек – вы. А все остальные – безынициативные, ленивые гады, которые без пинка ничего не делают.

Так что пользуйтесь вопросами для постановки задач и работайте с умными и инициативными людьми, которых обязательно притянет к вам такой способ управления.

Чтобы дополнить материал главы, я приведу несколько диалогов, происходивших на управленческих тренингах, в момент, когда мы обсуждали постановку целей по SMART.

Диалог 1

– Неужели каждый раз нужно ставить задачу полностью по SMARTy? У меня же люди почувствуют себя роботами.

– На самом деле полная форма SMART используется только тогда, когда это необходимо. В ряде случаев вообще достаточно только обозначить релевантность. Однако знать SMART должен каждый руководитель, чтобы не оказаться в сложной ситуации из-за неправильно поставленной задачи.

Диалог 2